王建英 威海市乳山公路管理局

探析公路工程檔案信息化管理存在的問題及其策略

王建英 威海市乳山公路管理局

公路檔案信息化管理是新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化管理是指檔案形成、收集、整理以及應(yīng)用等方面，通過以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)，利用信息技術(shù)傳播速度快、信息資源共享的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的智能化。基于此，本文簡述了公路工程檔案信息化管理的必要性，對公路工程檔案信息化管理存在的問題及其策略進行了探討分析，旨在促進公路工程建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

公路工程 檔案 信息化管理 必要性 問題 策略

一、公路工程檔案信息化管理的必要性

公路工程檔案信息化管理的必要性體現(xiàn)在：

1.避免檔案的損壞和丟失。公路工程檔案收集、閱讀等，單純依靠手工方式，不可避免的會出現(xiàn)重要信息的丟失，或者是損壞。而通過信息化檔案管理，能有效避免這一現(xiàn)象。

2.提高工作效率。將檔案管理信息化之后，最大的改變就是工作變得實時化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，檔案的查閱、瀏覽和搜集，能夠在網(wǎng)絡(luò)上完成，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率。效率提高進而帶動了檔案的利用效率，檔案在內(nèi)部網(wǎng)的共享，有效解決了檔案同時利用方面的難題。

3.將部門的職能從保管變成服務(wù)。公路工程檔案管理信息化后，公路工程的檔案可方便網(wǎng)絡(luò)上的瀏覽，提供給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。由此，檔案管理智能化，從保管拓展到了服務(wù)，成了內(nèi)部信息中心。

二、公路工程檔案信息化管理存在的主要問題

結(jié)合筆者實踐工作經(jīng)驗，認(rèn)為公路工程檔案信息化管理存在的問題主要表現(xiàn)為：

1.硬件設(shè)施配置問題。檔案信息化建設(shè)，需要相關(guān)的硬件與軟件設(shè)施較多，加之電子產(chǎn)品更新速度非?？?，同時系統(tǒng)還要定期進行升級維護等，這些都需要大量資金，而一些單位為了節(jié)省資金，計算機使用的只是簡單檢索，與檔案管理系統(tǒng)所需要的服務(wù)器不能匹配等情況，從而導(dǎo)致信息化管理無法真正的實施。

2.檔案管理系統(tǒng)軟件發(fā)揮的作用過于單一。公路工程檔案信息化管理中使用何種軟件非常重要，因此軟件的選擇是一個重要的過程。目前市場上銷售的軟件，由于沒有針對性，加上購買者沒有要求進一步的改進，因此大多的軟件都存在系統(tǒng)內(nèi)容很豐富，但針對本單位所能真正發(fā)揮作用的比較單一。也就是說，選擇軟件的時候沒有將針對性和實用性因素考慮你進去。

3.檔案管理不規(guī)范的問題。目前公路工程檔案信息化管理已經(jīng)成為一種趨勢，然而傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能滿足其需要，因此各個系統(tǒng)要結(jié)合自身的具體情況制定與己相匹配的公路檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案信息化管理人才問題。公路工程檔案信息化管理需要具備專業(yè)知識及綜合素質(zhì)的綜合性人才，對計算機操作技能、檔案業(yè)務(wù)知識以及獲取判斷運用信息的能力都有相應(yīng)的要求?？梢哉f人才是確保其實施的關(guān)鍵因素。然而實際調(diào)查中我們不難發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)的檔案信息化管理人員對現(xiàn)代的信息化管理的理念以及方法都只是蜻蜓點水。

5.安全防護問題。公路工程檔案信息化管理過程中，主要存在兩方面的風(fēng)險問題：一個是網(wǎng)絡(luò)安全問題，另一個就是檔案管理系統(tǒng)的安全問題。檔案信息的數(shù)據(jù)若想在安全得到充分的保障，只是依靠不斷更改和設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，是不長久的，有效的途徑就是不斷升級系統(tǒng)，使技術(shù)更加成熟，安全設(shè)施更加周密這樣才能全面地保障數(shù)據(jù)安全?？梢赃@樣說，網(wǎng)絡(luò)的任何節(jié)點和站點，都有遭受攻擊的可能性，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為制約信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

三、加強公路工程檔案信息化管理的策略

1.合理構(gòu)建公路工程檔案信息化管理平臺。公路工程檔案信息化管理要求將不同信息按照不同的編碼和格式傳輸?shù)綌?shù)據(jù)中心，各系統(tǒng)再從數(shù)據(jù)中心獲取資料，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)統(tǒng)一登錄，針對每個崗位的授權(quán)不同，可操作的界面也不盡相同，這種方式使檔案管理更加趨于信息化。

2.規(guī)范檔案信息化建設(shè)。公路工程檔案信息化建設(shè)必須根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，再結(jié)合公路工程的實際情況，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案信息化建設(shè)體系。一是公路電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法。二是加強公路檔案信息開發(fā)制度建設(shè)，健全電子檔案信息管理體制，保障檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步實施。三是要加強電子檔案的科學(xué)管理，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實，促進電子檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、程序化。

3.不斷提升公路工程檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)。為了提高公路工程檔案信息化管理水平，就需要檔案管理人員具有高素質(zhì)，因此要求培養(yǎng)一支掌握豐富檔案管理知識、具有較高政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)隊伍。目前檔案工作的重點已經(jīng)轉(zhuǎn)向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發(fā)和研究。公路檔案管理人員應(yīng)該掌握計算機技術(shù)、能夠承擔(dān)多項專業(yè)工作任務(wù)的復(fù)合型人才，當(dāng)務(wù)之急就是要對公路方案管理人員的培訓(xùn)，使之能夠適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

4.保障公路工程檔案信息化系統(tǒng)的安全性?；诠饭こ趟馁M的時間很長，而且空間很廣，所以公路工程信息管理所需要的人員就很多，保障公路工程中的檔案的真實性和安全性是其關(guān)鍵所在。在公路工程檔案的信息化管理有利于增強工程的透明度，對施工人員或企業(yè)起到重要的監(jiān)督作用，這就對系統(tǒng)的安全性提出了更高要求。必須采用高新科技設(shè)施以及信息化的管理軟件，并對操作權(quán)限嚴(yán)格要求，建立健全公路工程檔案信息化管理制度。

四、結(jié)語

綜上所述，公路工程建設(shè)的順利實施,除了施工等要素的影響,其中的公路工程檔案資料管理也非常關(guān)鍵。隨著科技的進步發(fā)展，公路工程檔案管理為了適應(yīng)新形勢的需要，必須加強信息化管理，從而使公路工程檔案能夠更好的為公路工程建設(shè)維護等方面進行服務(wù)。

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