網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理的影響

張子英

摘要：隨著20世紀(jì)末我國互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，人類已進(jìn)入了信息化時代，計算機(jī)技術(shù)開始逐漸應(yīng)用到人們的工作和生活中，而“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”的電子政務(wù)概念也受到政府機(jī)構(gòu)的大力推廣。電子政務(wù)的建設(shè)及發(fā)展對檔案管理等工作的意義重大，因此，如何確保檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的有效運作，加強運行效果是當(dāng)下需研究解決的重要問題。為研究分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理工作的影響，本文以信息化時代以來，機(jī)關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展變化為基礎(chǔ)，對現(xiàn)階段檔案管理存在的問題進(jìn)行著重分析探討，并提出合理的解決方案，以便最大化提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作中，主要依靠機(jī)關(guān)檔案室。各類文件以紙質(zhì)形式形成材料后，分門別類進(jìn)行歸檔存放[1]。但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在人工記錄過程中容易發(fā)生錯誤，且存放易損壞，查閱不便捷，無法適應(yīng)當(dāng)代人高速的工作節(jié)奏。電子政務(wù)的開展，給機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來了新的契機(jī)，如何趨利避害，充分的利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案管理工作注入新的生命，對進(jìn)一步推動檔案管理工作的發(fā)展具有很現(xiàn)實的意義。

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案發(fā)生的變化

1.1檔案形成過程產(chǎn)生的變化

傳統(tǒng)的檔案制作過程較為單一化，全部依靠人工進(jìn)行手工制作。從文件的起草到記錄形成完整材料的整個過程均由相關(guān)工作人員手工完成，而后由檔案室進(jìn)行管理和保存。耗費了大量資源的同時，由此帶來的易出錯、修改難、保存難、借閱難等問題尤為凸顯。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，從文件檔案形成到保存載體均有了更多樣化的選擇。從檔案制作過程上來講，由純手工制作轉(zhuǎn)變?yōu)榘胧止ぶ谱?、計算機(jī)制作與數(shù)碼設(shè)備生成等方式。其中半手工制作即在紙質(zhì)文件履行簽批流程后，錄入計算機(jī)進(jìn)行保存和歸檔，錄入時可由錄入員對文件內(nèi)容進(jìn)行二次校對，降低了錯誤率，提高了查閱速度。計算機(jī)制作更是當(dāng)下電子政務(wù)的重中之重，制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)流程后，可實現(xiàn)從文件起草，上傳，到領(lǐng)導(dǎo)審批、簽署擬辦意見到最終的打印歸檔等一系列流程，近乎于無紙化辦公，節(jié)約了資源的同時大大的提高了工作效率[2]。數(shù)碼設(shè)備生成也早已在機(jī)關(guān)部門廣泛應(yīng)用，一般來說以錄制會議音頻、視頻、拍攝相關(guān)照片等幾種方式為主，形成的電子檔案易歸檔，易查閱，也便于后期文字材料的整理工作。

1.2檔案載體形式產(chǎn)生的變化

傳統(tǒng)的檔案載體全部為紙質(zhì)，易發(fā)生破損、丟失，保存難、借閱難，在內(nèi)容和形式上也十分單一。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這些問題迎刃而解。載體多樣化帶來的改變體現(xiàn)在各個方面，以音頻、視頻、圖片、電子文件等形式保存的檔案，可由網(wǎng)絡(luò)直接傳送，方便快捷且不存在人為原因造成的破損和遺失等問題。音頻視頻等形式的會議資料可反復(fù)播放，對于重要會議內(nèi)容和精神的傳達(dá)更加生動具體。會議及活動圖片更是可直接作為機(jī)關(guān)單位的形象進(jìn)行宣傳。傳統(tǒng)的檔案室占據(jù)了空間，而電子文檔資料可由U盤、光盤、電腦等進(jìn)行保存，減少了資源浪費。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題探討

信息化社會的發(fā)展使得檔案管理工作的形式及內(nèi)容變得更加豐富多元，但也極大的影響了檔案管理工作的開展，主要問題如下。

2.1檔案收集問題

互聯(lián)網(wǎng)時代下，辦公室軟件是電子政務(wù)的重要載體，而機(jī)關(guān)單位對于辦公室軟件的應(yīng)用并沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，這可能會導(dǎo)致各單位系統(tǒng)之間文檔的制作和傳遞過程中出現(xiàn)障礙，影響文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性及完整性。另外，機(jī)關(guān)內(nèi)檔案管理人員操作水平不等，而大多數(shù)人員文檔操作技術(shù)相對較低，這將導(dǎo)致檔案的制定、草擬、修改以及保存等操作過程中出現(xiàn)錯誤，因此，以上兩種因素將直接影響電子檔案的收集工作。

2.2檔案歸檔問題

檔案管理工作一方面受機(jī)關(guān)單位人員編制的限制，一般很少有機(jī)構(gòu)配備負(fù)責(zé)檔案管理的專員，大多數(shù)辦公人員都是一人多職，身兼數(shù)崗，這對檔案管理工作會產(chǎn)生一定的影響。另一方面，隨著信息時代的多元化發(fā)展，檔案的體現(xiàn)形式、載體以及內(nèi)容等方面均呈現(xiàn)多樣性，這將直接導(dǎo)致檔案傳真、掃描文件以及修改稿件的數(shù)量，增加了歸檔難度。

2.3檔案保存問題

即使是電子檔案也同樣存在紙質(zhì)檔案保存難的問題。這主要是由于在高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代下，軟、硬件更新?lián)Q代頻繁，而機(jī)關(guān)單位大多不能及時進(jìn)行更新處理，使得文檔格式、版本得不到更新，最終影響檔案保存，甚至造成檔案失效。另外，對于電子檔案衍生的掃描件、復(fù)印件等檔案形式的保存也是尤為重要的，這就需要機(jī)關(guān)單位對紙張的質(zhì)量和管理方式進(jìn)行嚴(yán)格把控。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理問題的解決方案

3.1建立機(jī)關(guān)檔案管理制度

建立有效合理的管理制度是機(jī)關(guān)檔案管理工作的重中之重?？紤]到機(jī)關(guān)檔案存在的管理問題，制度的建立主要考慮以下幾點：（1）建立檔案收集制度，對檔案收集人員進(jìn)行約束，提高效率；（2）建立檔案鑒定制度，對所有形式的檔案進(jìn)行鑒定并提高鑒定水平；（3）建立規(guī)范的管理模式，制定系統(tǒng)的現(xiàn)代化檔案管理模式。

3.2開拓領(lǐng)域，創(chuàng)新管理方法

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理，有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，要做到與時俱進(jìn)，才能將互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢最大化的應(yīng)用在檔案管理工作中，這就需要創(chuàng)新檔案管理的手段，如建立檔案文件庫、網(wǎng)絡(luò)云盤等，最終實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化以及自動化[3]。另外，隨著時代的進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域逐漸由機(jī)關(guān)本身而轉(zhuǎn)向社會人群，因此，如何滿足社會各類人群的需求，增強檔案管理質(zhì)量是機(jī)關(guān)管理工作主要發(fā)展方向。

3.3提高檔案管理人員的綜合能力

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案管理工作的因素有很多，如檔案形式、文件格式、軟件操作、電子存儲等，相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要復(fù)雜許多，這就要求相關(guān)管理人員能夠熟練的應(yīng)用辦公室軟件，具有綜合的檔案管理能力。因此，要定期開展互聯(lián)網(wǎng)操作、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)檔案技術(shù)等培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的管理水平，創(chuàng)新管理方式，以便最大化提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁德勝.我國數(shù)字檔案室建設(shè)新思路[J].檔案學(xué)研究2014（01）：12-16.

[2]用數(shù)字化手段助推省直機(jī)關(guān)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展[J].蘭臺世界2014（13）：1+4.

[3]黨麗萍.新時期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與改進(jìn)措施[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：86-87.endprint