民政專(zhuān)業(yè)檔案的管理應(yīng)對(duì)策略研究

肖秀梅

目前，民政檔案管理存在一些問(wèn)題，民政檔案管理需要遵循哪些原則，如何提高民政檔案管理效率，是民政檔案管理亟待解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前民政檔案管理存在的問(wèn)題

（一）民政檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

（二）民政檔案管理不夠規(guī)范，管理制度不健全。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來(lái)作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了民政檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

（三）民政檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（四）檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的民政單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。與此同時(shí)，在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)人來(lái)編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實(shí)用性不大，利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

二、民政專(zhuān)業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”是我國(guó)檔案工作基本原則。民政專(zhuān)業(yè)檔案管理原則與方法的設(shè)定應(yīng)具體體現(xiàn)出以下幾點(diǎn)：

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在國(guó)家檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全國(guó)民政專(zhuān)業(yè)檔案工作，民政部檔案館負(fù)責(zé)制定各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的管理規(guī)定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，并對(duì)全國(guó)民政專(zhuān)業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

2、分級(jí)分專(zhuān)業(yè)管理?？h級(jí)以上各級(jí)地方人民政府民政部門(mén)負(fù)責(zé)制定本級(jí)各種民政專(zhuān)業(yè)檔案管理的規(guī)章制度，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查轄區(qū)內(nèi)的民政專(zhuān)業(yè)檔案工作?？h級(jí)以上各級(jí)人民政府民政部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）以及有關(guān)事業(yè)單位設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或設(shè)專(zhuān)兼職檔案工作崗位，統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的各種專(zhuān)業(yè)檔案，指導(dǎo)本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案的形成、積累和歸檔工作。

3、檔案資源完整與安全。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的最基本要求，民政專(zhuān)業(yè)檔案文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求以及檔案保管條件的設(shè)計(jì)、檔案保管期限的確定都應(yīng)以是否有利于專(zhuān)業(yè)檔案資源完整與安全為出發(fā)點(diǎn)，以便為專(zhuān)業(yè)檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

4、檔案整理要便于保管和利用。整理是專(zhuān)業(yè)檔案區(qū)別于文書(shū)檔案的核心內(nèi)容，各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案材料的形成有不同的特點(diǎn)，其利用需求也不同，因此，整理方法的設(shè)計(jì)要以便于檔案的保管和利用為標(biāo)準(zhǔn)，特別是城鄉(xiāng)低保、傷殘撫恤人員、社會(huì)組織登記檔案等動(dòng)態(tài)管理的檔案，其整理原則與方法的設(shè)計(jì)更要體現(xiàn)出這一目的。

三、提高民政檔案管理效率的對(duì)策

改觀目前民政檔案管理工作狀況，提高民政檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有：

（一）提高民政檔案管理的認(rèn)識(shí)。

要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)民政事業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好民政檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證，更是做好民政檔案工作的基礎(chǔ)。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

（二）提高民政檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)。

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。

（三）調(diào)動(dòng)民政檔案管理人員工作積極性。

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于社會(huì)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使民政檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1、增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使民政檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使民政檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

2、更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。