謝海英

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。一方面，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作效率及水平也在不斷提高，從原來(lái)較為傳統(tǒng)的手工管理模式向以計(jì)算機(jī)為主體的數(shù)字化管理模式方向轉(zhuǎn)型，如今又在信息時(shí)代的沖擊下，從數(shù)字化管理模式向信息化管理方向轉(zhuǎn)型，這是一種新機(jī)遇新跨越。另一方面，隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，越來(lái)越嚴(yán)格，它已無(wú)法滿足信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展需求，這對(duì)檔案管理事業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一種巨大的挑戰(zhàn)。新時(shí)期，如何加快檔案管理信息化建設(shè)，使其得以可持續(xù)發(fā)展并滿足社會(huì)發(fā)展需求，成為檔案管理部門(mén)棘手且必須重視的一大問(wèn)題。本文圍繞信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)闡述，分析了檔案管理信息化發(fā)展的重要性及信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀，并對(duì)如何改進(jìn)現(xiàn)狀提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代；檔案管理

改革開(kāi)放的近些年來(lái)，中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了翻天覆地的變化，在這一大背景下各方面技術(shù)也發(fā)展迅猛，其中計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及通訊三大技術(shù)的發(fā)展最為凸顯，其應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，已涉及到人們生活及工作的各方各面。信息技術(shù)的快速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的全面普及，標(biāo)志著人們進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)代，即信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。新時(shí)代的到來(lái)推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇及挑戰(zhàn)。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，它看似簡(jiǎn)單卻意義重大。高效率高質(zhì)量的檔案管理能進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。然而，受這樣那樣一些因素的影響，信息時(shí)代的檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題。面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，如何加快檔案管理信息化建設(shè)，使其得以可持續(xù)發(fā)展并滿足社會(huì)發(fā)展需求，成為檔案管理部門(mén)棘手且必須重視的一大問(wèn)題。下面筆者對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理展生了詳細(xì)分析。

1 檔案管理信息化發(fā)展的重要性

檔案管理向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：其一，是促進(jìn)國(guó)家檔案管理信息化發(fā)展，提高其科學(xué)化水平及現(xiàn)代化水平的迫切需要及必然要求。如今，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的帶動(dòng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了一定的成就，并廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中。因此，我們要充分利用現(xiàn)有的資源及科學(xué)技術(shù)進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這也是促進(jìn)國(guó)家檔案管理信息化發(fā)展的迫切需要。其二，是新時(shí)期檔案收集整理的需要。眾所周知，檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，更是檔案利用的重要前提?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及使得各種檔案資料與時(shí)俱進(jìn)，加大了檔案收集的工作量大，且內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，還是以傳統(tǒng)的手段進(jìn)行檔案收集工作，那么其完整性、系統(tǒng)性及全面性將難以得到保證。其三，是更好為社會(huì)服務(wù)，提供社會(huì)共享資源的迫切需要。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)檔案信息也呈現(xiàn)出綜合性、高層次的利用傾向。而信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代就能滿足人們這一需求，它使資源服務(wù)更加整體化及網(wǎng)絡(luò)化，使各檔案館之間的信息資料互通互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共建及共享。所以說(shuō)，其是更好為社會(huì)服務(wù)，提供社會(huì)共享資源的迫切需要。其四，是規(guī)范檔案管理事業(yè)發(fā)展及提高管理工作效率的需要。在傳統(tǒng)手工檔案管理時(shí)代，資料主要以紙質(zhì)形式為主，再加上落后的管理方式及具大的工作量，使得檔案資料頻頻出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)狀，資料的完整及安全性無(wú)法保障。信息時(shí)代的到來(lái)，改革了檔案管理的模式及內(nèi)容，不僅解決了檔案資料安全問(wèn)題，同時(shí)大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)提升了管理的工作效率，使檔案管理工作走向規(guī)范化管理軌道，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

2 信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展是檔案管理事業(yè)受信息時(shí)代影響的必然發(fā)展趨勢(shì)，然而其目前的發(fā)展現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在許多問(wèn)題。其一，檔案管理人員綜合素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高。由于檔案管理機(jī)構(gòu)不重視檔案管理工作，聘請(qǐng)管理人員時(shí)門(mén)檻較低，且不愿意在員工培訓(xùn)上多下功能。檔案管理隊(duì)伍中，要么是只懂專業(yè)管理知識(shí)不懂現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的老員工，要么是毫無(wú)管理經(jīng)驗(yàn)略懂計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的青年員工。復(fù)合人才的缺乏，嚴(yán)重制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展腳步。其二，管理軟件難以滿足檔案管理發(fā)展需求，缺乏通用性。由于各單位使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)及規(guī)格不同，這就會(huì)出現(xiàn)軟件無(wú)法兼容的現(xiàn)象，軟件不兼容就意味著無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，那么將在一定程度上影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。其三，檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在著較大的差距，規(guī)范性、服務(wù)性及共享性較差，影響其發(fā)展。另外，相關(guān)部門(mén)仍未構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化不高的一大原因。除此之外，檔案管理相關(guān)法律法規(guī)不完善，資料安全及保密性待加強(qiáng)也是當(dāng)前檔案管理工作的一大現(xiàn)狀。

3 改進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高工作質(zhì)量

檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平直接影響著檔案管理的工作質(zhì)量，為此要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從源頭上把好質(zhì)量關(guān)。首先，重視檔案管理工作，制定嚴(yán)格的入崗聘請(qǐng)制度。新時(shí)期的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要熟悉并掌握一定的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)管理及信息技術(shù)，同時(shí)應(yīng)具備一定的創(chuàng)新及資源開(kāi)發(fā)能力。其次，加大人才的培養(yǎng)及培訓(xùn)力度。人才是第一生產(chǎn)力，檔案管理部門(mén)要多鼓勵(lì)管理人員參加相關(guān)管理知識(shí)講座及先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)等活動(dòng)，通過(guò)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)提高管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平，從而提高檔案管理的工作質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)軟件兼容

檔案信息化管理的初衷就是為了實(shí)現(xiàn)資源共享，為了更好的為社會(huì)服務(wù)。只有加強(qiáng)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)軟件兼容，才能真正體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。首先，創(chuàng)新檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源自動(dòng)化處理，提高檔案信息檢索效率。利用新技術(shù)及新系統(tǒng)，對(duì)軟件進(jìn)行編程，豐富檔案信息的表現(xiàn)形式，實(shí)現(xiàn)軟件兼容。其次，充分利用互聯(lián)網(wǎng)及技算機(jī)資源，使檔案信息實(shí)現(xiàn)跨空間、無(wú)障礙的共享。這樣不僅使檔案信息海量存儲(chǔ)得以實(shí)現(xiàn)，還保障了信息資源的安全。

3.3 完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，健全規(guī)章制度

完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、健全規(guī)章制度，是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要前提，也是保障其安全性及保密性的關(guān)鍵。完善法律法規(guī)使得信息化管理工作有法可依，健全規(guī)章制度，使管理人員有章可循，規(guī)范操作。例如，建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化；制定明確的崗位責(zé)任及分工制度，各司其職，使每項(xiàng)工作真正落實(shí)到位；建立健全檔案信息安全保障體系，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的安全性及保密性。除此之外，加強(qiáng)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，安排專業(yè)的技術(shù)人員維護(hù)、管理數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息化管理有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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