文/莆田學(xué)院 陳桂香

高校人事檔案“三齡兩歷”專項(xiàng)審核工作的思考

文/莆田學(xué)院 陳桂香

從干部“三齡兩歷一身份”的角度分析了高校干部人事檔案在專項(xiàng)審核活動中遇到的問題，對人事檔案管理提出了一些改善的建議。分析了產(chǎn)生這些問題的原因，提出了解決問題的對策。

高校；人事檔案；專項(xiàng)審核；思考

“三齡兩歷一身份”中的“三齡”是指年齡、工齡、黨齡，“兩歷”是指學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷，“一身份”是指干部身份。中組部在全國部署并開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，對干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”進(jìn)行專項(xiàng)審核。下面針對本校干部人事檔案專項(xiàng)審核中存在的一些問題，結(jié)合審核工作的實(shí)際，探討解決問題的對策，與同仁共勉。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核中遇到的問題

（一）“三齡兩歷”基本信息存在填寫不一致問題?！叭g兩歷”在高校干部選拔任用、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著重要作用。在專項(xiàng)審核工作中，發(fā)現(xiàn)在不同時(shí)期形成的檔案，存在材料信息記載前后不一致或者個別涂改的現(xiàn)象，在出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等時(shí)間節(jié)點(diǎn)存在前后不一致的地方。

（二）對檔案重要性認(rèn)識不夠，檔案意識缺乏。受傳統(tǒng)干部人事檔案意識的影響，領(lǐng)導(dǎo)層和普通教職工的檔案意識都很淡薄。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案管理只要能應(yīng)付日常查檔、外調(diào)就行了，缺乏對干部人事檔案工作的整體規(guī)劃。有人認(rèn)為在平常工作中干部人事檔案與自身關(guān)系不大，沒有提拔調(diào)動檔案是否齊全無所謂。由于對人事檔案的重要性缺乏基本的認(rèn)識，在填寫材料時(shí)如對出生日期、入黨時(shí)間和入團(tuán)時(shí)間隨意填寫，有些為了私利故意填寫錯誤。普遍存在的錯誤是：“年齡越來越小、工齡越來越早、學(xué)歷越來越高、身份越來越假?！背霈F(xiàn)這樣的情況，完全是個人和有關(guān)部門缺乏檔案意識造成的。材料形成部門對檔案重要性認(rèn)識不足，有的在形成材料時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、不把關(guān)、未能及時(shí)移交形成的歸檔材料，造成了材料信息的失準(zhǔn)和積壓。

（三）人事檔案材料不完整不規(guī)范。高校干部人事檔案材料缺失現(xiàn)象普遍存在，學(xué)歷學(xué)位、參加工作材料、黨團(tuán)材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失不完整。書寫不規(guī)范，檔案材料本人未簽字，組織未蓋章，在材料生成和收集的過程中，材料歸檔不及時(shí)，致使材料收集工作延誤。檔案審核時(shí)工作者也會因?yàn)檎甙盐詹煌笍乜赡軐?dǎo)致存在一定的誤差，造成干部人事檔案信息的錯誤。

（四）信息化建設(shè)發(fā)展嚴(yán)重滯后。許多高校的人事檔案信息化建設(shè)目前基本上還處于初級階段，由于未將個人基本信息、檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理和利用。信息化人才隊(duì)伍建設(shè)比較薄弱，主要靠手工翻閱檔案，干部人事檔案管理之中無法運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理信息化建設(shè)滯后情況十分嚴(yán)重。

（五）工作人員知識結(jié)構(gòu)水平偏低，服務(wù)效能低下。干部人事檔案管理工作者對本身職業(yè)缺乏熱情，威脅到干部人事檔案的保密特性。同時(shí)，由于知識結(jié)構(gòu)老化又缺乏創(chuàng)新能力，與新時(shí)期檔案工作的發(fā)展極端不適應(yīng)。信息化建設(shè)與現(xiàn)實(shí)的發(fā)展不適應(yīng)，影響了干部人事檔案作用的發(fā)揮。

二、強(qiáng)化干部人事檔案管理的若干思考

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、健全體制，為干部檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查和解決人事檔案工作中出現(xiàn)的各種問題，制定干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章制度，認(rèn)真遵守執(zhí)行。干部檔案工作人員嚴(yán)格履行職責(zé)，建立收集、鑒別、整理等系統(tǒng)的工作程序。領(lǐng)導(dǎo)重視高校人事檔案管理，利用校園網(wǎng)絡(luò)等各種形式加強(qiáng)宣傳力度；針對存在的人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題，爭取學(xué)校對人事檔案管理工作從人力、物力、財(cái)力上給予足夠的支持，營造良好的檔案工作氛圍。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)。1.掌握規(guī)律，收集材料盡量爭取全面。健全資料的收集制度和流程，及時(shí)收集干部資料信息，確保資料的全面性和及時(shí)性。按照人事檔案材料的收集范圍，按時(shí)移交歸檔普遍常規(guī)性材料：如年度考核表、工資表等。定期與有關(guān)職能部門聯(lián)系，把握好某個特殊時(shí)間段的材料收集，如入黨材料、學(xué)歷學(xué)籍和獎懲材料以及干部考察和任免材料等，做到不遺失、不遺漏。對移交的材料認(rèn)真檢查，嚴(yán)把材料關(guān)來確保入檔材料的合格，及時(shí)、全面、完整地收集材料。其次，完善審核鑒別制度，對新形成的材料進(jìn)行審核鑒別，及時(shí)追繳收集補(bǔ)充完整缺失材料。再次，完善檔案監(jiān)管制度，要有嚴(yán)格的查閱制度和借閱手續(xù)，避免資料的破損和遺失。2.整理檔案材料，鑒別時(shí)盡量做“細(xì)”。以高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，認(rèn)真鑒別材料，案卷整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。注重材料鑒別的真實(shí)性和分類的準(zhǔn)確性，及時(shí)鑒別、整理和歸檔移交的檔案材料，集中力量全面整理材料，把好案卷質(zhì)量關(guān)，力求做到加工合理、有序、規(guī)范、整齊。3.各環(huán)節(jié)手續(xù)嚴(yán)格規(guī)范管理。對交接、查閱、借出、轉(zhuǎn)遞等各個工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。在交接學(xué)歷、學(xué)位及其他重要的入檔材料時(shí)，為保證入檔的材料真實(shí)性，需要在雙方領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可歸檔。對借出和轉(zhuǎn)遞的檔案履行登記手續(xù)，認(rèn)真把關(guān)避免丟失、不能擅自涂改、抽取、偽造等。4.信息化建設(shè)爭取建設(shè)新的數(shù)據(jù)管理。建設(shè)人事信息管理系統(tǒng)，加快推進(jìn)干部檔案信息化管理步伐，專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)和補(bǔ)充更新干部檔案信息內(nèi)容。組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，反復(fù)檢查審核，盡量做到學(xué)校人事檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)。利用校園網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)整合全校信息數(shù)據(jù)，注意信息的保密性。通過檔案信息系統(tǒng)，能加強(qiáng)檔案信息動態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高管理的工作效率。加快推進(jìn)干部人事檔案信息化進(jìn)程，提升利用效率，為社會提供更好的服務(wù)。

（三）日常檔案審核常規(guī)化。經(jīng)過干部人事檔案專項(xiàng)審核，指導(dǎo)開展日常審核工作。中組部對新提任干部要求“凡提必審”的形勢下，專項(xiàng)審核這些人事檔案信息有著重要的意義。一方面，按照專項(xiàng)審核工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，開展自查，及時(shí)糾正人事檔案管理中存在的問題和不足，確保干部人事信息的準(zhǔn)確和完整；另一方面，將人事檔案審核工作常態(tài)化，在日常工作中加強(qiáng)檔案材料的收集、整理工作、立卷歸檔，做到人事檔案材料隨收集隨審核，將審核落實(shí)到日常管理中，確保人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理水平。積極與上級主管部門溝通，讓領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理工作，對每一份進(jìn)檔材料都認(rèn)真檢查，準(zhǔn)確把握政策，材料認(rèn)定不偏差，準(zhǔn)確領(lǐng)會上級出臺的新文件、新要求。配備專職人員負(fù)責(zé)干部人事檔案工作，積極參加上級部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握干部人事工作的方針政策，提高檔案業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，與職能部門互相溝通協(xié)調(diào)，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視及支持，爭取對資金、設(shè)備及庫房建設(shè)的支持，為干部檔案工作的順利開展提供物質(zhì)保證。

（五）牢記宗旨、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。高校人事檔案由于有嚴(yán)格的保密制度限制，隨著人事制度改革的深入發(fā)展，不斷加強(qiáng)高校人事檔案服務(wù)意識，檔案信息變得愈加透明，人事檔案管理方式從傳統(tǒng)觀念向社會化、開放化轉(zhuǎn)變。主動服務(wù)，樹立“以人為本”的檔案管理觀念，圍繞學(xué)校中心工作來充分發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能，隨著社會和高校發(fā)展的新情況和新進(jìn)展，探索高校服務(wù)的新方式和途徑，推動高校的建設(shè)與發(fā)展。

（六）提高檔案管理員的個人素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)。作為管理人員，應(yīng)具有較高職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，工作態(tài)度認(rèn)真細(xì)致，通過工作實(shí)踐來增強(qiáng)自身管理水平和服務(wù)能力，不斷促進(jìn)加強(qiáng)自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。定期做專業(yè)的培訓(xùn)和考核，提高工作人員及隊(duì)伍的專業(yè)化水平，掌握人事檔案管理的基本知識，熟悉工作流程，提高信息技術(shù)應(yīng)用的能力，更好地適應(yīng)高校干部人事檔案管理的需要。

總之，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作是提升整體管理水平、規(guī)范干部人事檔案管理工作的需要，也是干部選拔任用工作的基礎(chǔ)，高校人事檔案管理工作應(yīng)該隨著高校人事制度改革的深入發(fā)展，適時(shí)地適應(yīng)新形勢的需求，不斷摸索新規(guī)律，更好地為高校現(xiàn)代化服務(wù)。

[1]岳莉萍.由干部人事檔案專項(xiàng)審核工作引發(fā)的思考[J].理論研究,2016(2).

[2]朱佳煊,王芳.高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略[J].蘭臺世界,2017(1).

[3]李雪云.高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對策[J]山西檔案,2016(3).