會計檔案管理中存在的問題與思考

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，檔案管理學也得到了不斷發(fā)展，會計檔案是檔案的重要組成部分，它記錄和反映了單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，是企業(yè)和單位的重要歷史憑證。本文筆者針對會計檔案管理中存在的問題，提出了幾點策略，并作了簡要分析。

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；問題；策略

目前，伴隨著我國社會主義經(jīng)濟事業(yè)的迅速發(fā)展，會計檔案學研究逐漸走向成熟，其專業(yè)性和獨特性作為專門檔案受普遍受到人們的重視，同時也對研究進行了不斷深入，由于會計檔案管理水平直接影響檔案質(zhì)量和企業(yè)的財務(wù)核算情況，甚至企業(yè)的重要決策也受到會計檔案的影響。因此，如何加強會計檔案管理是非常重要的。

1 當前會計檔案管理中存在的主要問題。

1.管理制度不完善，管理模式落后，缺乏對檔案管理的認識度。

當前，在大部分會計管理工作中，工作人員對檔案管理的認識不到位，在會計管理工作中，對檔案管理漠不關(guān)心，在財務(wù)工作中把整理文件材料和歸檔看成是一件很費力的事情，在平時的工作中只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，錯識的思想嚴重阻礙了會計管理工作的發(fā)展。另外，管理制度也不夠健全，目前，有些財務(wù)部門，領(lǐng)導只注重資金的管理工作，對于檔案管理的工作相對比較缺乏，缺乏健全的會計檔案管理制度，這直接影響了了會計檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。再加上，檔案管理模式落后，在日常的管理中，主要是采用人工進行會計檔案資料的查閱和保存等，會計檔案的保存都是文件資料存放在資料室內(nèi)，導致會計信息不能快帶整合和查閱，這咱落后的管理方式，直接影響了會計檔案的管理工作的進程。

2.對會計檔案資源利用缺乏認識。

大部分單位和企業(yè)對會計檔案資源的利用缺乏客觀的認識。這種片面的認識導致了會計檔案資源利用的不充分，會計管理部門都限于傳統(tǒng)的思維中，對現(xiàn)代化的財務(wù)運作沒有完全接受，導致了一些會計數(shù)據(jù)、檔案資料沒能及時歸檔，最后，導致會計檔案資源流失。

3.會計檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高。

員工整體素質(zhì)的高低影響著企業(yè)的未來發(fā)展。通過對相關(guān)企業(yè)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在會計檔案管理工作中，一些部門在對其進行培訓和教育學習后，覺得自己業(yè)務(wù)水平低，不能勝任這項工作。有些部門的財務(wù)管理人員，根本就不是會計專業(yè)人員，他們對于會計檔案的管理工作并沒有作過研究，他們認為財務(wù)部門的會計檔案同其他檔案一同管理，認識不到會計管理工作的專業(yè)性。另外，會計管理人員的職業(yè)道德還存在一些問題。在目前的會計工作中，有些會計管理人員不堅持準則，偽造、篡改、變換記錄憑證的事情還會有所發(fā)生，這種違法亂紀的行為給企業(yè)和社會帶來很大的負面影響。

2 針對上述會計檔案管理中存在的問題，筆者提出了以下幾點策略

1.進一步完善會計檔案的管理制度。

首先，進一步提高會計檔案管理人員的管理意識。會計檔案的管理人員要不斷提高自己對法律認識的高度，讓企業(yè)會計管理法制化，認識到會計工作的重要性，統(tǒng)計思想，加強領(lǐng)導，不斷提高會計的檔案意識。其次，進一步完善會計檔案的管理制度。在企業(yè)的日常工作會議中，一定要把會計檔案作為一項重要議題，并對其做階段性的開展計劃，并明確和制定工作目標，劃分責任，把會計工作做好。另外，企業(yè)還要定期對會計檔案管理工作進行檢查，并對做的好工作人員給予表揚，有效提高檔案工作人員的積極性，對做的不好的地方要對其進行及時改正，確保會計檔案更加規(guī)范化。最后，進一步實現(xiàn)會計檔案管理數(shù)字化。一是，有效采用計算機的識別和處理技術(shù)，將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字，將這些資料輸入系統(tǒng)中，形成結(jié)構(gòu)有序的信息資源庫。二是，建立會計檔案信息數(shù)據(jù)庫，把各種網(wǎng)絡(luò)作為信息的傳播通道，進一步實現(xiàn)各種會計信息在內(nèi)外部之間相互傳遞。將會計檔案信息放到資源共享平臺，實現(xiàn)了遠程服務(wù)，并加快了信息交流，同時提高了信息的利用效率。

2.充分利用會計檔案資源，實現(xiàn)社會責任和社會價值。

首先，進一步改變管理人員的服務(wù)理念，注重以人為本。伴隨著我國民主法治的不斷深入，企業(yè)的發(fā)展更加注重以人為本，作為會計管理部門在注重企業(yè)集團的同時，更加把重點放在了對群眾服務(wù)上，為群眾建設(shè)了會計檔案利用體系。特別是對于涉及個人利益的資料，更加為本人考慮。另外，要進一步更新服務(wù)方法并采取多種服務(wù)形式。在檔案管理工作中，工作人員在不斷豐富工作內(nèi)容和提高服務(wù)水平的同時，還要進一步實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，更好的為企業(yè)和員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，改變傳統(tǒng)的管理方式。隨著信息時代發(fā)展，會計檔案信息資源的服務(wù)形式也得到了變化，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息的服務(wù)方式，為企業(yè)的管理帶來的極大的方便，也成了現(xiàn)代會計服務(wù)方式的主流，為會計檔案的利用帶來的高交和便捷的服務(wù)。

3.進一步提高會計檔案管理人員的整體素質(zhì)。

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，我國的企業(yè)資金來源更加多元化，對于資金的用途也變得多種多樣，因此，為了緊跟時代的步伐，就要不斷提升自己的個人能力，不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)理論知識學習和實踐訓練。在會計檔案管理中，工作人員必須熟悉掌握會計檔案的每一個管理環(huán)節(jié)，以此達到實踐操作的融合和貫通，定期對會計人員進行培訓，讓會計檔案管理更加規(guī)范化和專業(yè)化。另外，還要進一步規(guī)范會計檔案管理人員的職業(yè)道德，有效提高會計檔案管理人員的認識，保證檔案管理工作的質(zhì)量。進一步增強會計檔案管理人員的法律意識和培養(yǎng)管理人員的責任感，從面讓管理人員認識到會計工作的嚴肅性和必要性。

3 結(jié)語

綜上所述，會計檔案在檔案管理中是非常重要的，它是一項綜合性強、涉及范圍比較廣的學科。因此，我們?nèi)绻浞职l(fā)展會計檔案管理事業(yè)，不僅要改變自身存在的問題，還要進一步加強和各行業(yè)之間的交流和學習，努力把新理論和新技術(shù)引進來，不斷提高會計檔案的管理水平。

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作者簡介

范杰（1970-），男，四川省成都市新都區(qū)，四川省疾病預防控制中心，本科，助理會計師，研究方向：會計檔案管理。endprint