孫英新

（佳木斯技師學(xué)院）

摘 要：檔案是歷史發(fā)展的重要記載，其中涵蓋的信息是國家發(fā)展的重要資源，對國家的建設(shè)具有十分重要的意義。檔案資源中蘊含著許多機密信息，在管理過程中需要進行保密處理，因此檔案的安全十分重要，加強檔案保密工作更是檔案工作的重中之重。本文將對檔案管理中的保密工作內(nèi)容進行敘述，根據(jù)我國目前檔案保密管理工作中存在的問題提出相應(yīng)的應(yīng)對對策，為提高我國檔案管理工作的保密水平提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：保密問題；檔案保管程序；意義；對策

保密工作是檔案管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，是檔案管理工作的主要構(gòu)成要素。保密原則是檔案管理人員工作的一項重要原則，因為檔案中往往會包含很多關(guān)乎國家和個人利益的重要信息，所以要求檔案工作嚴格遵守這一原則。做好保密工作是保護檔案安全、確保國家信息安全的基礎(chǔ)，對實現(xiàn)國家進一步發(fā)展具有重要意義，但是目前我國的檔案保密工作中還存在一些不完善的地方，如果這些問題不能妥善解決將會對我國的檔案安全造成一定的影響，阻礙我國檔案管理水平提高。

1 檔案保密工作的內(nèi)容

1.1 檔案庫房管理中的保密工作

檔案庫房是進行檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案存放的主要場所，因此檔案庫房安全性是影響檔案安全性的主要因素之一，做好檔案庫房的保密及管理工作是實現(xiàn)落實檔案保密工作的首要前提。為了增強檔案庫房管理的保密性，應(yīng)該將檔案庫房設(shè)立在一個單獨的位置上，不能與辦公室或圖書室等共用一個空間，要確保檔案存放空間的絕對獨立和封閉性。在檔案庫房中也不能放置與檔案沒有關(guān)系的文件或物品，對于進入檔案庫房的人員要進行嚴格的審查，如不符合檔案庫房保密管理的相關(guān)規(guī)定者不能私自進入庫房。根據(jù)我國檔案管理保密工作的相關(guān)規(guī)定對檔案庫房進行嚴格的保密管理，加強相關(guān)管理人員對檔案庫房保密管理的重視程度，重視檔案庫房管理中容易出現(xiàn)問題的重點環(huán)節(jié)的處理，做好充足的預(yù)防措施，避免緊急情況發(fā)生時對檔案安全及保密效果造成的不良影響。采用科學(xué)合理的方法，增強檔案庫房的保密管理力度，提升檔案保密工作的質(zhì)量。

1.2 檔案的管理和保密

作為檔案保密工作的主體環(huán)節(jié)，檔案自身的管理和保密工作對檔案保管保密質(zhì)量影響最大，是檔案保管程序中保密原則應(yīng)用最為重要的一個步驟。在對檔案進行保管時要注意按期對檔案管理情況進行檢查，這樣做能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案保密工作中的不安全因素，做好保密工作中存在的安全隱患進行清理和排除工作。對需要保密的檔案要做好標記，對于這類檔案的管理和查詢使用都應(yīng)該嚴格遵照檔案保密管理規(guī)定進行，防止檔案泄密的問題出現(xiàn)。

1.3 計算機系統(tǒng)的管理和保密

涉密機與普通計算機應(yīng)當明確被分開，涉密機一定要始終處于脫機工作狀態(tài)，不能連接因特網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和終端對于計算機系統(tǒng)應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，例如采用身份認證，加設(shè)防泄密干擾器、傳輸存儲加密等措施在做好保密工作的基礎(chǔ)上，嚴格培訓(xùn)確保工作人員切實遵守保密紀律和制度，將保密的責(zé)任細分開，落實到個人通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞，一定明件明傳，明問明答；密件密傳，密問密答，嚴禁明密混用凡秘密數(shù)據(jù)的傳輸和存貯均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施；錄有文件的軟盤信息要妥善保管，嚴防丟失。

1.4 檔案日常管理工作要加強

對檔案的日常管理工作要重視、在借閱檔案管理工作中、要做到不私自拍照、復(fù)印，不得在檔案中做標記，更不能破壞或丟失檔案，保證檔案的完整無損，對檔案內(nèi)容需保密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)檔案泄密丟失，必須依法立即向安全保衛(wèi)部門或保密機構(gòu)報告，并采取相應(yīng)防范措施個人不得保存秘密文件，閱辦完畢后應(yīng)及時清退定期進行庫存檔案的清理核對工作，做到賬、檔、卡相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案要進行修補和復(fù)制，保證檔案的完整對秘密檔案資料應(yīng)嚴加管理，嚴格傳遞、借閱手續(xù)如果有需要外借的書籍，在借書之前，應(yīng)當上報領(lǐng)導(dǎo)，帶領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行閱覽檔案室里的文檔不應(yīng)拿出另作他用，不得被摘抄，這樣才能保證檔案被安全保存如果檔案遭到損毀，應(yīng)及時上報，并采取相應(yīng)的措施，進行補救做到檔案的安全保管還應(yīng)該注意檔案不丟失、遺失或者被竊取，檔案的安全性應(yīng)當加強防范。最后，保存時要整整齊齊的排列，做到調(diào)理、不亂，查看方便、搜索便捷。

2 在檔案保管過程中解決保密問題的措施

做好檔案保密保管工作就要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)嚴格執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)范，同時還要完善檔案管理保密體系，找到科學(xué)的管理方法，加強保密效果，減少檔案丟失和損壞的情況發(fā)生，特別是對科技類檔案的管理，要做好保護工作，對其實行統(tǒng)一保存，確?？萍夹畔⒑蛯＠Y料的安全。

2.1 加強對檔案庫房的管理

想要加強檔案庫房的管理和保密工作首先要做好檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)創(chuàng)造獨立的檔案放置空間，規(guī)范嚴格對檔案庫房的管理制度，對檔案庫房內(nèi)的各項基礎(chǔ)設(shè)施，如門窗、檔案架等設(shè)施進行加固，還要保證防火、防水、防盜措施的質(zhì)量，引進先進的檔案管理設(shè)備，提高檔案人才的專業(yè)素質(zhì)，對檔案庫房的出入制度進行規(guī)范。這樣才能保證檔案安全，對其實行有效管理。

2.2 做好檔案管理的監(jiān)督工作

檔案管理的監(jiān)督工作能否做好，是保密工作是優(yōu)劣的一項重要指標檔案的管理監(jiān)督工作就是指在檔案的使用過程，如果危害到檔案安全性及保密性，要及時發(fā)現(xiàn)、糾正、制止的一種工作通過監(jiān)督渠道，既可以充分發(fā)揮檔案的作用，還可以保證檔案的安全與完整詳盡的來講，隊伍建設(shè)以及監(jiān)督措施這幾個方面實施：檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案業(yè)務(wù)熟練，謹記檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有良好的文化基礎(chǔ)，對于工作中出現(xiàn)的問題，能善于及時總結(jié)形成規(guī)律。

結(jié)束語

加強對檔案管理保密工作的重視能夠提高檔案保管保密水平，為我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展提供必要前提。要增強檔案管理人員的責(zé)任意識，轉(zhuǎn)變其工作理念，嚴謹工作態(tài)度，改進工作方法，才能夠增強保密效果。只有在檔案保管的各個環(huán)節(jié)都落實好保密原則才能確保檔案保密工作的質(zhì)量，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理和安全保障，為檔案資源的利用打下良好的基礎(chǔ)，為我國進一步發(fā)展提供動力。

參考文獻

[1]潘莉.淺談產(chǎn)品設(shè)計圖紙管理中存在的保密問題及其解決途徑[J].檔案，2013（03）.

[2]葛成霞.芻議檔案管理中的保密問題與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）.