文/馬亞妮
加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理的幾點思考
文/馬亞妮
環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構在活動中直接形成的記錄,對治理社會環(huán)境污染、改善人類居住環(huán)境有重要作用。但是目前環(huán)境監(jiān)測檔案管理還面臨一些問題,需要我們提升業(yè)務素質(zhì),加強電子檔案管理,提高技術水平等,以期環(huán)境監(jiān)測檔案發(fā)揮更大的價值。
環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構在活動中直接形成的記錄,是環(huán)境保護檔案管理工作中一個重要組成部分。強化環(huán)境監(jiān)測檔案管理,提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力,對于更好地發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案的價值有著十分重要的意義。
環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護立法、規(guī)劃以及決策的依據(jù)。雖然我國環(huán)境監(jiān)測工作起步較晚,但是近年來政府、企事業(yè)以及個人對環(huán)境監(jiān)測重要性的認識不斷增加,因此環(huán)境監(jiān)測檔案管理呈現(xiàn)出快速發(fā)展的勢頭,發(fā)生了一系列變化。
隨著社會經(jīng)濟發(fā)展、人們生活水平提升以及環(huán)保意識的不斷增強,環(huán)境監(jiān)測檔案的需求也逐步提高,環(huán)境監(jiān)測檔案管理部門不再是簡單地提供幾個數(shù)據(jù)或者幾張圖紙,而是要打破時間、地域的限制,能夠系統(tǒng)地、完整地保存環(huán)境監(jiān)測檔案信息,并且及時、準確地向第三方提供所需的檔案信息。既可以滿足相關機構、企業(yè)的使用,也能夠滿足政府的規(guī)劃和決策,進一步體現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的實用價值。
隨著信息技術的不斷發(fā)展,環(huán)保單位可以在局域網(wǎng)中完成內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)等工作過程,對于大氣、水源的網(wǎng)絡在線監(jiān)測技術也已成熟使用,獲取的大量原始數(shù)據(jù)直接從網(wǎng)絡上完成傳遞后并進行歸檔,電子檔案數(shù)量越來越多,一定程度上解決了紙質(zhì)文件占用庫房空間大、不具備遠程調(diào)閱功能的難題,檔案部門要與時俱進,加強電子環(huán)境監(jiān)測檔案的管理。
隨著環(huán)境監(jiān)測工作的深入開展,傳統(tǒng)的檔案管理已難以適應形勢發(fā)展的需求,因此對環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力提出更高的要求。但是,多數(shù)環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員學歷不高,也不是檔案管理專業(yè)畢業(yè),具有檔案專業(yè)技術職稱的人數(shù)占比較低,也很少接受專業(yè)的檔案管理培訓。再者,環(huán)境監(jiān)測檔案工作中系統(tǒng)掌握檔案管理以及信息技術的復合型人才匱乏,整體來看人員的業(yè)務技能和綜合素質(zhì)不高,無法實現(xiàn)標準化、精益化的檔案管理,更談不上對環(huán)境監(jiān)測檔案的開發(fā)和利用。
電子檔案跟紙質(zhì)檔案在保管方式上有所不同,其原始文檔容易遭到刪除、篡改和泄露等,進而影響檔案信息的準確性和真實性,甚至會發(fā)生由于重要信息數(shù)據(jù)丟失而引發(fā)的重大社會事件,因此,電子化檔案管理的安全問題不容小視。但是目前環(huán)境監(jiān)測單位的檔案管理人員年齡偏大,思想觀念落后,對檔案管理工作的電子化缺乏足夠認識,沒有有效應用電子化檔案管理系統(tǒng),也認識不到電子檔案的重要性。更由于缺乏兼?zhèn)錂n案、環(huán)境監(jiān)測和信息技術知識的綜合性人才,電子化的檔案管理處于滯后狀態(tài)。
一是檔案管理人員要切實提高思想認識,有愛崗敬業(yè)、盡職盡責的工作精神,自覺養(yǎng)成良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。二是相關部門要優(yōu)先選用專業(yè)的人員從事檔案管理工作,通過集中培訓或在職深造、交流學習等各種形式提升現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務水平,讓所有人員都能夠熟練掌握環(huán)境監(jiān)測專業(yè)知識和檔案管理中的實際操作技能。三是加強檔案管理人員的崗位技能考核,建立常態(tài)化的獎勵機制,激發(fā)員工工作活力,全面提升環(huán)境監(jiān)測檔案專業(yè)的人才當量,努力打造能力強、業(yè)務精、素質(zhì)高的檔案專業(yè)隊伍,以適應環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的快速發(fā)展。四是緊跟時代的步伐,環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員要主動進行計算機、通信網(wǎng)絡以及相關知識的學習,充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡的優(yōu)勢,進一步提升檔案管理效率。
環(huán)境監(jiān)測檔案主要有數(shù)據(jù)量大、覆蓋面廣、數(shù)據(jù)聯(lián)系緊密等特征,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已難以充分滿足工作需求,采用計算機對檔案進行管理的新技術應運而生,它能夠打破檔案管理時間和地域的限制,進一步實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的更大范圍的合理利用,從而達到檔案資源的合理配置。同時,它可以將檔案協(xié)同辦公、在線監(jiān)測和檔案管理有機結合在一起,將檔案管理提前介入業(yè)務流程,真正做到檔案為業(yè)務服務。既可以提高環(huán)境監(jiān)測檔案資料查閱速度,又可以利用計算機儲存容量大、運算速度快和邏輯判別精準的特點,根據(jù)不同需求對現(xiàn)存檔案從各個方面、角度進行綜合分析,使環(huán)境監(jiān)測檔案信息的提取、利用更加便捷。
首先檔案部門應組織檔案管理人員以及網(wǎng)絡技術人員,定期對電子檔案的軟硬件進行安全性檢查以及必要的維護,包括電子文件的完整性、可讀性,系統(tǒng)是否存在漏洞或感染病毒等,及時發(fā)現(xiàn)并消除存在的安全隱患,確保電子檔案保存的真實有效。其次應用一些先進的安全技術措施,例如簽署技術、防火墻、身份驗證、防寫措施等,有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害,確保電子文件檔案的安全性和完整性。再次做好電子文件檔案載體的物理保護,要合理控制檔案室內(nèi)溫濕度,做好八防工作。
總之,環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構在活動中直接形成的記錄,能夠為社會環(huán)境污染治理、改善人類居住環(huán)境提供重要依據(jù)。檔案管理人員應增強服務意識和大局意識,全面提高自身業(yè)務能力,確保檔案信息的完整性、準確性。進一步做好檔案管理工作,能夠充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在我國環(huán)保管理和經(jīng)濟建設中的作用。
(作者單位:榆林市環(huán)境監(jiān)測總站)