文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對策

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

信息化時代為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)造了更多有利條件，既可以減少檔案管理工作量，還能夠提升工作效率，讓檔案資料得到充分的利用。對此，機關(guān)事業(yè)單位要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，滿足自身改革與發(fā)展的要求。本文將簡述機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，并提出行之有效的對策。

信息化；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，機關(guān)事業(yè)單位每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容也更加多樣與復(fù)雜，為檔案管理人員帶來了巨大的考驗。尤其是在信息化背景下，需要檔案管理人員及時掌握各種新技術(shù)，熟練操作先進的設(shè)備，確保檔案管理工作效率得到提升。這樣才能保證檔案收集、整理、歸檔、存儲和利用等工作的順利進行，更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作效率低。當前，很多機關(guān)事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)管理模式，以紙張、照片和錄像等形式存儲檔案，這樣既不便于管理，也無法實現(xiàn)長久保存，容易出現(xiàn)損壞。由于機關(guān)事業(yè)單位管理工作非常繁雜，存在著大量的文書和文件等資料，若是采用手工登記的方法，則很難提升工作效率。信息化環(huán)境下，需要檔案管理人員提高重視，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，簡化工作流程，讓檔案管理工作高效、有序進行。

（二）思想不重視，投入力度不足。提升檔案管理信息化水平，能夠促進信息的交流與共享。但是一些機關(guān)事業(yè)單位思想認識不到位，在檔案管理信息化建設(shè)上投入不足，無法實現(xiàn)檔案信息的共享。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式上看，在搬運、保管上存在諸多不便，也不利于今后的查詢。對此，機關(guān)事業(yè)單位必須提起足夠的重視，充分應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，利用網(wǎng)絡(luò)來保管、查閱和共享信息，這樣既便捷，還能保證檔案信息的安全，避免出現(xiàn)遺漏的情況。

（三）檔案資料不完善、不安全。機關(guān)事業(yè)單位在進行紙質(zhì)檔案管理時，極易受到保存與環(huán)境等條件的影響，若是保存不妥善，將造成很多珍貴檔案資料被破壞。在信息化環(huán)境下，機關(guān)事業(yè)單位要用好電子檔案，避免受到各種外界因素的影響，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，可以實現(xiàn)檔案資料的長久保存，并不會被損壞。如此一來，既能夠節(jié)約存儲空間，還便于今后的利用。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）提高重視，加強領(lǐng)導(dǎo)。機關(guān)事業(yè)單位要將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，才能更好地利用檔案資料。檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，可以為領(lǐng)導(dǎo)提供全面而準確的決策依據(jù)。對此，機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，正確認識到提升檔案管理信息化水平的意義，能夠在思想上提高重視程度。同時還要給予管檔案信息化管理工作更多的支持，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，解決檔案管理信息化建設(shè)中的問題，為提升檔案管理工作效率奠定良好基礎(chǔ)。

（二）完善各項基礎(chǔ)設(shè)施。在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，還要盡快完善各項基礎(chǔ)設(shè)施。機關(guān)事業(yè)單位必須增強資金投入，在自身發(fā)展規(guī)劃中納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置檔案信息化管理所需的設(shè)施設(shè)備，如刻錄機、計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機和數(shù)碼相機等，讓檔案管理信息化建設(shè)可以正常開展，保證文字、照片、光盤等檔案資料的完整性與安全性。同時機關(guān)事業(yè)單位還要應(yīng)用正規(guī)的軟件，與自身實際情況結(jié)合起來，做好軟件開發(fā)工作，從而更好地利用計算機實現(xiàn)對檔案的收集、整理、分類、存儲和利用等工作。

（三）提升檔案管理的規(guī)范性。機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)較多，每天都會形成各種檔案資源，且數(shù)量很龐大，涉及方方面面的內(nèi)容，且各部門之間相互獨立，造成檔案資源極為分散，無法實現(xiàn)統(tǒng)一編制?；诖?，機關(guān)事業(yè)單位要對檔案進行集中統(tǒng)一管理，將檔案管理工作的標準與規(guī)范明確下來，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件，讓檔案信息及時、準確提供給所需部門。同時，機關(guān)事業(yè)單位通過提升檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性，能夠更好地共享信息資源，避免浪費過多的人力、財力和物力，推動單位的進一步發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對檔案信息化管理工作水平有著直接的影響。需要大力開展對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓他們學習到更多先進、有用的知識，掌握更多的專業(yè)技能。同時，還要積極引進計算機、網(wǎng)絡(luò)、軟件等專業(yè)的人才，加強人力資源建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供可靠保障。當然，對于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員而言，也要充分認識到學習的重要性，在業(yè)余時間主動開展學習，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，尤其是提升自己應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。這樣才能更好地勝任機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，并主動提供服務(wù)，促進單位的進一步發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價值，確保單位各項業(yè)務(wù)、工作和活動的順利展開。對此，機關(guān)事業(yè)單位要及時轉(zhuǎn)變觀念，不斷增加資金投入，將各種現(xiàn)代設(shè)備配置齊全，并重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應(yīng)對信息化環(huán)境對機關(guān)事業(yè)單位的新要求和新挑戰(zhàn)。

[1]張曉斌.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(06):132.

[2]王楠.淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].現(xiàn)代交際.2016(02):129.