摘 要：科技的發(fā)展日新月異，隨著國家的進步，人們的生活水平顯著提高，計算機技術(shù)也被熟練地應(yīng)用在社會的各行各業(yè)，不斷提高人們的工作效率。文書檔案管理作為人類社會必不可少的傳統(tǒng)行業(yè)，必須緊跟時代的步伐不斷更新完善，才會滿足日益增長的社會需求，被社會淘汰。過去的文書檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)了很多問題，只有找出這些問題，分析這些問題產(chǎn)生的原因，從而制定解決措施，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)解決這些問題是很多企業(yè)面臨的難題和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；信息技術(shù)；解決方案

文書檔案管理在人類社會的發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位，人類文明的進步與科技的創(chuàng)新都離不開文書檔案管理。隨著信息技術(shù)的日益成熟，人類的進步已經(jīng)成功的從工業(yè)化時代過渡到信息化時代，為了讓文書檔案管理能夠在人們生活和工作的領(lǐng)域發(fā)揮更重要的作用，當今企業(yè)必須正視文書檔案管理的發(fā)展，分析文書檔案管理的現(xiàn)實狀況，找到其中存在的問題，將現(xiàn)代化技術(shù)充分的應(yīng)用在文書檔案管理中，尋求解決這些問題的方法，使得文書檔案管理能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，迅速的重新融入人類的社會生活中。

1 文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 信息系統(tǒng)的運用

發(fā)展至今，我國文書檔案管理已經(jīng)學(xué)會利用計算機技術(shù)和信息技術(shù)，實現(xiàn)飛速的發(fā)展，大多數(shù)文書檔案管理機構(gòu)采用文書檔案管理系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫的建立以及信息系統(tǒng)的完善，將文書檔案信息進行排序，并將對應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化，方便用戶對文書檔案的管理，可以快速的完成對于文書檔案數(shù)據(jù)的自動存取，大大縮短傳遞周期，儲存時間也更長，受到了越來越多用戶的喜愛。

1.2 文書檔案信息數(shù)量多

數(shù)字化的文書檔案信息使得用戶更方便的實現(xiàn)管理，但是隨著時間的推移和人類社會的飛快進步，文書檔案的數(shù)量在呈現(xiàn)指數(shù)增長，這種激增的速度給文書檔案管理者帶來了不小的壓力，過去的人工管理制度已經(jīng)被信息化的文書檔案管理所取代，新興的數(shù)字文書檔案管理模式可以幫助部分企業(yè)減輕這方面的壓力，實現(xiàn)高效的傳輸、索引與存儲。

1.3 使用人數(shù)上升

信息技術(shù)的合理應(yīng)用，滿足了越來越多用戶的需求，超高的服務(wù)也吸引了更多的用戶，但是這給文書檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器帶來了了很大的問題。由于信息化文書檔案管理系統(tǒng)的同時在線人數(shù)太多，容易導(dǎo)致服務(wù)器的供應(yīng)量嚴重不足，產(chǎn)生中停的狀況。如果用戶在接受服務(wù)時發(fā)生了這種情況，會大幅度降低用戶的體驗，更甚者會喪失用戶，損壞企業(yè)的名益，降低企業(yè)的收益，帶來嚴重的后果。

1.4 硬件設(shè)施設(shè)備的建設(shè)提高

目前大多數(shù)文書檔案管理機構(gòu)已經(jīng)充分認識到信息化建設(shè)中硬件設(shè)施設(shè)備的重要性，已經(jīng)開始增加硬件設(shè)施設(shè)備的錢財投入，構(gòu)建一個快速的、完備的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)體系、功能和承受力強大的服務(wù)器、海量的存儲系統(tǒng)和信息共享平臺，不斷開闊設(shè)施設(shè)備的范圍，穩(wěn)固硬件設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)配置，也有部分企業(yè)購買了質(zhì)量較好的資源數(shù)據(jù)庫，利用信息共享平臺，實現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新，方便用戶的使用。

2 文書檔案管理的存在的問題和解決措施

2.1 管理意識的改變

文書檔案管理的最終目標畢竟是為了給用戶提供優(yōu)良的服務(wù)，輔助經(jīng)濟的運轉(zhuǎn)，促進社會的進步，它的本質(zhì)還是服務(wù)，可是文書檔案管理并沒有意識到服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變已經(jīng)滲透到文書檔案管理中，仍然采用原來的管理模式，再加上有些文書檔案機構(gòu)的工作人員整體素質(zhì)較低，機構(gòu)內(nèi)部缺乏競爭激勵模式，尚未建立完善的獎懲機制，使得文書檔案管理員對于文書檔案的管理更加不盡人意。因此對于重要崗位的文書檔案管理員要進行入職培訓(xùn)，所有的工作人員都要熟練掌握文書檔案信息和硬件設(shè)施的使用，方便用戶檢索，能夠快速獲取自己需要的信息，為廣大的師生提供更加可靠的服務(wù)，從根本上轉(zhuǎn)變他們的文書檔案管理觀念，鼓勵他們在空閑時間多讀書，幫助他們構(gòu)建合理的知識框架，鼓勵他們參加文書檔案機構(gòu)內(nèi)部舉辦的宣講會或者講座，開闊他們的眼界，為提供優(yōu)質(zhì)的文書檔案服務(wù)打下基礎(chǔ)。

2.2 不斷擴展數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫在現(xiàn)在信息技術(shù)快速發(fā)展的年代非常重要，它起到了大量儲存信息資源的作用，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)學(xué)會運用數(shù)據(jù)庫完成文書檔案信息的快速存儲、讀取與收集，并且實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享、傳遞與安全性，但是大多數(shù)企業(yè)沒有意識到服務(wù)的難點在于用戶的需求時刻變化，很多用戶對自己的真正需求甚至不了解，他們對于數(shù)據(jù)庫的功能要求也越來越高，這時文書檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)人員只有不斷開發(fā)文書檔案管理系統(tǒng)，擴展數(shù)據(jù)庫容量和兼容性，提高文書檔案資源的利用率，提高資源的讀取速度，減少資源的浪費，更加注重數(shù)據(jù)資源的分類與整理，增加數(shù)據(jù)庫的功能，同時提高數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員的專業(yè)素質(zhì)，引進更多的專業(yè)人才，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫，才能更好的實現(xiàn)文書檔案管理。

2.3 提高文書檔案信息系統(tǒng)的資源更新速度

隨著信息技術(shù)的快速進步，原本的紙質(zhì)文書檔案的作用已經(jīng)不再那么明顯，取而代之的是電子信息的運用，很多用戶都滿足于電子信息不隨時間地點就可以任意獲取的隨意感。從這一方面可以看出紙質(zhì)文書檔案不再受到用戶的追捧，利用率隨之降低，用戶獲取信息的渠道變得多樣化，為了順應(yīng)時代的進步，和用戶的偏愛，這就迫使許多文書檔案管理機構(gòu)在原有的管理制度的基礎(chǔ)上進行改革，建立文書檔案的信息共享平臺，實現(xiàn)文書檔案資源數(shù)字化的同時即使更新這些電子信息。因為如果更新速度跟不上用戶的要求，就算購買了一些數(shù)據(jù)庫，如果這些數(shù)據(jù)庫不能及時更新，導(dǎo)致用戶在使用的過程中難以體驗一個有內(nèi)涵、有框架、有邏輯、突出個性化的服務(wù)環(huán)境，大大降低了用戶的體驗度，耽誤了用戶的時間，進一步導(dǎo)致資源浪費。

2.4 提高文書檔案信息的保密性

文書檔案管理的數(shù)字化使得人們很多重要的信息轉(zhuǎn)變成易于傳輸?shù)碾娮訑?shù)據(jù)，相比較原來的信息傳輸方式，電子數(shù)據(jù)很容易被破解與泄露，這就給文書檔案管理的安全造成了嚴重的挑戰(zhàn)，為解決文書檔案的安全問題，首先要從系統(tǒng)的安全協(xié)議做起，開發(fā)者可以給文書檔案管理系統(tǒng)制定一系列安全協(xié)議，安裝一些安全檢測裝置，阻止其他一些非法黑客的侵入，并對于系統(tǒng)信息的下載平臺進行監(jiān)督檢測，從根本上制止安全侵入，排除一切有可能的危機。

3 結(jié)語

文書檔案管理在人類的進步中扮演著重要角色，必須不斷面對社會給予的壓力，跟上時代的腳步實現(xiàn)質(zhì)的突破，才能在日益進步的社會中滿足人們的多樣化需求，為人類的進步做出最大的貢獻。在信息化時代下，國家政府機構(gòu)以及其他單位應(yīng)該重視文書檔案管理的變革，充分利用電子信息技術(shù)，加大投資力度，建立完善的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能，從而發(fā)揮最大的價值。

參考文獻

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作者簡介

唐建南（1968-），廣東，東莞市婦幼保健院。