略論事業(yè)單位辦公室檔案管理

韓秀英

（河北廣播電視臺器材購置服務(wù)中心）

摘 要：隨著國家對于事業(yè)單位的改革不斷深入，作為內(nèi)部管理的重要組成部分，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅與事業(yè)單位內(nèi)部高效運(yùn)行有著密切的關(guān)系，檔案管理水平的好壞還是決定事業(yè)單位自身發(fā)展的重要前提。而面對新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，要保持事業(yè)單位的積極性，就必須關(guān)注到事業(yè)單位的辦公室檔案管理。本文分析了事業(yè)單位辦公室檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位； 辦公室檔案；管理方法；

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，人員流動的速度越來越快，做好檔案管理工作就顯得越來越重要。但是就目前而言，事業(yè)單位檔案管理工作還存在許多不完善的地方，檔案科學(xué)化管理比較滯后、檔案材料整理不及時。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理問題

1.檔案管理工作的重要性未得到應(yīng)有的重視。受到計劃經(jīng)濟(jì)的管理模式影響，事業(yè)單位的檔案管理工作通常都是一些簡單的日常程序化工作，例如：檔案的保管等。很多現(xiàn)代化的管理理念并沒有應(yīng)用到檔案管理工作中。從而給人的印象就是“是個人就能干”，無非就是保證檔案不丟失，不泄露檔案信息。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)以及職工對檔案管理工作的重要性并沒有充分地認(rèn)識。以至于檔案管理工作模式陳舊，缺乏現(xiàn)代化的管理理念，缺乏創(chuàng)新，其真正的作用并沒有充分發(fā)揮出來。

2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是檔案管理工作質(zhì)量不高的重要原因之一。目前，在國內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作中，盡管已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但是，從執(zhí)行效果來看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事業(yè)單位中，檔案資源管理混亂，職工的檔案保存不完整，有些檔案沒有及時歸檔，很多內(nèi)容并沒有及時的補(bǔ)充進(jìn)去，目前棄檔和重新建檔的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性和完整性，還有一些應(yīng)該銷毀的檔案，仍然保留在檔案室中，致使檔案的查找工作量大幅度增加。不僅如此，有些職工的檔案很可能因?yàn)楣芾砣藛T的疏于管理而丟失。在外借檔案管理中，管理人員往往并沒有嚴(yán)格地遵循相關(guān)的外借管理制度進(jìn)行操作，繼而導(dǎo)致個別外借檔案有去無回。這些問題都是缺乏完善的檔案管理制度引起的。

3.檔案為得到有效利用。從本質(zhì)上講，檔案也是一類重要的社會財富，盡管，其具有一定的特殊性，不能在市場中隨意的進(jìn)行流通。但是，如果能夠在恰當(dāng)?shù)膱龊蠈n案信息進(jìn)行有效利用，一定會對我國社會的可持續(xù)發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。但是，在實(shí)際的工作中，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案的重要價值，沒有充分的運(yùn)用到管理工作中。這是一種極端浪費(fèi)的表現(xiàn)，其未能將檔案的真正價值體現(xiàn)出來。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理方法

1.充分認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。檔案管理改革的有效實(shí)施，首先就應(yīng)該幫助執(zhí)行者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。對事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的重要功能以及其能夠發(fā)揮出的實(shí)際功效。使其認(rèn)識到高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?qū)Ρ締挝坏目沙掷m(xù)發(fā)展起到重要的推動作用。進(jìn)入對檔案管理工作改革給予高度的重視，并真心的支持管理改革，對檔案管理工作給予激勵措施，為其提供更為順暢的改革之路。

2.加大信息資源的開發(fā)力度。工作人員要有現(xiàn)代的管理觀念，堅持科學(xué)的工作態(tài)度，創(chuàng)新工作方法，加大對信息資源的開發(fā)，使得信息資源的利用價值充分發(fā)揮出來。首先，事業(yè)單位的所有人員要提高工作的主觀能動性，針對本單位的實(shí)際情況，有效地展開各項工作；其次，抓住工作中心，把握核心內(nèi)容，正確定位工作方向，圍繞工作中心積極展開，并且在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；第三，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.完善檔案管理制度。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過程中，要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對單位領(lǐng)導(dǎo)有約束力又要對干部職工有強(qiáng)制性的條款。在制定規(guī)章制度過程中，要嚴(yán)格遵照國家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點(diǎn)的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。

4.及時更新檔案。事業(yè)單位每天都有新的變動， 所以檔案管理人員需要及時的跟上腳步， 及時的收集新的檔案來充實(shí)檔案庫， 檔案變得越來越完善， 那么對于事業(yè)單位的發(fā)展必將是有很大幫助的， 并且能體現(xiàn)該事業(yè)單位對于信息的收集能力之強(qiáng)， 速度之快。對于數(shù)據(jù)信息要做好備份處理，并且要有專門的人員來管理，同時，操作系統(tǒng)要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，采用現(xiàn)代化的信息安全技術(shù)，切實(shí)提高保證信息的準(zhǔn)確性和安全性。

隨著信息時代的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2015，34：125，127.

[2]關(guān)亮，陳玲玲.事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，23：160.

[3]李海珠，都蕾.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].今日中國論壇，2015，10：185-186.