如何做好檔案的管理和鑒定工作

楊菲菲

檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的重要信息資源，其對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有非常重要的意義，具有不可替代性，是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的重要源泉，所以需要做好檔案的管理和鑒定工作，有效的發(fā)揮出檔案的重要作用，使其更好的為當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 抓好檔案整理基礎(chǔ)

檔案整理工作包括的內(nèi)容較多，不僅包括文件的歸卷、調(diào)整、組卷、排列等工作，還需要負(fù)責(zé)編制目錄、編寫(xiě)檔號(hào)等工作，這些工作通常情況下都是由機(jī)關(guān)文件處理部門(mén)及檔案室共同來(lái)完成，檔案室在接收到一些較為零散的文件時(shí)，則需要對(duì)其進(jìn)行全過(guò)程的整理。

在檔案管理工作中，相對(duì)于其他環(huán)節(jié)來(lái)講，檔案整理工作具有相對(duì)獨(dú)立性。我們對(duì)檔案進(jìn)行保存的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，這就需要在日常工作中需要對(duì)來(lái)源復(fù)雜、形式多樣、規(guī)格不一及較為零散的資料進(jìn)行重新整理，確保其編排有序，具有較好的完整性和系統(tǒng)性，方便查找和利用。如果不經(jīng)過(guò)檔案整理的檔案信息，由于其雜亂無(wú)章節(jié)，缺乏連續(xù)性，無(wú)法將其價(jià)值有效的反映出來(lái)，不僅無(wú)法對(duì)其進(jìn)行保額，而且也無(wú)法進(jìn)行有效的利用。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行有效的整理，可以對(duì)檔案收集工作的質(zhì)量進(jìn)一步了解，有利于更好的促進(jìn)檔案收集工作，同時(shí)檔案整理工作的進(jìn)行，還能夠更好的提高檔案管理部門(mén)管理水平及社會(huì)服務(wù)能力的提升，有利于更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

2 注重檔案整理的系統(tǒng)性和完整性

在檔案整理工作中，需要將有保存價(jià)值的檔案資料集中起來(lái)，從而為檔案信息資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。只有高質(zhì)量、完整、齊全的檔案資料，才能更好的推動(dòng)檔案各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，更好的提升檔案服務(wù)的水平。在檔案整理工作中，還需要對(duì)檔案進(jìn)行正確的分類，根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容及實(shí)際工作需要來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，這是確保檔案資源利用率得以提升的重要保障。同時(shí)在檔案管理工作中對(duì)全宗的區(qū)分也是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。全宗作為檔案的基本組成單位，其具有較好的整體性特征。需要檔案管理人員要檔案工作中要準(zhǔn)確的對(duì)檔案的所屬全宗地蠔判定，從而有效的解決檔案的歸屬問(wèn)題。

檔案管理人員要對(duì)檔案所屬全宗進(jìn)行判定時(shí)，需要掌握以下幾個(gè)方面：

首先，從文件、發(fā)文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內(nèi)部文件及發(fā)文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。

其次，在特殊情況下，如文件上沒(méi)有標(biāo)明作者或其受理者的名稱，則應(yīng)對(duì)原有文件內(nèi)容和形式特征，進(jìn)行細(xì)致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標(biāo)記，包括有關(guān)人員的簽字和標(biāo)準(zhǔn)，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據(jù)。

第三，檔案管理業(yè)務(wù)信息化的主要手段。伴隨著如今社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，要在大數(shù)據(jù)條件下做好檔案的管理業(yè)務(wù)，就應(yīng)當(dāng)全面發(fā)揮有關(guān)機(jī)構(gòu)，檔案管理部門(mén)的積極功能，轉(zhuǎn)變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過(guò)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)與綜合的信息化條件，激發(fā)檔案管理者的主動(dòng)性，增加檔案管理的業(yè)務(wù)效率，使得檔案管理業(yè)務(wù)得到迅速的發(fā)展。

第四，檔案管理業(yè)務(wù)適應(yīng)時(shí)代要求的基本途徑

如今，科技的發(fā)展突飛猛進(jìn)，隨著IT技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理當(dāng)中有關(guān)硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實(shí)現(xiàn)了以IT應(yīng)用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應(yīng)用狀況來(lái)說(shuō)，檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)，因?yàn)樵谪?cái)力、物力與人力等領(lǐng)域的投人缺乏，技術(shù)的水平還出現(xiàn)一定的缺陷，管理人員關(guān)注程度較低，造成檔案管理環(huán)節(jié)中信息化的深人度缺乏，檔案的現(xiàn)代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢(shì)，大數(shù)據(jù)階段的到來(lái)，檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

最后，由幾個(gè)立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應(yīng)將其歸人最后的承辦機(jī)關(guān)單位的檔案全宗。總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認(rèn)真細(xì)致，不可粗心。

3 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

近年來(lái)，在社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中，無(wú)論是檔案的規(guī)模還是數(shù)量都取得了較快的增長(zhǎng)，每時(shí)每該都有大量的檔案產(chǎn)生，這些日益龐大的檔案給檔案鑒定工作提出了更高的要求。需要通過(guò)檔案鑒定工作對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行判定，從而將有價(jià)值的檔案進(jìn)行保管，對(duì)沒(méi)有價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷(xiāo)毀，從而減輕檔案管理的壓力，降低檔案庫(kù)存的負(fù)擔(dān)。由于檔案具有非常重要的作用，一旦鑒定錯(cuò)誤可能帶來(lái)無(wú)法估量的損失，所以需要檔案人員要不斷的強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高對(duì)檔案的鑒別能力，確保鑒定工作的質(zhì)量。

4 逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定理論與實(shí)踐的統(tǒng)一

檔案鑒定是檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷(xiāo)毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價(jià)值，鑒定檔案的真?zhèn)?。在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作屬于檔案的保存價(jià)值，也就是對(duì)檔案保存價(jià)值的大小進(jìn)行鑒定，來(lái)確定檔案的存放時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)，大部分檔案保存部門(mén)都注重檔案的“存”而對(duì)于“毀”往往是不為的，這就有一個(gè)鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價(jià)值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷(xiāo)毀，這樣長(zhǎng)期以來(lái)就會(huì)形成大部分無(wú)用檔長(zhǎng)期存在，如果對(duì)檔案的價(jià)值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯(cuò)誤的銷(xiāo)毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷(xiāo)毀是一個(gè)薄弱壞節(jié)，開(kāi)展這項(xiàng)工作要慎重而認(rèn)真。

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中，檔案發(fā)揮著越來(lái)越重視的作用，為了更好的衡量檔案質(zhì)量，則需要檔案人員定期要對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作具有嚴(yán)肅性和認(rèn)真性，對(duì)鑒定人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平具有較高的要求。在檔案鑒定過(guò)程中，鑒定人員要避免主觀性和隨意性行為，在鑒定工作中需要對(duì)鑒定的方法進(jìn)行有效的掌握，需要在鑒定工作中著重對(duì)文件的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式、全宗及全宗群內(nèi)的完整度進(jìn)行分析，同時(shí)還要考試檔案利用者的需求，從而來(lái)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，是檔案的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)來(lái)源，做好檔案的整理和鑒定工作，是確保檔案事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。endprint