農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作措施的探討

孫森

摘 要：檔案的收集記錄與檔案的使用質(zhì)量相關(guān)，目前我們管理站檔案管理還存在許多問題。檔案管理是對每一個(gè)工作的總結(jié)，方便我們在以后的工作中找準(zhǔn)方法，用經(jīng)驗(yàn)去解決問題，為管理站的建設(shè)提供了強(qiáng)有力的保障。本文分別論述了檔案管理的重要性，以及在我們種子管理站檔案管理存在的問題及解決措施，希望管理站發(fā)展的越來越好。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)事業(yè)單位；檔案管理；措施

檔案管理是一項(xiàng)具有嚴(yán)肅性的工作，其思想政治工作規(guī)律與其他工作大不相同，在不同企業(yè)的管理方式也不盡相同。檔案管理為站內(nèi)其他工作的開展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，為有需要的人們提供社會性的服務(wù)，所以在檔案管理中要有計(jì)劃有規(guī)律的進(jìn)行整理，做好檔案的再使用工作。社會在變化，人的思想在進(jìn)步，檔案管理工作也在無形中變化著，要有條理的做好檔案管理的工作，就要對管理人員的思想及工作步驟有一定的培訓(xùn)，讓他們跟上時(shí)代的步伐，努力做好分內(nèi)工作。

一、管理站農(nóng)業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理是后續(xù)工作的基礎(chǔ)，它的收集與以后工作的開展有著密切的聯(lián)系。對資料的收集可以將分散的資料整合起來重新組建成一個(gè)有用的整體。它以收集足夠完整的資料為標(biāo)準(zhǔn)，歸納成具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)，不僅為后續(xù)工作的開展提供有力的保障，對未來的規(guī)劃有一定的參考價(jià)值，而且讓人們了解到我們管理站的制度信息。檔案管理有助于資金透明化，幫助我們提高經(jīng)濟(jì)效益。如今的社會腐敗風(fēng)氣嚴(yán)重，檔案管理避免了我們站內(nèi)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象。對每個(gè)部門的資金輸出狀況進(jìn)行詳細(xì)的整理，管理者對資金的輸出有詳細(xì)的掌握，節(jié)約成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理總結(jié)了以往工作中出現(xiàn)的漏洞，不論是對新人的培養(yǎng)還是管理站的發(fā)展都有著舉足輕重的作用。檔案是管理站發(fā)展的產(chǎn)物，它自身的保密性和嚴(yán)謹(jǐn)性要求管理人員具有特定的品質(zhì)，無形中為公司創(chuàng)造了一批優(yōu)秀的員工。如今是信息飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理的信息化有助于節(jié)省人力物力，實(shí)現(xiàn)整體化，綜合化發(fā)展。

二、管理站農(nóng)業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識與操作薄弱

管理員工的意識與領(lǐng)導(dǎo)的觀念有關(guān)。大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理就是簡單的整理資料并且歸納放置，與公司的經(jīng)濟(jì)效益沒有太多的關(guān)聯(lián)。對檔案管理的設(shè)備和人手投入較少的資源，很大程度上影響了檔案管理的完整性，收集的檔案無法進(jìn)行再次使用，浪費(fèi)了人力物力。檔案部門的庫房，柜子容量不足，制約了檔案管理工作的開展。很多管理者認(rèn)為檔案管理工作沒有很大的意義，但在農(nóng)業(yè)檔案管理中需要?dú)w納很多事情，如各類種子的生長調(diào)查情況，對種子的生長調(diào)查情況進(jìn)行歸納才能更好的進(jìn)行對種子的管理。雖然國家頒布了相關(guān)的檔案法律，但是我在我們管理站的落實(shí)不具體，太過追求與經(jīng)濟(jì)效率。

（二）檔案管理人員流動性大，素質(zhì)低下

管理站內(nèi)的答案管理人員大多都是畢業(yè)生，在檔案管理工作上的意識比較薄弱，沒有工作經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)的管理思維和陳舊的管理模式降低了工作的效率。管理人員大多身兼數(shù)職，無法專心的進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作。而且許多管理者自身認(rèn)為檔案整理沒有很大的重要性，管理人員流動性較大，在交接過程中會有許多的麻煩，檔案的承接性不是很好，管理者的低素質(zhì)給工作帶來一定的麻煩。本專業(yè)的管理人士較少，老員工也較少，年輕管理者缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致各方面的安排不專業(yè)，跟不上時(shí)代進(jìn)步的腳步。檔案整理效率低，進(jìn)而導(dǎo)致了利用率低。

（三）檔案管理制度落后，跟不上時(shí)代步伐

管理站在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)支持較少，制度不完善，設(shè)備較落后。紙質(zhì)檔案長期存檔紙質(zhì)發(fā)黃，字跡模糊，不利于再次使用。有的事業(yè)單位在檢查前臨時(shí)制定制度，制度的建立起不到作用，形同虛設(shè)。 在信息飛速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)的已經(jīng)普遍使用到生活中的方方面面，檔案管理工作亦是如此，近年新興了電子檔案管理技術(shù)，掃描儀投影儀等設(shè)備應(yīng)該投入到檔案管理的工作中去。但站內(nèi)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用還是比較落后的，管理人員對計(jì)算機(jī)知識的缺乏以及專業(yè)知識的不了解造成了當(dāng)管理工作的落后。計(jì)算機(jī)不只有搜索的功能，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)龐大的存儲模式進(jìn)行電子檔案的歸納整理。

三、提高管理站檔案管理工作的措施

（一）讓人們重視起來檔案管理工作

檔案管理工作的提高是每個(gè)管理者分內(nèi)的事情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理有重新的認(rèn)識，一方面，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，讓計(jì)算機(jī)不再是員工上網(wǎng)搜索的工具，讓她們充分利用農(nóng)業(yè)檔案管理軟件對檔案進(jìn)行電子處理。另一方面，充分發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)作用與服務(wù)模式，讓管理站的發(fā)展與檔案管理的進(jìn)行息息相關(guān)。通過記錄以往的優(yōu)秀經(jīng)營方法，歸納出適合本站發(fā)展的經(jīng)濟(jì)模式，平衡好檔案管理與各個(gè)部門之間的關(guān)系，參與管理站的經(jīng)濟(jì)活動，記錄每一單的效益。除此之外要體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)價(jià)值，檔案管理是為農(nóng)民的利益做貢獻(xiàn)的。

（二）提高管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)全面管理

專業(yè)化的管理人員，對工作效率的提高有很大的作用。管理的團(tuán)隊(duì)要選用高素質(zhì)的人員，管理領(lǐng)導(dǎo)可選用專業(yè)的人員，檔案記錄者必須具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，對自動化的辦公系統(tǒng)要靈活掌握。定期對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們在實(shí)踐中更加扎實(shí)理論知識，了解到檔案管理的信息技術(shù)，在檔案工作中計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)，他們能夠靈活的解決，提高他們自主應(yīng)對能力。切實(shí)制定檔案管理制度，對管理者有專業(yè)的技術(shù)要求。檔案管理也有許多不同的工作，對每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行特定分工，由專人負(fù)責(zé)。管理者應(yīng)該加大對檔案管理的人力與物力及資金投入，管理記錄是管理站每個(gè)人的責(zé)任，所以各個(gè)部門應(yīng)該配合檔案管理部門的工作，提升員工工作的熱情，為管理站以后的發(fā)展作鋪墊。

（三）創(chuàng)新管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代同步

要提高檔案管理的工作效率，就要創(chuàng)新管理工作的方法，充分作用現(xiàn)代化的技巧來完善檔案的管理，除了管理者自身的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，還要提高計(jì)算機(jī)的防御能力，避免在存儲過程中出現(xiàn)病毒威脅，損失檔案或被黑客侵襲。摒棄浪費(fèi)人力物力的紙質(zhì)檔案模式，在電子檔案的使用過程中要學(xué)會創(chuàng)新，對不同部門建立不同的檔案系統(tǒng)，合理分類，方便查找。不同功能程度的檔案設(shè)置不同的管理權(quán)限，避免泄露管理站機(jī)密，優(yōu)秀方法可以在不同部門進(jìn)行分享，讓大家學(xué)習(xí)。制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，用來監(jiān)督大家的思想，規(guī)范他們的作風(fēng)。

四、小結(jié)

檔案管理工作是管理站發(fā)展的重點(diǎn)。我們要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，加強(qiáng)防御，發(fā)揮它的存儲特點(diǎn)，進(jìn)行規(guī)范完整的檔案存儲。檔案管理工作的實(shí)施中會存在很多問題，要勇于發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，可以參考本文的建議，與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，服務(wù)人民，為管理站的發(fā)展作基礎(chǔ)的保障。

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