文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題與對策

文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，表現(xiàn)出信息化水平不高、管理效率偏低的問題。這需要事業(yè)單位提高重視程度，大力應(yīng)用各種信息技術(shù)手段，提升檔案資料的利用率。本文將簡述事業(yè)單位人事檔案信息化管理的問題，并提出了相應(yīng)對策。

事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作與業(yè)務(wù)活動中，都會產(chǎn)生大量的人事檔案資料，包括所有干部與員工的年齡、學(xué)歷、職稱、業(yè)績、獎懲等方面的情況，具備較高的保存價(jià)值，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人才選拔提供可靠的信息，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。對此，事業(yè)單位要充分認(rèn)識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，將其應(yīng)用到人事檔案管理工作中，切實(shí)提升檔案管理工作效率。從而加快檔案資料的開發(fā)與利用，為事業(yè)單位人才建設(shè)提供可靠保障。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的問題

（一）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不全。因?yàn)椴煌貐^(qū)與部門對人事檔案信息化要求不一樣，所以事業(yè)單位在開發(fā)人事檔案管理軟件時(shí)，大多獨(dú)立進(jìn)行，導(dǎo)致軟件無法實(shí)現(xiàn)互通，影響了通用、規(guī)范管理軟件的開發(fā)。而事業(yè)單位人事檔案信息化管理所需設(shè)備不齊全，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、掃描儀、打印機(jī)等，為人事檔案信息化管理帶來了阻礙。

（二）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理方式落后。為提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平，需要明確基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。但是從實(shí)際情況來看，各單位只考慮自身的利益與需求，導(dǎo)致管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一，不能共享檔案信息。同時(shí)，很多事業(yè)單位在人事檔案管理中，信息技術(shù)應(yīng)用較少，以傳統(tǒng)手工方式為主，雖然使用電子檔案，但只是簡單記錄基本信息，缺少系統(tǒng)的操作和管理，不利于提升人事檔案管理的工作效率。

（三）人事檔案利用率不高。人事檔案管理的主要目的是利用，將全面、準(zhǔn)確、真實(shí)的人事信息提供給人事部門，便于制定科學(xué)合理的人事決策。從現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作來看，還有重保管、輕利用的情況，人事檔案服務(wù)開發(fā)意識不強(qiáng)。能夠公開查閱的人事檔案信息有人員的基本履歷、職稱、工資等，服務(wù)工作顯得非常被動，基本上是等著利用者上門查詢，利用范圍較小。如此一來，不能真正發(fā)揮出人事檔案的作用，體現(xiàn)不了其價(jià)值。

（四）人事檔案管理人員素質(zhì)不高。信息化背景下的人事檔案管理工作，對人事檔案管理人員提出了更高、更嚴(yán)格的要求，不僅要具備檔案管理方面的知識，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，能夠熟練操作各種先進(jìn)的設(shè)備。不過從現(xiàn)階段情況來看，事業(yè)單位還缺乏足夠的高素質(zhì)檔案管理人員，現(xiàn)有人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，懂技術(shù)、懂管理的復(fù)合型人才非常匱乏。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)思想上要引起重視，大力支持人事檔案管理信息化建設(shè)工作。人事檔案中如實(shí)記錄了事業(yè)單位員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、社會活動表現(xiàn)等，能夠?qū)⑵渚C合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力反映出來，有利于事業(yè)單位人才選拔。在人事檔案管理信息化建設(shè)中，對技術(shù)要求很高，需要各方人員提高重視程度，確保信息技術(shù)在人事檔案管理工作中得到有效應(yīng)用，從而提升檔案管理工作效率，將檔案資料價(jià)值充分發(fā)揮出來。

（二）增強(qiáng)資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備。在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中，還要有足夠的經(jīng)費(fèi)作為保障，能夠盡快對各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善。對此，事業(yè)單位要逐步加大資金投入力度，配置人事檔案信息化管理所需的各項(xiàng)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。這樣能夠保證事業(yè)單位人事檔案收集、整理、分類、存儲、利用等工作順利進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位還要加快對人事檔案管理軟件的開發(fā)，將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來，從而更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，為事業(yè)單位的改革與發(fā)展服務(wù)。

（三）健全人事檔案管理制度。事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作涉及內(nèi)容眾多、事項(xiàng)繁雜，為保證信息化建設(shè)取得成效，還要建立健全的規(guī)章制度，并嚴(yán)格落到實(shí)處。事業(yè)單位要根據(jù)《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立完善的人事檔案管理制度，明確信息化建設(shè)工作的要求，確保各環(huán)節(jié)管理工作能夠有章可循。同時(shí)，通過制度還可以將檔案管理人員職責(zé)明確下來，約束并規(guī)范其工作行為，從而真正保證事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（四）提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。為提升人事檔案管理信息化水平，事業(yè)單位要加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，為他們提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會，能夠豐富自身知識儲備，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，并掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠滿足信息時(shí)代下對人事檔案管理工作的要求。同時(shí)，人事檔案管理人員也要充分認(rèn)識到學(xué)習(xí)的重要性，在業(yè)余時(shí)間主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，既要學(xué)習(xí)新的管理方法，還要學(xué)習(xí)技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)能力，從而更好地勝任本職工作。

三、結(jié)語

總之，事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案信息化管理意義重大，能夠提升工作效率，更好地發(fā)揮出檔案資料的作用。對此，事業(yè)單位要提起重視，逐步增加資金投入，健全各項(xiàng)管理制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。而檔案管理人員也要主動學(xué)習(xí)，用好先進(jìn)信息技術(shù)，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

[1]趙愛華.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(18):162.

[2]曾華.事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].管理觀察,2015(23):37-38.