事業(yè)單位檔案管理問題及對策

楊燕紅

摘 要：檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展存在著必不可少的聯(lián)系。由于檔案管理工作不能對事業(yè)單位產(chǎn)生直接的收益，因此大多數(shù)事業(yè)單位都忽略了檔案管理工作的重要性，單位對檔案管理工作的落實力度極低，使檔案信息出現(xiàn)很多漏洞，從而使事業(yè)單位的發(fā)展受到了很大的影響。本文就事業(yè)單位檔案管理工作目前出現(xiàn)的問題進行分析，探討如何有效的改善檔案管理工作，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作的完善提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題及對策

檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展、運行和服務(wù)大眾都有一定的聯(lián)系，是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)管理不適當、方式落后以及管理人員素質(zhì)不合格等情況，會使檔案管理工作出現(xiàn)各種問題，從而使事業(yè)單位的進步發(fā)展受到影響，也會使事業(yè)單位的職責和功能受到制約。因此，事業(yè)單位應(yīng)就目前檔案管理制度、方式、人員素質(zhì)等問題進行分析，通過提高對檔案管理的重視程度、加強對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、完善檔案管理模式等方式，使檔案管理工作得到進一步完善，為事業(yè)單位的發(fā)展提供一個基礎(chǔ)高效的平臺。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視

目前大多數(shù)事業(yè)單位在學習和落實我國現(xiàn)行法律法規(guī)及標準方面仍有一定不足，由于檔案管理工作不能對事業(yè)單位產(chǎn)生直接的收益，大多數(shù)事業(yè)單位都缺乏對檔案管理工作的重視，導致檔案管理工作長期處于荒廢狀態(tài)。部分事業(yè)單位領(lǐng)導管理層對檔案管理工作的認知不全面，僅僅把檔案管理當作簡單的整理資料、信息，從而缺少對檔案管理工作的資金投入和重視程度，導致檔案管理工作的落后，進而對事業(yè)單位的發(fā)展造成影響。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理的工作內(nèi)容并不是很簡單，要求相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)較高，例如專業(yè)技術(shù)水平較高、職業(yè)道德良好、責任感強等，然而目前在事業(yè)單位中任職檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)通常都處于較低的水平，主要體現(xiàn)在以下幾方面：檔案管理工作人員缺乏對新時代管理技術(shù)的學習，無法達到新時代檔案管理工作的要求，缺乏專業(yè)的檔案管理工作技術(shù)、知識，甚至在進行檔案資料收集、歸納、裝訂等基礎(chǔ)工作時也不夠熟練[1]，對檔案管理工作的成效造成很大影響；部分檔案管理工作人員職業(yè)道德不過關(guān)，缺乏責任感，以應(yīng)付了事的態(tài)度進行檔案管理的工作，不夠仔細、認真，對自己的要求不嚴格，通常都覺得做好工作制藥自己不出錯就可以，這種想法使檔案管理工作的質(zhì)量受到很大影響。

1.3 事業(yè)單位檔案管理方式落后

隨著現(xiàn)代化社會信息技術(shù)的快速發(fā)展以及計算機應(yīng)用范圍的不斷普及，檔案管理工作的方式也在不斷改善，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理方式逐漸發(fā)展為電子版存檔形式。用電子版存檔進行檔案管理的工作不僅將檔案存放的空間大大縮小，同時對檔案查閱的速度也有很大的提升，使檔案管理的便捷性得到增強。但是因事業(yè)單位領(lǐng)導管理人員對檔案管理工作的忽視，對檔案管理需求的先進設(shè)施沒有及時引進，檔案管理工作人員依舊通過賬目記錄和書本記載的方式進行檔案管理，對檔案數(shù)據(jù)的儲存速度和檔案信息的全面化造成很大影響，使檔案查閱的效率與單位工作進程受到很大的限制。

2 事業(yè)單位檔案管理對策分析

2.1 提高對檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位領(lǐng)導管理人員必須將傳統(tǒng)的觀念轉(zhuǎn)變，提高對檔案管理工作的重視程度，這是將檔案管理工作做好的基礎(chǔ)前提，建議從以下幾方面進行：首先將檔案管理放入日程中當作重點工作內(nèi)容，將檔案管理工作人員的積極、主動性充分調(diào)動；其次是事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理人員制定完善的考核制度，不但能挖掘工作人員的潛力、激發(fā)工作人員的熱情，還可以使檔案管理工作科學化、規(guī)范化；單位領(lǐng)導管理人員應(yīng)以身作則，提高對管理工作的重視，給予檔案管理工作人員關(guān)心，促進工作人員正確認識從事工作的重要性，積極認證的完成工作；事業(yè)單位必須根據(jù)《檔案法》和《檔案館立法》制定出合理完善的檔案管理制度[2]，將以往制度存在的漏洞彌補，使工作人員對自己的責任和義務(wù)明確，避免出現(xiàn)丟失檔案、泄漏數(shù)據(jù)的情況發(fā)生，對檔案管理內(nèi)容審查的標準和次數(shù)進行規(guī)定。實施獎勵懲罰制度，對工作完成優(yōu)秀的人員給予一定的獎勵和表揚，對于工作完成不當?shù)娜藛T以公正、公開、公平的原則給予批評和出發(fā)，嚴重者予以開除。

2.2 加強對檔案管理工作人員的培訓

事業(yè)單位必須建立檔案管理人員專業(yè)培訓機制，加強對檔案管理工作人員業(yè)務(wù)的學習培訓，或者是聘請檔案管理專家、學者進行理論講述、實際指導和經(jīng)驗傳授，切實有效的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識技能水平。同時還可以將有科研和發(fā)展?jié)摿氖聶n案管理的人員派送出去接受先進思想、理念的學習，接受檔案管理工作的新方法。具體內(nèi)容可以通過以下幾點進行：促進檔案管理人員明確任職工作的重要程度，了解工作內(nèi)容；加強宣傳檔案管理工作的力度，提高對檔案管理人員的招聘條件，吸收更多知識技能水平更高的人員；完善檔案管理制度，使檔案管理工作更系統(tǒng)、更全面、更科學；加強檔案管理人員專業(yè)技能的培訓，使工作人員業(yè)務(wù)水平得到提升；提高工作人員對任職工作的認同程度，在工作時能夠更加積極努力。

2.3 完善檔案管理模式，加大資金投入

隨著現(xiàn)代化社會信息技術(shù)的快速發(fā)展以及計算機應(yīng)用范圍的不斷普及，檔案管理工作的方式也在不斷改善，過于落后的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不再適用，事業(yè)單位必須引入先進的設(shè)備進行檔案管理。計算機是提高信息化管理的重要設(shè)備，在檔案管理工作中采用計算機能夠有效縮小檔案存放占據(jù)的空間，提高檔案管理工作效率，同時對檔案查閱的速度也有很大的提升，使檔案管理的便捷性得到增強。工作人員可以通過相關(guān)軟件快速、完整、有序的將檔案數(shù)據(jù)錄入電腦檔案庫，還能利用數(shù)據(jù)圖標軟件系統(tǒng)性分析檔案數(shù)據(jù)。通過建立檔案查閱平臺，將檔案資料與事業(yè)單位核心人員共享，便于領(lǐng)導管理人員查閱與提出意見。檔案管理工作人員要加強對管理、查閱平臺的安全措施[3]，落實木馬防范、計算機病毒查殺的工作，對系統(tǒng)漏洞及時修補，避免數(shù)據(jù)泄漏、不法之徒乘機而為的情況發(fā)生。完善檔案管理模式必須引進先進的設(shè)備，要求事業(yè)單位提供大量的資金。部分事業(yè)單位會有資金不足的情況，可以向當?shù)卣暾堁a助資金購買先進設(shè)備，完善檔案管理模式。

2.4 努力提高檔案管理保密措施

檔案管理的保密措施十分重要，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的正常、高效運轉(zhuǎn)以及事業(yè)單位的聲譽造成直接影響，所以必須完善檔案管理的保密措施。具體內(nèi)容可以通過以下幾點進行：對庫房嚴格管理，安排人員進行看管，嚴禁無關(guān)人員入內(nèi)；對檔案庫房的位置進行合理規(guī)劃，不能靠近辦公室、閱覽室，要獨立存在，同時還應(yīng)對門窗加固避免出現(xiàn)盜竊。事業(yè)單位必須積極使用各種措施，將檔案管理的安全工作完善，加強保密措施，將安全隱患扼殺在萌芽狀態(tài)。

3 結(jié)語

檔案管理對于事業(yè)單位而言不僅是一個重要的工作，同時還與其發(fā)展存在著重大意義。當前，大多數(shù)事業(yè)單位在進行檔案管理工作時依然有系列問題存在，單位領(lǐng)導管理層必須加強重視檔案管理工作，投入大量必須資金引進先進設(shè)備，加大對檔案管理工作人員的培訓力度，引入具有專業(yè)管理技術(shù)的人才，確保檔案管理工作的正常運行與安全。完善檔案管理制度，鼓勵工作人員積極創(chuàng)新管理方法，推動檔案管理工作的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展提供幫助。

參考文獻

[1]王協(xié)舟，張玉香.圖書情報與檔案管理研究生人才需求與創(chuàng)新能力培養(yǎng)研究綜述[J].檔案學研究，2012，（02）：83-88

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導報，2011，（20）：198

[3]尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014，（06）：63-65