信息化背景下如何改進(jìn)書店檔案管理工作

王莉麗

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理帶來(lái)了巨大的壓力和前所未有的機(jī)遇。因此，探究信息化背景下如何改進(jìn)書店檔案管理工作具有重要的意義。本文詳細(xì)探討了信息化背景下如何改進(jìn)書店檔案管理工作，旨在改進(jìn)書店檔案管理。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；書店；檔案管理

目前信息技術(shù)的應(yīng)用早已滲透到生產(chǎn)生活的各個(gè)角落，為如今各項(xiàng)人類的社會(huì)活動(dòng)提供了扎實(shí)的技術(shù)支撐，在無(wú)形之中使得社會(huì)運(yùn)行方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案是人類社會(huì)進(jìn)步到一定階段后誕生的，所以也一定會(huì)在后期的社會(huì)發(fā)

展中隨著社會(huì)的變化，通過(guò)自身形成、傳遞等自身運(yùn)動(dòng)而產(chǎn)生根本性的變化。在信息化的浪潮下，人們并不是簡(jiǎn)單地改變檔案載體形式以及管理方法，而是站在更高的層面上，對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展規(guī)律進(jìn)行研究，基于此對(duì)管理理念和方法進(jìn)行全面的革新。企業(yè)的管理工作覆蓋范圍十分廣泛，信息化建設(shè)即為其中之一。在如今信息時(shí)代背景下，過(guò)去的檔案管理模式的缺陷日益暴露出來(lái)，不能為數(shù)字化檔案管理提供足夠的支持，電子檔案已經(jīng)成為檔案最主要的存在形式，因?yàn)檫@種發(fā)展方向和管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)更加嚴(yán)峻。這種新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)要求檔案管理工作將重點(diǎn)轉(zhuǎn)為怎樣從文件、圖紙之類的記錄中提取有價(jià)值的信息，并將其提供給相應(yīng)的部門和人員。因此，信息化背景下如何改進(jìn)提高書店檔案管理工作具有重要的意義。

1 加大投入，強(qiáng)化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要搞好書店檔案信息化建設(shè)，就需舍得投入人力、物力、財(cái)力，配置與書店檔案信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施。當(dāng)前，各級(jí)書店檔案部門的財(cái)力主要來(lái)源于書店自身，這就要求書店檔案部門要積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為書店檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造必要的條件，提供必要的軟硬件設(shè)施保障，以保證這項(xiàng)工作的順利開展。其中軟硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮書店檔案信息化的整體效益，加快更新改造的步伐。

2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

3 完善信息系統(tǒng)，適應(yīng)電子檔案管理的需要

要實(shí)現(xiàn)書店檔案信息化，就必須結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)綜合分析與應(yīng)用的實(shí)際，建立有效的書店電子文檔管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。首先，要合理地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)條件之下進(jìn)行書店文件檔案的管理和控制流程，使之適應(yīng)書店電子檔案管理的需要；其次，依據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代化的實(shí)際情況綜合進(jìn)行分析，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計(jì)方案和設(shè)計(jì)作用，保證工作中計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)能夠滿足當(dāng)前書店電子檔案管理的要求。

4 要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

檔案管理在未來(lái)發(fā)展的主要目標(biāo)是信息化，在檔案管理方面逐漸趨向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。檔案信息化建設(shè)不可或缺的基本條件是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件以及硬件基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)也是檔案信息資源開發(fā)利用以及應(yīng)用信息技術(shù)的前提，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是其核心內(nèi)容。同時(shí)也是檔案信息傳送、交換等的必要方法，是檔案信息資源開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)前提和保證。要投入一定的財(cái)力增配軟件和硬件設(shè)施，使其與檔案管理現(xiàn)代化相匹配，加快檔案信息化建設(shè)效率。

5 提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案管理中需要有人來(lái)實(shí)現(xiàn)操作和控制，信息化在一定程度上可以滿足檔案管理的需求，但是由于其信息化性質(zhì)使得其在管理的過(guò)程中容易出現(xiàn)各種由于審閱問(wèn)題而出現(xiàn)的缺陷問(wèn)題。書店檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)才能夠在當(dāng)前工作中滿足當(dāng)前書店檔案管理工作發(fā)展的要求?，F(xiàn)代化知識(shí)將成為每一個(gè)書店檔案管理人員工作中學(xué)習(xí)掌握的重點(diǎn)，通過(guò)對(duì)各種相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，才能不斷提高書店檔案管理人員的素質(zhì)。因此，建立具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的書店檔案管理隊(duì)伍是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。書店檔案管理人員必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)，這樣才能更好地做好書店檔案管理工作。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化背景下如何改進(jìn)書店檔案管理工作對(duì)書店檔案管理的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進(jìn)一步提高和完善信息化背景下如何改進(jìn)書店檔案管理工作的措施，只有這樣才能促進(jìn)書店檔案管理的發(fā)展。

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