淺談怎樣提高計劃生育檔案管理水平

李秀濱

1 人口和計劃生育檔案的重要作用

一個國家制定出人口和計劃生育政策所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)就是人口計生檔案，是提高人口和計劃生育的基礎(chǔ)性工作一直，所以，想要不斷提高人口計生檔案管理水平，必須給予檔案管理高度的重視，對其重要性做到充分了解。人口計生檔案的工作范圍不僅僅只針對于為育齡女性提供良好優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且也表現(xiàn)在對流動人口的服務(wù)，政府部門可以通過人口計生檔案中的信息，及時掌握流動人口的行動方向，對流動人口的婚育情況做到充分的了解，并能夠及時滿足其各種生育需求。人口計生檔案還可以反映出人民大眾的需求，并針對需求、疑問、建議等做好服務(wù)，有效的改善計劃生育工作的手段方法，盡最大努力為人民大眾提供更為優(yōu)異的服務(wù)，提高群眾的滿意指數(shù)。而且，人口計生檔案可以有效地改善群眾的生育問題，控制人口數(shù)量的增長，為人口計劃生育工作提供政務(wù)公開以及民主管理等服務(wù)，維持了人民群眾的知情權(quán)，杜絕一切不公平、不公平的情況發(fā)生，使我們國家全面建設(shè)小康社會，帶領(lǐng)人民群眾走上致富的道路。

2 檔案管理過程中普遍存在的問題

隨著我國人口數(shù)量的不斷提高，在人口和計劃生育工作持續(xù)進行的過程中，在人口計生檔案管理工作中也普遍存在若干問題，政府部門相關(guān)人員必須高度關(guān)注相關(guān)問題，找到合理解決這些問題的途徑和方法。自從頒布計劃生育政策轉(zhuǎn)眼已經(jīng)過去三十多年的時光，現(xiàn)在很多政府部門工作人員針對計生政策問題在認(rèn)識上已經(jīng)存在偏差，整體的管理思想比較松懈，工作態(tài)度不認(rèn)真，很多單位當(dāng)中的資料真假值得懷疑和考究，假文件和假信息頻繁出現(xiàn)，對檔案自身的真實性造成了很大程度上的影響。相關(guān)檢查和監(jiān)督部門工作人員對資料監(jiān)督不到位，走馬觀花的工作方式隨處可見，工作人員素質(zhì)較低，人員不合理分配任務(wù)，工作內(nèi)部人員調(diào)動比較頻繁，對計劃生育檔案管理都造成了很大程度上的影響，嚴(yán)重地制約了檔案管理的不斷發(fā)展。在計生檔案管理人員當(dāng)中，很大一部分工作人員年齡趨于老齡化。同時，計生檔案管理不規(guī)范，立卷不合理，儲藏室當(dāng)中資料雜亂無章，大量案卷胡亂堆放，硬件基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。這些都會對計生檔案管理帶來很大不便，若想把計生檔案管理水平提升到一個嶄新的高度，一定要針對這些問題給予解決，完善硬件設(shè)施，從根本上解決面臨的問題。

3 提高計生檔案人員的綜合素質(zhì)

在計劃生育檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平的優(yōu)劣，想要讓人口和計劃生育檔案工作快速的發(fā)展，必須首先提高計生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，之后在此基礎(chǔ)上提高檔案的管理水平。很多傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢，我們現(xiàn)在處于信息化時代，應(yīng)該把信息化引入到計生檔案管理當(dāng)中，招攬具有專業(yè)計算機技能的高素質(zhì)復(fù)合型人才，要求這些工作人員不但具有管理計生檔案的能力，而且應(yīng)該熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，具備扎實的信息處理能力。所以，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該不斷加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，在聘請具有專業(yè)技能的人才外，還應(yīng)該對在職人員進行再教育，使其掌握相關(guān)技能，開設(shè)專門的培訓(xùn)機構(gòu)，將培訓(xùn)的重心放在理論和實際工作相結(jié)合的內(nèi)容上，在此基礎(chǔ)上不斷鼓勵工作人員進行再學(xué)習(xí)，不斷提高自身的學(xué)術(shù)水平和職業(yè)技能，通過各種途徑提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓其可以站在一個新的高度分析自身的重要性和態(tài)度理念。同時，政府各部門應(yīng)該派遣和調(diào)配專業(yè)人員融入檔案人員集體，不斷優(yōu)化人才力量，使其能夠相互配合、相互督促，讓計生檔案可以發(fā)揮出最大作用。在檔案管理人員不斷提高自身技能和知識的時候，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)該理清自己的觀念思想，與時俱進。在不斷提高人口計生檔案領(lǐng)導(dǎo)人員的基礎(chǔ)上，周期性進行檔案管理的宣傳教育，做到政策和實際相結(jié)合，從整體角度完善檔案管理的工作氛圍。

4 實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

在計生檔案管理過程中對人口計生檔案的程序和措施進行規(guī)范有著重要的意義。工作當(dāng)中每一個環(huán)節(jié)和步驟都應(yīng)該按照統(tǒng)一的程序和標(biāo)準(zhǔn)進行。檔案管理工作人員應(yīng)該周期性對檔案信息等進行檢測和查看，整理檔案并刪除冗余，對新添入的信息進行建檔。在整個過程中做好案卷的分類和保存，通過分類號、性質(zhì)和內(nèi)容的不同進行整理。在現(xiàn)代化管理模式下的計生檔案管理中，每一個步驟和環(huán)節(jié)都應(yīng)該使用計算機進行準(zhǔn)備工作，其中使用最頻繁的是信息的著錄。人口計生檔案管理的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中，不能夠操之過急，應(yīng)該循序漸進，從主到次，以分級的方式進行著錄，而且應(yīng)該按照其類別不同進行分類，在原有的資料信息基礎(chǔ)之上進行工作，不但可以相對地減少工作量，而且大大提高了工作效率。檔案管理工作人員在準(zhǔn)備過程中，應(yīng)該使用關(guān)鍵字為主要的查找方式，避免順序的查找方式帶來時間的浪費和資源的浪費。在這一系列準(zhǔn)備工作完成之后，算是完成了檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)，其他部分在認(rèn)真細(xì)致的基礎(chǔ)上逐漸完成。我國是世界上人口數(shù)量最多的國家，人口問題和計劃生育檔案管理問題不可小覷，為了可以讓人口計劃生育工作面向法制、規(guī)范、系統(tǒng)等方向發(fā)展，對人口計生檔案管理水平應(yīng)該有一個較高的要求。只有不斷完善和加強行之有效的管理辦法，才可以在信息化的今天不斷提高計生檔案管理水平，從實際出發(fā)，更好地開展人口和計劃生育檔案管理工作，促進我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，為我國可持續(xù)化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。endprint