王偉
摘 要:人事檔案是一個人才的主要信息來源,它能充分反映一個人的工作生活經(jīng)歷,工作學(xué)習(xí)表現(xiàn),歷史背景,特殊才能,及一個人生中的重要經(jīng)歷。很多人才的挖掘和提升都是依靠著這部分信息來進(jìn)行判斷。隨著國家的發(fā)展,對著這類信息的保護(hù)也越來越嚴(yán)密,但是還有相當(dāng)一部分事業(yè)單位存在有很大的弊端,由于自身?xiàng)l件的限制或者對這類信息的安全認(rèn)識不足導(dǎo)致人事檔案不斷地缺少和泄露,本文就對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行一個剖析和對策思考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位 檔案管理 存在問題 對策思考
前言
事業(yè)單位的人事檔案是一個人信息的主要載體,在大多數(shù)情況下,很多人的隱私都會在事業(yè)單位中有相當(dāng)?shù)挠涊d,人事檔案也是很多領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)人才和選拔人才的重要途徑,所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此,下文在基于筆者工作實(shí)踐基礎(chǔ)上,重點(diǎn)圍繞于事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及其對策展開探究,力圖為做好此項(xiàng)工作貢獻(xiàn)自己綿薄之力。
一、人事檔案管理中存在的問題
(一)對人事檔案管理得不重視
很多事業(yè)單位對于人事檔案管理都缺乏一定的重視,認(rèn)為人事檔案管理就是一個走流程的過程,對于用于保存人事檔案的地點(diǎn)也是沒有任何的保密措施,甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存人事檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏,電子版大多也會因?yàn)楣芾聿划?dāng)而遺失或者泄露。
(二)人事管理人員的專業(yè)不足
由于很多領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理得重視不足,所以相對的,處理這份人員的招收上也是一個隨意的過程,往往這種情況就很容易造成人事檔案的安放錯亂,導(dǎo)致很多人檔分離的人員的檔案沒有得到及時的清理,也有很多人員的人事檔案的填寫不夠關(guān)注,造成大量虛假偽造的信息。很多人事管理的人員一般而言都相對輕松,造成了他們自身很容易疏忽大意,又因?yàn)榻^大多數(shù)情況下,沒有一個相對嚴(yán)格的管理,所以人事檔案的信息泄露也是極為容易。
(三)檔案收集的不齊全
很多時候事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都對人事檔案不太關(guān)注,所以導(dǎo)致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息,缺乏一個系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。這也導(dǎo)致很多人事在收集這些信息的時候會出現(xiàn)錯漏,很多信息都收集的不齊全,不夠細(xì)致,甚至?xí)霈F(xiàn)一堆過期信息,導(dǎo)致在人才的選拔方面后知后覺。
(四)人事部門管理疏松
因?yàn)槁殬I(yè)的特殊性,很多情況的下,對于這部分人都沒有一個嚴(yán)格的管理程序,導(dǎo)致很大程度上,人事檔案的嚴(yán)密性,完整性,系統(tǒng)性都缺乏一個重要保障。對于事業(yè)單位來說,人事檔案的安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通企業(yè),但是這類單位在很多程度上對于檔案的保護(hù)卻要普遍低于普通企業(yè)。很多事業(yè)單位聘用的人事管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導(dǎo)致人事信息存在有很大的誤差,不能及時的對一些手續(xù)不全的材料退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦,也對人事信息的采集工作有很大干擾,造成信息滯納,讓人們往往在這方面耗費(fèi)大量的時間去錄入信息。
(五)人事檔案的現(xiàn)代化、信息化不足
由于很多事業(yè)單位自身的局限性,大多事業(yè)單位的檔案管理相對還是很落后,甚至有的事業(yè)單位只是采用簡單的A4紙進(jìn)行保存,這樣不單對檔案的嚴(yán)密性不足還很容易造成無用信息堆棧,重要信息遺漏,對于檔案的存放問題也造成極大的困擾,這就需科學(xué)和信息化的存儲了,可是即使有的事業(yè)單位有條件購買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行操作,導(dǎo)致工作效率的低下,也導(dǎo)致人事信息時效性嚴(yán)重不足。
二、人事檔案管理的對策及思考
(一)加強(qiáng)對于人事檔案管理的重要性,提高對于人事檔案的管理,對于人事檔案的保存加大安保力度,對于存放人事檔案的地方要保持整潔,統(tǒng)一,對于人事檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范,存放人事檔案的地方也要有多重防護(hù)。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于現(xiàn)代高速的發(fā)展,使得人事信息更新也不斷加快,如何更能準(zhǔn)確的保存人事檔案對于事業(yè)單位來說都是一個巨大的挑戰(zhàn)。
(二)對于人事管理人員的嚴(yán)格挑選,人事檔案是人才一個很隱私很重要的信息,這些檔案的妥善存放和嚴(yán)密性對人才來說都是一個很重要的保障,所以對于管理人員檔案的員工也要進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)他們的防護(hù)意識。要求他們進(jìn)行信息采集的時候能夠認(rèn)真、細(xì)致,將各種信息都能準(zhǔn)確的錄入。要求必要時采取一定的制度,嚴(yán)懲那些不太重視的人員。
(三)對于檔案收集重視。建立一個完善的人事管理體系,將人事資料收集作為一個很重要的流程,讓人事部門加強(qiáng)這方面的認(rèn)識,對于每一個收集的資料都要有一定的責(zé)任感,對于檔案的存放也要有一定的秩序,讓人事檔案管理變得全面,客觀,動態(tài)性,對檔案的不同功能進(jìn)行歸類,加強(qiáng)人事信息的權(quán)威性、時效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有完善的管理體系才能規(guī)范人事員工的行為,從而達(dá)到最大的工作效益。
(四)加??人事方面的管理,建立人事與員工的交流通道,這使人事檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案,使得人事檔案管理起來能夠有序高效,也使得資料更加真實(shí)有效。
(五)將人事檔案建設(shè)成現(xiàn)代化和信息化。人事檔案相當(dāng)于是一個人才信息一段時間內(nèi)的總結(jié),是人們?nèi)嬲J(rèn)知一個人才的資源庫。想要合理利用人事檔案,最大限度的發(fā)揮這個資源庫的作用,就必須要進(jìn)行一個現(xiàn)代化的建設(shè),將人事檔案通過高科技進(jìn)行一個整合,不單只可以加強(qiáng)人事檔案的安全性和完整性,更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網(wǎng)路對于人事信息的處理是相當(dāng)必要的,加上部門的配合,技術(shù)人員的積極工作,就能不斷地提高工作效率,也能在有需要的時候準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,加強(qiáng)人事信息的時效性。在不斷發(fā)展的現(xiàn)在,人事信息對于人事制度的變更,人事調(diào)動都有的巨大的作用,所以人事信息的時效性就顯得至關(guān)重要,人事檔案管理是社會發(fā)展一個重要把關(guān)點(diǎn)。
三、結(jié)束語
總之,隨著現(xiàn)在人事制度的不斷改革創(chuàng)新,人員信息的不斷調(diào)整,個人社會地位的不斷改變,致使人事信息在短短的時間內(nèi)不斷地進(jìn)行多樣化的改變,這同時也會讓人事檔案管理迎來一個巨大的挑戰(zhàn),但同時我們更應(yīng)該抓住時機(jī),不但從制度進(jìn)行創(chuàng)新,還要從最基本的觀念開始改變,使得人事信息能夠跟的上現(xiàn)在社會變化的腳步,貼近人才市場發(fā)展的基本趨勢,采取更為有效積極的措施來探索人事信息現(xiàn)代化的管理模式,只有這樣才能走出目前人事檔案管理所存在的困境。
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