文/湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所 唐曉波 王銳

淺談如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化

文/湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所 唐曉波 王銳

本文圍繞如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，分別從概念、優(yōu)勢(shì)和舉措三方面進(jìn)行全方位的闡述和解析，希望可以給我國眾多處于瓶頸期的企業(yè)和公司后期的發(fā)展提供具有一定方向性的意見和建議。

辦公室；行政管理工作；精細(xì)化；創(chuàng)新舉措

眾所周知，細(xì)節(jié)決定成敗。這句話恰如其分地指出了精細(xì)化管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義和深遠(yuǎn)影響。隨著改革開放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度繁榮的背后，不可避免地因?yàn)榻?jīng)濟(jì)成分的多元化和多層次表現(xiàn)而具有復(fù)雜性，這促使現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)企業(yè)去積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)粗放型的發(fā)展模式和競(jìng)爭(zhēng)觀，并應(yīng)該日趨意識(shí)到細(xì)節(jié)競(jìng)爭(zhēng)的重要性。所謂的細(xì)節(jié)競(jìng)爭(zhēng)，就是廣義上的精細(xì)化管理，如何在辦公室行政管理工作中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，這主要體現(xiàn)在思想層面、制度層面和文化層面。

一、企業(yè)行政管理工作精細(xì)化的概念

如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，首先需要明確認(rèn)識(shí)何為精細(xì)化。精細(xì)化，顧名思義，就是以精確組織方式、細(xì)致的服務(wù)手段、深入的管理模式和規(guī)范科學(xué)的評(píng)價(jià)體系為主要構(gòu)成部分的一種新型企業(yè)管理形式。深入淺出地說，精細(xì)化管理，就是意在強(qiáng)調(diào)細(xì)致的計(jì)劃、規(guī)范的組織、深入的領(lǐng)導(dǎo)和精確的控制力，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)涵的必經(jīng)之路。

二、辦公室行政管理部門精細(xì)化的必要性

黨的十八大系列講話精神，已經(jīng)明確指出堅(jiān)持以人為本、樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展觀的緊迫性、必需性和創(chuàng)新性。而作為實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，如何在最短時(shí)間內(nèi)改變我國傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展“計(jì)劃”的沉珂頑疾，加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長方式顯得尤為重要。這就要求企業(yè)走低投入、低消耗、低排放、高效益的“三低一高”的發(fā)展道路。而現(xiàn)代企業(yè)之中，專業(yè)崗位的層層疊加和細(xì)致分類，以及復(fù)合型人才數(shù)量與日俱增，迫切要求實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，從而高度整合社會(huì)有效資源，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)最優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)最大化執(zhí)行效率。

（一）個(gè)人發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，同樣有助于提升員工的自身修養(yǎng)和品格發(fā)展，時(shí)代在發(fā)展，而優(yōu)勝劣汰的生存規(guī)則適用于職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，員工只有不斷為企業(yè)帶來可觀的效益，才會(huì)為企業(yè)所需和時(shí)代所需。

（二）企業(yè)發(fā)展需要。企業(yè)行政管理是企業(yè)發(fā)展的根基，這類似于上層建筑和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)之間的關(guān)系，是一種依存度較高的唇齒關(guān)系。而企業(yè)行政管理所具有的繁瑣性、參謀性、服務(wù)性、綜合性、突發(fā)性意味著其需要做大量的基礎(chǔ)性工作來為領(lǐng)導(dǎo)的決策做必要鋪墊。因而，提升企業(yè)行政管理工作的精細(xì)度有助于幫助企業(yè)真正做到有的放矢和急緩有序。

（三）社會(huì)發(fā)展需要?；诋?dāng)前國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展勢(shì)頭來看，其主要呈現(xiàn)的是一種較為消極的抱團(tuán)趨勢(shì)，以抵抗市場(chǎng)所帶來的不定性風(fēng)險(xiǎn)，所以，各種潛在的管理問題也得到暴露并日益凸顯，經(jīng)濟(jì)全球化的大背景和大趨勢(shì)之下，長期滯后薄弱的管理基礎(chǔ)已經(jīng)疲于應(yīng)付，粗放型發(fā)展的企業(yè)管理模式也因?yàn)楹汀熬媲缶睍r(shí)代要求背道而馳而陷入畫地為牢的尷尬窘境之中，因此，企業(yè)應(yīng)該逐漸向國際大企業(yè)看齊和靠攏，取人之長，補(bǔ)己之短，逐步實(shí)現(xiàn)向集中化和精細(xì)化企業(yè)管理模式的平穩(wěn)過渡。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的系列舉措

如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，不能僅僅只是一味地紙上談兵，而是應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)和固有的工作模式和工作理念。為此，企業(yè)只有不斷地創(chuàng)新工作制度、企業(yè)規(guī)范和重視企業(yè)文化建設(shè)，才能在提高管理人員的自身素質(zhì)和管理水平之余，最大程度上實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。

（一）完善企業(yè)員工的思想認(rèn)識(shí)。管理要出成果，思想必須統(tǒng)一。必須貫徹這樣的理念：精細(xì)化管理是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的智慧結(jié)晶，必須樹立這樣的觀念：精細(xì)化管理不會(huì)一蹴而就，它是一個(gè)過程管理理念，在大家的共同努力下，它會(huì)持續(xù)改進(jìn)、完善以及長期發(fā)展。精細(xì)化管理理念只有得到從領(lǐng)導(dǎo)到員工的各級(jí)層面上的理解和認(rèn)同，才能最大限度地發(fā)揮作用，提高員工的積極性和創(chuàng)造性，也只有這樣，精細(xì)化管理的理念、目標(biāo)和制度才能得到真正的貫徹落實(shí)。因此，統(tǒng)一企業(yè)人員思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的第一任務(wù)。

1.樹立良好的工作態(tài)度。管理者和員工分別是企業(yè)行政管理工作的主要施體和受體。所以，作為常常處于企業(yè)管理工作之中被動(dòng)位置的企業(yè)員工，應(yīng)該樹立良好的工作態(tài)度，以提升其自身的理解力和行動(dòng)力，從而更加貼合企業(yè)精細(xì)化管理的要求。在企業(yè)行政管理工作的精細(xì)化過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的一言堂模式和家長制的行為作風(fēng)，這樣才能為員工的人性化發(fā)展和發(fā)揮員工的潛能留有一定的空間，充分給予他們一定的話語權(quán)和適當(dāng)?shù)陌l(fā)聲機(jī)會(huì)。企業(yè)只有不斷發(fā)掘、吸收并培養(yǎng)高素質(zhì)的行政管理人才，才能維護(hù)自身的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。

2.培養(yǎng)員工高效意識(shí)。員工在工作之際，更多的是重視工作結(jié)果，而忽視對(duì)于工作過程的享受和創(chuàng)新，因此，他們普遍不講求更為高效的工作方法。但是，這一思想誤區(qū)，會(huì)嚴(yán)重妨礙員工的想象力和創(chuàng)造力的流出。因而，培養(yǎng)員工的效率意識(shí)也是較為重要的。

3.培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣。精細(xì)化管理為的是創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)管理者可以從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，有針對(duì)性地進(jìn)行一些人才引入和人才輸出交流，為的是培養(yǎng)員工更為良好的工作習(xí)慣。因?yàn)椋?xì)節(jié)決定成敗，而習(xí)慣造就未來。

（二）完善企業(yè)行政管理制度建設(shè)。如果說思想層面的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化的必要和首要前提，那么制度建設(shè)則是必經(jīng)之路。切實(shí)落實(shí)精細(xì)化管理，需要依賴于相應(yīng)配套的制度，如企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)需要細(xì)化，目標(biāo)市場(chǎng)需要細(xì)分，這樣才能促使崗位職能標(biāo)準(zhǔn)化，降低企業(yè)不必要的經(jīng)營成本，提升企業(yè)收益。而為了更好更快地完善行政管理制度的建設(shè)，需要以節(jié)點(diǎn)控制和流程控制為抓手，這樣才能使得企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、物流管理、客戶管理、人力資源、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)銜接得更為自然巧妙、環(huán)環(huán)相扣，才能制定標(biāo)準(zhǔn)工作程序。在一些特殊情況之下，企業(yè)也可以依托既有的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和強(qiáng)大的信息技術(shù)，輔之以必要的企業(yè)資源管理軟件進(jìn)行管理，既可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位權(quán)責(zé)分明和接口清晰，相互配合又相互制約，又可以節(jié)省人力、時(shí)間、物力和財(cái)力的支出，真正有效地保證精細(xì)化管理落到實(shí)處。

（三）完善行政管理的評(píng)價(jià)體系建設(shè)。企業(yè)行政管理工作內(nèi)容主要分為上情下達(dá)和下情上達(dá)。因此，在這一過程之中，效果的反饋才是關(guān)鍵。為了避免甚至是杜絕精細(xì)化行政管理工作的計(jì)劃情況和實(shí)際情況有較大的出入，需要依靠明晰的、成系統(tǒng)性的管理考核機(jī)制去保障，如采用周期考核的方式，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣制度等，以此在最大程度上調(diào)動(dòng)企業(yè)員工工作的積極性和主動(dòng)性，最終提升企業(yè)整體的權(quán)威形象和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，需要注意的是，精細(xì)化管理工作需要常抓不懈，才能使得管理落實(shí)有成效。因此，也可以因地制宜和因時(shí)制宜地實(shí)行培訓(xùn)提升機(jī)制，以考核結(jié)果帶動(dòng)人員升降，以考促管，從而讓企業(yè)更多的優(yōu)秀人才在更大的平臺(tái)上發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化是一種順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企業(yè)行政管理水平的有效途徑之一。作為一種新型管理模式，它適應(yīng)于社會(huì)文明程度較高的國家，可以在社會(huì)分工越來越細(xì)化、崗位越來越專業(yè)化的情況之下，帶來良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，最大程度匹配現(xiàn)代企業(yè)組織模式，使其不斷因?yàn)樽⑷霑r(shí)代活力而變得生機(jī)勃勃，具有一定的生長空間和彈性。但是，行政管理工作本身具有一定的權(quán)威性，所以容易使得員工產(chǎn)生畏難情緒和叛逆情緒，在進(jìn)行管理工作方式方法的改進(jìn)和完善之際，應(yīng)該盡量消解這一種強(qiáng)勢(shì)和定勢(shì)。