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      檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考

      2017-08-23 22:32:02繆建萍
      魅力中國 2017年20期
      關(guān)鍵詞:管理制度管理系統(tǒng)事業(yè)單位

      繆建萍

      摘要:檔案信息管理是現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺的一部分,為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求,電子信息在檔案管理工作中的開發(fā)與利用,是檔案管理工作走向規(guī)范化與科學(xué)化的客觀需要。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn),主要針對檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問題進(jìn)行分析,并提出相關(guān)的管理對策。

      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;管理系統(tǒng);管理制度;

      檔案管理工作是相對而言比較輕松的工作,可是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新,科技給檔案管理的工作帶來了極大挑戰(zhàn)。檔案管理要求的是專業(yè)性,機(jī)密性,政策性為一體的工作。隨著信息技術(shù)的飛躍發(fā)展,檔案管理工作必須與時俱進(jìn),創(chuàng)新求變。新形勢下的檔案管理必須豐富檔案信息資源建設(shè),提高檔案管理人員素質(zhì),創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。

      一、檔案管理工作中的幾點(diǎn)問題

      檔案管理憑借其紛繁復(fù)雜的工作特點(diǎn),一直以來受到人們的廣泛關(guān)注。檔案資源作為具有巨大價值的信息資源也被越來越多的人所重視,對檔案資源利用的同時,檔案的保密工作也更加受到重視。

      (一)檔案管理工作意識淡薄

      事業(yè)檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展合理的重要保證,為單位人員調(diào)配提供理論依據(jù),間接的提高了事業(yè)單位員工的工作效率,也是事業(yè)單位真實(shí)性的根源所在。但是,當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視,認(rèn)為檔案管理工作可有可無,所以缺少認(rèn)真管理的態(tài)度和工作程序,還存在秩序混亂的現(xiàn)象。而且,檔案管理容易存在漏洞和缺陷,導(dǎo)致檔案內(nèi)容真實(shí)性難以保證,不能從根本上實(shí)現(xiàn)人員的科學(xué)調(diào)動與調(diào)配,導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源調(diào)整存在問題,影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。此外,由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及個人沒有對檔案管理工作起到應(yīng)有的重視,導(dǎo)致檔案管理工作流于形式,進(jìn)而致使檔案管理工作無計(jì)劃性、無目的性,嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展[3]。

      (二)檔案資料收集不齊全

      檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化創(chuàng)新、科技進(jìn)步等方面具有積極的影響作用。在日常生活中,很少人會去檢索檔案,也就不會發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。其實(shí),也就是因?yàn)闄n案收集的不夠齊全,資料不齊全就不會有人去查詢。這是對檔案管理工作一個極大的挑戰(zhàn)。一些必要的信息沒有及時的收集到,這就會造成檔案中一部分信息的缺失,容易導(dǎo)致信息的準(zhǔn)確度不夠高。因此在檔案工作人員收集檔案時往往會發(fā)生收不到,收不齊的情況發(fā)生,一些必要?dú)w檔的信息就會遺漏。

      (三)管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

      檔案是信息與載體的統(tǒng)一體,是存貯和傳遞信息的工具。當(dāng)前,我們大部分單位已經(jīng)有了一支穩(wěn)定的檔案管理干部隊(duì)伍,可是這個隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)都不夠高,絕大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)不太熟悉,還不能適應(yīng)新時代開展檔案管理工作的需要,而且大多數(shù)管檔都是兼職檔案員,他們身兼多職,對檔案工作精力投入明顯不夠,只是完成了將材料放入檔案盒這樣的日常實(shí)務(wù),沒有及時規(guī)范整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案管理水平。而且有的單位換人很頻繁,有的交接不及時、不到位。其次一些歸入檔案的材料真實(shí)性存在質(zhì)疑,有些材料收集不齊全,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

      二、檔案管理工作的對策和建議

      檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán),是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善,提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感,全心身的投入到檔案管理的工作之中,使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化。

      (一)提升檔案管理水平

      伴隨檔案信息管理過程中現(xiàn)代技術(shù)與專業(yè)軟件的推廣使用,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)是當(dāng)前加強(qiáng)檔案信息管理工作的重要舉措。一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng),要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感,又要具有運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識,給大腦“充電”,開拓視野,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案人員應(yīng)努力的方向。這就要求檔案管理人員,必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù),以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案記載著豐富的信息,匯集著大量的資源,利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案,可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印,這樣,對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

      (二)嚴(yán)格管理制度

      檔案是出于人類存貯信息的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的,是一種信息資源。檔案資料擁有專業(yè)性、不間斷性、高技術(shù)性、隱秘性等特征,由此,確定了檔案管理工作職責(zé)的重要性。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性與機(jī)密性,對全部檔案都要實(shí)施集中管理、統(tǒng)一存儲管理形式。在以往的幾年里,常常由于管理不仔細(xì)使得檔案遺失與缺損的狀況產(chǎn)生,造成單位與個人發(fā)生不可彌補(bǔ)的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現(xiàn),檔案管理要集中統(tǒng)一管理形式,設(shè)置專業(yè)檔案室,配備全封閉式集中架儲存設(shè)施,設(shè)置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲,生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作局面,確保了檔案管理工作的健康進(jìn)行。

      (三)加強(qiáng)檔案館的安全與防護(hù)

      社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。首先,加強(qiáng)檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識。要時時進(jìn)行防火安全教育,警鐘長鳴,建立嚴(yán)格的規(guī)章制度,每庫必備手提式滅火栓,并定期檢查更換,確保長期有效。其次、科學(xué)儲藏保護(hù),做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化??茖W(xué)儲藏保護(hù),防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快,所以采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕傳感器,通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連,對庫房溫濕度實(shí)施二十四小時監(jiān)控。

      結(jié)束語

      隨著社會迅速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)日新月異,使得檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)該建立與時代合拍的檔案意識,建立健全檔案管理的創(chuàng)新思維,開展創(chuàng)新實(shí)踐的理念,對檔案管理的現(xiàn)狀特點(diǎn)要求做到心中有數(shù),端正思想,以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索,做到穩(wěn)中有升,穩(wěn)步前進(jìn),不斷地在這條道路上取得更優(yōu)秀的成就。

      參考文獻(xiàn)

      [1]王茹麗,呂雪峰,王永輝.立足本職不斷創(chuàng)新――全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平[J].吉林農(nóng)業(yè),2010,(12).

      [2]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求.檔案學(xué)訊.2006(4).

      [3]王恩軍,李娜,白八斤.新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策―以河西學(xué)院人事檔案管理為例[J].河西學(xué)院學(xué)報(bào),2011,(05).

      [4]張瑞麗.現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].中國科技信息,2011,(07)

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