文/山東科技大學(xué)文法學(xué)院 孫英馨

論秘書的工作意識(shí)

文/山東科技大學(xué)文法學(xué)院 孫英馨

意識(shí)決定行為，因此，職業(yè)意識(shí)決定職業(yè)行為。一個(gè)職業(yè)人在其職業(yè)活動(dòng)中如果缺乏該職業(yè)所特有的職業(yè)意識(shí)，就會(huì)誤入歧途，不能很好地完成相應(yīng)的職業(yè)活動(dòng)。秘書工作所特有的工作意識(shí)包括配角意識(shí)、參謀意識(shí)、勸諫意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、公關(guān)意識(shí)、信息意識(shí)、保密意識(shí)、政策法規(guī)意識(shí)、形象意識(shí)、群眾意識(shí)等。

秘書；工作意識(shí)

職業(yè)意識(shí)是人們對(duì)職業(yè)勞動(dòng)的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)、情感和態(tài)度等心理成分的綜合反映，是支配和調(diào)控全部職業(yè)行為和職業(yè)活動(dòng)的調(diào)節(jié)器。意識(shí)決定行為，職業(yè)意識(shí)決定職業(yè)行為。一個(gè)職業(yè)人在其職業(yè)活動(dòng)中如果缺乏該職業(yè)所特有的職業(yè)意識(shí)，就會(huì)誤入歧途，不能很好地完成相應(yīng)的職業(yè)活動(dòng)。秘書工作也是如此。那么，秘書在秘書工作中應(yīng)該樹立怎樣的職業(yè)意識(shí)呢？

一、配角意識(shí)

秘書工作的本質(zhì)屬性是輔助性，這是其與生俱來的屬性。秘書在社會(huì)組織中不是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者，因此，秘書沒有決策權(quán)，而僅僅是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手。因此，秘書應(yīng)在工作中首先明確自我定位，端正自我認(rèn)知，牢固樹立“配角”意識(shí)、“綠葉”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到秘書工作就是“為他人作嫁衣裳”。因此，秘書在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，主要提供相關(guān)決策信息，出謀劃策，提出合理的意見或建議以供領(lǐng)導(dǎo)參考。決策形成之后，秘書必須要認(rèn)真執(zhí)行并堅(jiān)決維護(hù)，在執(zhí)行過程中不得自行其是，擅自更改。秘書遇事要多請(qǐng)示、多匯報(bào)，絕不可自作主張、自以為是，要做到不越職、不越權(quán)、不越位。要杜絕在秘書工作中，以“二首長”自居，發(fā)號(hào)施令的行為。

二、參謀意識(shí)

現(xiàn)代秘書要求秘書做領(lǐng)導(dǎo)的參謀智囊，秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”也強(qiáng)調(diào)“從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策”，因此，現(xiàn)代秘書必須樹立參謀意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

參謀就是為追求一定目標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)者或決策者爭(zhēng)取最佳目標(biāo)效果而提供情報(bào)、信息、建議、方案的一種職能行為和智能活動(dòng)，因此，秘書在工作中，大到?jīng)Q策，小到一般事務(wù)，凡是為了達(dá)到最佳的目標(biāo)效果，秘書都可以為領(lǐng)導(dǎo)提意見或建議。

比如輔佐決策中的參謀咨詢。決策前，為領(lǐng)導(dǎo)的決策目標(biāo)提供決策依據(jù)、決策信息供領(lǐng)導(dǎo)參考；決策中，從擬定備選方案到分析評(píng)估到方案優(yōu)選，秘書在每一步驟都可以提出自己的參考意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)拍板定案時(shí)參考；決策后，在提供回饋信息的同時(shí)，還應(yīng)適時(shí)提供推動(dòng)決策實(shí)施、防止和糾正決策失誤的意見和建議。對(duì)于決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新情況、新問題要進(jìn)行綜合分析，找出原因，提出解決辦法。

再比如文書工作中的參謀咨詢。秘書人員在接受撰文意圖后，有時(shí)需要通過撰寫活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行深化加工，或作進(jìn)一步的分析、綜合、調(diào)整、取舍，或拾遺補(bǔ)闕，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖中某些欠周密、欠妥當(dāng)?shù)牡胤浇o予彌補(bǔ)修正。這是秘書文書工作參謀功能的體現(xiàn)。

三、勸諫意識(shí)

金無足赤，人無完人。領(lǐng)導(dǎo)者在工作中也會(huì)有疏漏、失誤，甚至是錯(cuò)誤。這就要求秘書做領(lǐng)導(dǎo)的諍友，為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)缺，提醒勸諫。秘書應(yīng)及時(shí)指出領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和問題，防止錯(cuò)誤的進(jìn)一步危害和問題的擴(kuò)大化。秘書對(duì)原則問題應(yīng)絕不妥協(xié)。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的違法違紀(jì)行為，決不可姑息縱容，更不應(yīng)該同流合污，助紂為虐，使黨和人民的利益進(jìn)一步受到損害。這是對(duì)秘書工作意識(shí)的更高層次要求。

秘書要不斷學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)能力才能發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足而進(jìn)行勸諫。秘書人員要站在領(lǐng)導(dǎo)的思維高度，有全局意識(shí)、大局意識(shí)和前瞻性，又要扎根群眾，傾聽民意，要綜合上下兩方面工作中的實(shí)際情況，才能做出正確恰當(dāng)?shù)呐袛啵@是勸諫的前提。

秘書要講究勸諫藝術(shù)。勸諫也是一門藝術(shù)，秘書應(yīng)適時(shí)、適地、適機(jī)、適人地進(jìn)行勸諫，才能達(dá)到更好的效果。勸諫應(yīng)當(dāng)選擇合適的時(shí)間、場(chǎng)合，要通過正當(dāng)?shù)那?，有理有?jù)地委婉合理表達(dá)，不能在公開場(chǎng)合讓領(lǐng)導(dǎo)難堪，要照顧領(lǐng)導(dǎo)的自尊心，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)在下屬面前的權(quán)威。勸諫應(yīng)當(dāng)抓住時(shí)機(jī)，如在某些決策只是初步設(shè)想，還未付諸行動(dòng)、正式執(zhí)行階段，勸諫的效果最好。勸諫應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行事風(fēng)格、思維個(gè)性充分了解的基礎(chǔ)上，對(duì)癥下藥，因人而異，此之謂“適人”。

四、服務(wù)意識(shí)

秘書職業(yè)在國外屬于一般事務(wù)管理、服務(wù)這一職業(yè)大類。從秘書工作性質(zhì)上，服務(wù)性是秘書工作的典型屬性之一。因此，秘書要樹立牢固的服務(wù)意識(shí)，具體講就是“三服務(wù)”意識(shí)?！叭?wù)”從基層來講，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為職能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)。秘書工作的服務(wù)性是綜合性、全面性的服務(wù)，既為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為職能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，更是為人民群眾服務(wù)的。秘書的服務(wù)意識(shí)貫穿在秘書的一切工作之中，小到端茶倒水、接打電話、跑腿辦事、打印文件等瑣碎工作，大到接待來賓、會(huì)議組織、決策服務(wù)等。秘書應(yīng)充分認(rèn)識(shí)和理解秘書服務(wù)工作的價(jià)值，并對(duì)服務(wù)工作投入全部熱情和精力，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地做好每一項(xiàng)看似微不足道的工作。

秘書的服務(wù)意識(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)一下主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。秘書活動(dòng)包含主動(dòng)性與被動(dòng)性這一對(duì)基本矛盾范疇。秘書工作受制于客體及其指向而具有鮮明的被動(dòng)性，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干。但是，秘書工作也有主動(dòng)性的廣闊空間。比如主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和職能部門提供有價(jià)值的信息，主動(dòng)地參謀咨詢，主動(dòng)勸諫，主動(dòng)提供決策目標(biāo)，主動(dòng)反映工作中出現(xiàn)的各種問題、苗頭等等?？傊貢瘛八膫€(gè)轉(zhuǎn)變”中提到的“從被動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)”，創(chuàng)造性、預(yù)見性地開展工作，充分體現(xiàn)秘書工作的自覺性和責(zé)任感。

五、公關(guān)意識(shí)

公關(guān)是以公眾利益為出發(fā)點(diǎn)，以互利共贏為目的的一種傳播溝通、塑造形象、協(xié)調(diào)利益的科學(xué)管理思想。秘書作為上下左右內(nèi)外聯(lián)系的“橋梁”、接待來信來訪的“窗口”、危機(jī)事件的“一線救火員”，必須掌握現(xiàn)代化的管理理念，具有敏感的公關(guān)意識(shí)。這就要求秘書人員要善于處理各種復(fù)雜關(guān)系，善于處理各種突如其來的緊急情況、特殊意外情況，化解危機(jī)。公關(guān)意識(shí)中很重要的方面是對(duì)危急事件的處理，秘書人員應(yīng)該果斷對(duì)形勢(shì)作出正確合理判斷，盡快將負(fù)面事件的影響控制在一定范圍內(nèi)，最大限度保障公眾利益，將本單位的損失降到最低。

現(xiàn)代秘書應(yīng)有意識(shí)地密切和融洽與股東、職工、顧客、社區(qū)公眾、新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和公司的良好形象，提高和擴(kuò)大單位與公司的知名度和美譽(yù)度。

六、信息意識(shí)

信息工作是秘書工作的重要組成部分，信息工作幾乎又是秘書各項(xiàng)工作開展的前提，如信訪、調(diào)研、文書擬寫、策劃宣傳、輔佐決策等?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代是“信息爆炸”的時(shí)代，信息和信息獲取渠道都更加多元，這極大便利了秘書的工作。但同時(shí)，這也意味著秘書人員應(yīng)具有更敏銳的對(duì)信息的感受力、判斷力和洞察力。傳統(tǒng)秘書在信息工作中只側(cè)重于簡(jiǎn)單的收發(fā)傳遞信息，現(xiàn)代秘書則強(qiáng)調(diào)綜合處理信息，即要有敏銳的信息意識(shí)，要善于發(fā)現(xiàn)各種有價(jià)值的信息，要有去偽存真的鑒別能力，要有沙里淘金的篩選能力，要有綜合提煉的加工能力，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)傳遞各種有價(jià)值的信息。

七、保密意識(shí)

秘書由于為決策者、領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，因此接近權(quán)力的核心。秘書要輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)各種會(huì)議，對(duì)許多機(jī)要秘密文件進(jìn)行起草與處理。因此，秘書比一般群眾知密早、知密多、知密深。一旦泄密，會(huì)使所在單位的工作承受相當(dāng)?shù)膿p失和難以估量的影響。因此秘書必須自覺樹立保密意識(shí)，保守機(jī)密，守口如瓶。秘書在思想上要時(shí)刻警惕，充分認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，提高防范意識(shí)。秘書要嚴(yán)格遵守單位相關(guān)的安全保密管理?xiàng)l例，要堅(jiān)持職業(yè)原則，遵守職業(yè)道德，不將所掌握的信息作為謀私利的手段，自覺維護(hù)本單位的利益。

除了傳統(tǒng)的保密工作，網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作也越來越受重視，推動(dòng)建立網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加密、適應(yīng)保密工作發(fā)展的新變化是對(duì)秘書保密意識(shí)的新要求。

八、政策法規(guī)意識(shí)

遵紀(jì)守法、知法用法對(duì)國家、對(duì)每個(gè)社會(huì)主義公民和社會(huì)組織的要求。領(lǐng)導(dǎo)的決策要符合相關(guān)的法律法規(guī)和黨和國家、以及上級(jí)的大政方針政策，不得違背和抵觸。因此，秘書應(yīng)該樹立政策法規(guī)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)決策把好政策關(guān)、法規(guī)關(guān)。另外，秘書在信訪工作中，要以政策、法規(guī)作為依據(jù)解疑答惑，秘書人員作為單位的 “筆桿子”，要寫好各種公文材料，也必須以政策法規(guī)為依據(jù)。因此，秘書必須要具備一定的政策法規(guī)修養(yǎng)和意識(shí)。

九、形象意識(shí)

秘書部門素有“窗口”之稱。說它是“窗口”是指內(nèi)外聯(lián)系、洽談工作、商辦事情、群眾來訪等，都由秘書部門出面。秘書往往集秘書、領(lǐng)導(dǎo)、單位組織形象于一身，因此，秘書工作作風(fēng)、個(gè)人形象都直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)企業(yè)及其領(lǐng)導(dǎo)的公眾形象和精神面貌。因此，秘書必須樹立形象意識(shí)。

秘書要有意識(shí)地培養(yǎng)敏捷干練、嚴(yán)禁細(xì)致、一絲不茍、謙和熱情、謙虛謹(jǐn)慎、積極主動(dòng)、精神飽滿的工作作風(fēng)，生活作風(fēng)上要養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，注重穿衣打扮，講究衛(wèi)生，談吐文雅，舉止大方，文明有禮等。只有這樣，才能在對(duì)外交往當(dāng)中提高本組織的美譽(yù)度和信譽(yù)度。

十、群眾意識(shí)

全心全意為人民服務(wù)，是我們黨的根本宗旨。一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，都是為人民服務(wù)的。秘書工作的“三服務(wù)”也強(qiáng)調(diào)秘書是為人民服務(wù)的。因此，為人民群眾服務(wù)，這是秘書工作的出發(fā)點(diǎn)與歸宿。秘書工作本身，包含有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理直接與人民群眾利益密切相關(guān)的具體事務(wù)，比如調(diào)查研究、信訪工作、查辦工作等。秘書部門無論是參謀輔助還是事務(wù)服務(wù)，都是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)群眾去實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。因此，秘書在工作中一定要樹立群眾觀念。

在指導(dǎo)思想上，秘書要以人民群眾的根本利益為依歸。既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想群眾之所想，急群眾之所急，把為人民群眾謀利益，作為處理問題的出發(fā)點(diǎn)，將為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為職能部門服務(wù)與為人民群眾服務(wù)有機(jī)地統(tǒng)一起來。

在工作作風(fēng)上，秘書要尊重群眾、關(guān)心群眾，密切聯(lián)系群眾。在與群眾打交道時(shí)，要待人以誠、熱情大方，不能虛以應(yīng)付，高高在上，官氣十足；不能出語尖刻，心胸狹隘，盛氣凌人，頤指氣使。