招標企業(yè)投標保證金財務管理

陸颯

摘要：投標保證金能夠在進行企業(yè)招投標過程中，對雙方的利益起到共同的保護作用，招標人將足額收取投標人的投標保證金，其也是確保履行招標文件的一種有效措施。本文對招標企業(yè)投標保證金財務管理的特征、投標保證金財務管理中存在的問題，以及招標企業(yè)投標保證金財務管理的分段管理措施進行分析，并對保證金財務管理制度的創(chuàng)新措施進行探討。

關(guān)鍵性：招標企業(yè)；投標保證金；財務管理

目前，企業(yè)招標的業(yè)務范圍也因為不斷提高的監(jiān)管水平而擴大范圍，并逐漸提高了招標業(yè)務量，這也讓企業(yè)財務管理不得不對資產(chǎn)安全進行全面考慮。而企業(yè)的財務管理中，投標保證金是最為重要的一項，必須對其存在的問題進行深入分析，并找出解決的措施，實現(xiàn)管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

一、 投標保證金財務管理的現(xiàn)存問題

（一）監(jiān)管制度的缺乏

在以往的招投標過程中，很多投標人在投標后出現(xiàn)撤銷和撤回的情況，還存在不少隨意變更自身責任等問題，這將給招標人帶來一系列的麻煩，而投標保證金的提交正是為了避免這類問題的產(chǎn)生。同時，我國并沒有明確規(guī)定有關(guān)于投標保證金的監(jiān)管制度，很多招標代理機構(gòu)在保證金收取以后沒有嚴格管理，出現(xiàn)資金未進公司賬目的情況。同時，一些保證金出現(xiàn)被人挪用的情況，導致資金安全隱患。最后是一些投標保證金沒有按照正常順序退回，對投標人的資金造成惡意占用。

（二）未能及時收取投標保證金

目前，一些招、投標人存在不法勾結(jié)，存在投標保證金未按時到賬、涉嫌虛假等情況。同時，由于投標保證金的收取大多由代理機構(gòu)和招標人進行，難以有效判定其真實有效性，而由于實際條件的限制，評標評委會不能有效的評審投標保證金，導致一些代理機構(gòu)和招標人出現(xiàn)虛假招標的情況，給整個招標市場的秩序帶來不良影響。同時，在網(wǎng)上進行保證金繳納時，信息不詳細、不完整等問題存在，從而加大審核難度，致使保證金無法及時到位。

二、招標企業(yè)投標保證金財務管理的分段管控措施

（一）繳納階段

很多錯誤和異常情況都會出現(xiàn)在繳納階段，其包括幾種方面的問題，第一是信息標注不詳；第二是個人網(wǎng)銀繳款；第三是現(xiàn)金繳款；第四是銀行回單遲送等，這將導致招標企業(yè)的收款中出現(xiàn)大量不明來源，來款信息也無法得到確認，核算處理也無法準確進行。所以，在繳納階段，必須通過三個方面來做好保障工作。首先是在招標文件中，對招標企業(yè)投標保證金財務管理提出明確要求，并作為首要指標予以強化執(zhí)行；其次是明確投標保證金繳納中的各種詳細要求，第一是轉(zhuǎn)賬繳納必須通過投標單位進行，不允許個人，以及其他方式進行；第二是拒絕使用現(xiàn)金繳納；第三是在轉(zhuǎn)賬過程中進行備注，說明該款項是某單位某項目的投標保證金，如果未注明者，出現(xiàn)異常后果責任自負。最后是在針對投標保證金繳納中存在的特殊情況，需要針對性的進行解決，其主要為幾種情況，第一是非投標企業(yè)轉(zhuǎn)款繳納；第二是個人網(wǎng)上銀行繳納；第三是標準信息不詳；第四是投標企業(yè)、項目無法界定等，當遇到這類特殊情況時，招標單位財務部門需要及時獲取投標企業(yè)的聯(lián)系方式，并獲取轉(zhuǎn)款的具體信息，如時間、投標項目、單位名稱等，并要求企業(yè)在規(guī)定時間內(nèi)向招標企業(yè)財務部門提供原始單據(jù)。

（二）業(yè)務部門流轉(zhuǎn)階段

首先，有效溝通、確認招投標企業(yè)之間的相關(guān)業(yè)務信息，比如招標企業(yè)可以以文件，或者電話的方式向?qū)Ψ絺鬟_相關(guān)規(guī)定，并確保整個工作流程規(guī)范化的操作。其次，有效銜接招標企業(yè)各部門的工作，特別是在保證金確認以后，必須及時將工作交接好，其主要包括幾個方面的工作內(nèi)容：第一是每月都有規(guī)定的項目繳納結(jié)款日，相關(guān)投標保證金繳納信息需要通過業(yè)務部門進行交接，其中需要包括招標的企業(yè)、項目、金額、時間，以及相關(guān)備注信息等，并交由財務部門進行下一步審核；第二是有關(guān)于需要退款的投標保證金，其退款申請單由業(yè)務部門填寫，并詳細注明相關(guān)信息，包括招標的單位、項目、金額等信息，由財務部門進行審核；第三是在確認中標以后，中標通知單由業(yè)務部門進行提交，并注明相關(guān)信息，包括招標企業(yè)的名稱、項目、金額和繳款單位等。

（三）財務部門流轉(zhuǎn)階段

首先，設置好會計科目，尤其是一級往來科目以及明細必須詳細設置，并根據(jù)設置的性質(zhì)注明級別。通常情況下，其他應付款為一級科目；二級科目包括有，第一是履約保證金；第二是投標保證金等。當遇到較大業(yè)務量時，為了核算方便，可以在投標保證金后面進行三級明細，比如會計的名字。其次，會計核算工作的嚴格進行，其主要包括投標保證金的收取、投標保證金的退款等。最后是財務核算工作，其需要通過三個步驟來實現(xiàn)。第一是除了新開項目的核算工作以外，投標保證金賬戶期末余額不能超過0，保證金的賬戶余額每次只能有一個金額，并定期進行核實；第二是核對好業(yè)務工作，對于投標保證金需要結(jié)合業(yè)務部門定期進行全面清理，并做好相關(guān)記錄；第三是對于未退投標保證金的情況，需要每半年以上與投標單位進行核對，可以通過電話和文件等方式進行。

三、招標企業(yè)投標保證金財務管理制度創(chuàng)新嘗試

（一）建立會計核算體系

首先，會計科目核算體系的清晰設置，其中包括，第一是以及會計科目，將其設置為其他應付款；第二是二級科目；將其設置為投標保證金；第三是三級科目，將其設置為投標單位名稱；第四是四級科目，將其設置頭投標項目。其次，會計核算工作，包括核對財務往來賬和財務處理等。

（二）完善財務管理制度

首先，明確規(guī)定投標保證金的相關(guān)內(nèi)容，比如標準、繳納方式、監(jiān)管等，尤其是有關(guān)于繳納保證金的形式，避免使用現(xiàn)金，應當以轉(zhuǎn)賬和銀行保函的方式來進行。其次，票據(jù)收到以后需要及時進行核對，以保證票據(jù)的真實性和有效性。然后是投標保證金轉(zhuǎn)賬方式的明確規(guī)定，必須以單位的名義進行繳納，不能以個人、分公司或相關(guān)機構(gòu)來進行繳納，以有效實現(xiàn)投標保證金的規(guī)范化管理，降低風險的產(chǎn)生。

（三）嚴格監(jiān)督endprint

投標保證金不僅能對企業(yè)資金的安全起到保障作用，還實現(xiàn)了規(guī)范化的招投標過程。投標辦業(yè)務制度的完善是必須重視的，并征得每個參與辦事人的意見，全程記錄招標人的工作流程，并予以儲存。同時，招標人需要經(jīng)常性的發(fā)現(xiàn)、查找制度的執(zhí)行情況。另外，為了利于外界監(jiān)督，可以通過公式和公開的方式來進行。

（四）適時追究責任

作為財務管理工作的主要內(nèi)容，對于相關(guān)辦理人員在職權(quán)行使過程中出現(xiàn)的問題，應當對其予以承擔的責任進行追究。同時，在進行工作的過程中，如果嚴重后果的產(chǎn)生是因為個人過失、違規(guī)辦理、故意違法等造成的，必須對其責任主體進行相應的追究。

（五）利用資金池的管理模式對投標保證金進行管理

以本公司為例，總公司及下屬各分公司均有招標業(yè)務，每年有約上億的投標保證金流入流出，財務風險較大。為了保證投標保證金的安全，公司在采取以上幾種管控措施外，還利用銀行現(xiàn)金管理系統(tǒng)，對總公司及各含有招標業(yè)務的分公司的投標保證金進行統(tǒng)一管理，具體操作如下：總公司在某銀行設立保證金專戶，同時要求各分公司在其所在地的同一銀行開設保證金專戶，利用銀行的現(xiàn)金管理系統(tǒng)每天對總公司、分公司收到的投標保證金進行時時歸集，投標結(jié)束后由總公司財務統(tǒng)一退付。采用這種管理方式，將公司基本戶的資金和投標保證金區(qū)分開，避免對投標保證金的占用，大大降低投標保證金的財務風險，提高投標保證金收付的安全性。

四、結(jié)束語

總而言之，招標企業(yè)投標保證金財務管理工作具有一定的復雜性，而為了保證該工作效率的提高，確保資金的安全，必須要通過嚴格監(jiān)管、財務管理制度的完善和、會計核算體系的建立和責任的追究幾個方面的措施實現(xiàn)。同時，要不斷提高財務管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，以保證業(yè)務工作的順利開展，實現(xiàn)規(guī)范化、法制化的投標保證金財務管理。

參考文獻：

[1]羅德龍.該串標的投標保證金會被認定為犯罪工具嗎？[J].招標采購管理，2015（1）：60-61.

[2]殷珊珊，朱迦迪.投標人年度投標保證金被凍結(jié)的處理[J].招標采購管理，2016（9）：63-64.

[3]汪才華.招標投標制度中存在的深層次問題法律思考之四[J].招標與投標，2014（1）：11-15.

（作者單位：廣西中信恒泰工程顧問有限公司）endprint