工程建設(shè)全過程的檔案管理分析

于偉杰

摘要：目前，工程項目的開發(fā)規(guī)模正在不斷擴大，許多關(guān)于改建、新建、或擴建的工程項目被提上日程，因此就使得在工程監(jiān)理和全過程質(zhì)量監(jiān)控中產(chǎn)生了許多的工程檔案，它是保證工程建設(shè)以及后期管理能夠順利開展的主要因素。筆者根據(jù)多年的管理經(jīng)驗，對工程建設(shè)中檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題及解決辦法進行了分析。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；工程檔案；管理

從搜集資料、記錄歸檔、到最后的資料整理，工程檔案的管理工作一直貫穿著工程建設(shè)的整個過程。工程檔案的管理工作不僅僅只關(guān)系到工程建設(shè)的管理工作，更是滲透到工程建設(shè)中各個工作環(huán)節(jié)中去，是工程質(zhì)量的重要保障。因此，在工程建設(shè)全過程中加強對檔案的管理，對工程建設(shè)的后期工作的開展具有十分重要的意義。

一、檔案管理的意義

工程檔案是在一項建設(shè)項目進行中，所產(chǎn)生的“內(nèi)業(yè)資料”，包含了聲音、圖表、文字等等多種形式的內(nèi)容，需要被長期保存。檔案管理的工作并不僅僅是檔案部門的有工作要求，更是工程自身需要。在一項工程的建設(shè)過程中，許多的建設(shè)工序會被下一道建設(shè)工序所掩蓋，這就是所謂的“隱蔽工程”。在工程竣工后相關(guān)部門進行工程質(zhì)量驗收時，隱蔽工程部分如果存在質(zhì)量問題很難被發(fā)現(xiàn)，因此，就需要在工序完成時借助圖像、錄像、圖紙和現(xiàn)場記錄等方式將隱蔽工程的質(zhì)量情況反映出來，這些資料最終都會被收集到工程檔案中，并確保其資料的真實性和可靠性。另外，在工程檔案中，工程具體實施出現(xiàn)的問題及解廖情況等，也應(yīng)該被真實的記錄在冊，使工程檔案更具有使用價值。一份完整、系統(tǒng)的工程檔案，對其他的工程建設(shè)的施工過程及質(zhì)量結(jié)果都具有一定的參考價值。

二、檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

工程檔案的管理，即對工程項目在施工中所產(chǎn)生的內(nèi)業(yè)資料進行編制、整理和保存。由于工程施工時間較長，因此檔案形成的量相對也就比較多一些。一項規(guī)模較大的工程建設(shè)中，受其分項部分多及施工人員流動性大等特點的影響，就導(dǎo)致在檔案管理工作中容易出現(xiàn)各種問題：

（一）資料內(nèi)容

資料內(nèi)容方面存在的問題就是資料的準確性得不到保證，部分內(nèi)容失真，但是，在一項工程建設(shè)中，檔案資料的內(nèi)容需要真實的反應(yīng)出工程建設(shè)的質(zhì)量等情況。比如，在具體檔案資料內(nèi)容的填寫上，一些企業(yè)通常都是隨意的提上一個數(shù)值，這很難表示工程的具體情況。另外，工程檔案的資料中不能存在“可能”、“大概”、“差不多”這樣的模糊性詞語，不但使檔案資料變得毫無價值，更是使人覺得工程的質(zhì)量毫無保障。因此，在工程資料的搜集及整理過程中，檔案管理部分應(yīng)該做到井然有序、求真務(wù)實，仔細落實材料中的內(nèi)容，保證檔案資料的準確性，按照規(guī)定好的施工程序，對檔案資料進行編制。

同時，在檔案資料內(nèi)容的搜集中，還應(yīng)該特別注意資料內(nèi)容的時效性，保證資料搜集的及時。在進行項目施工中，開工報告、進場合同、施工記錄、對照標準以及變更手續(xù)資料等，都應(yīng)該及時的收集并進行管理，以保證檔案資料的時效性。

（二）管理機制

檔案管理中，在管理機制方面出現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在以下幾點：

1、責(zé)任制度。責(zé)任制度沒有得到切實的落實，開發(fā)企業(yè)和項目部門考慮到工程的預(yù)算經(jīng)濟情況，并沒有為檔案管理這項工作設(shè)置專門的人員來進行管理，因此就導(dǎo)致檔案管理的責(zé)任制度得不到落實，在資料的收集和處理上有許多疏忽，甚至在工程竣工后才進行相關(guān)檔案資料的移交。由于制度的不完善，沒有配備專業(yè)的人員進行管理，導(dǎo)致資料的準確性和時效性都得不到保障，責(zé)任情況不明，因此就容易導(dǎo)致在工程施工中出現(xiàn)各種問題。所以，為了保證項目工程的質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理事業(yè)重視起來，進行專業(yè)的人員配置，建立起完整的檔案管理機制，完善責(zé)任制度，及時地完成項目工程在施工中各項工作的資料收集，并對收集來的資料進行系統(tǒng)的整理，從而確保工程的進度和其竣工質(zhì)量。

2、業(yè)務(wù)能力。一些項目工程的建設(shè)中，雖然具備完善的管理機制，但是，檔案管理工作人員的配置卻顯得十分隨意。員工對業(yè)務(wù)知識并不熟悉，工作能力達不到要求，對檔案資料的收集以及整理沒有概念，因此經(jīng)常導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的不完整和延遲。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強對員工業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，通過對員工進行集體培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，做到檔案資料的及時收集和整理，以確保工程的后續(xù)工作得以有序的開展。

3、思想散漫。員工業(yè)務(wù)能力差的一部分原因，是由于員工思想散漫，工作態(tài)度不認真，沒有對認識到檔案管理工作對于工程建設(shè)全過程所具有的重要意義，所以導(dǎo)致工作效率低，拖延了檔案資料的收集和整理進度，甚至最終耽誤整個工程建設(shè)的進度。針對這一問題，有關(guān)部門應(yīng)該設(shè)置一些能夠激勵員工的制度，例如，設(shè)立獎懲制度。在檔案管理的工作中，注重員工的業(yè)務(wù)能力，根據(jù)員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)，給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵；另外，進行責(zé)任落實，一旦檔案資料管理出現(xiàn)問題，將責(zé)任落實到個人，對個人采取一定的懲罰措施。員工只有在思想上做出改變，才能以更好的精神狀態(tài)進行檔案管理的工作。

（三）監(jiān)管力度

在檔案管理的過程中，有關(guān)部門還需注意加大對其的檢查及管理的力度，安排相關(guān)責(zé)任人對檔案管理方面的工作進行不定期的抽查，以防止有人為了應(yīng)付檢查而做的表面功夫，對檔案管理工作中的項目進度情況和檔案資料的收集整理情況進行比對，以提高檔案管理工作的工作質(zhì)量。

例如，加大對財政方面的檔案資料審查力度。在一些工程施工過程中，有相關(guān)人員在材料的購買上“吃回扣”，從而在材料上以次充好，以至于項目工程達不到預(yù)期的質(zhì)量要求，嚴重危害到了人民群眾的生命安全。對此，檔案管理部門應(yīng)該將資料內(nèi)容落實到工程的每一個細節(jié)中去，對材料的購買、使用、及補充上都有真實且明確的掌握，從檔案管理著手，嚴格把關(guān)整個工程建設(shè)的質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，在工程建設(shè)全過程中，工程檔案的管理是其中一項重要內(nèi)容。在工程建設(shè)中應(yīng)該時刻注意各個環(huán)節(jié)中檔案資料的收集和整理，努力克服檔案管理中遇到的困難，只有保證工程檔案工作的順利進行，才能保證工程建設(shè)工作的順利開展。endprint