淺析企業(yè)工藝技術(shù)類圖紙的管理

王春格

摘 要：當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)發(fā)展飛速的時(shí)代，市場千變?nèi)f化，經(jīng)濟(jì)情況瞬息萬變，在這樣的時(shí)代背景下，企業(yè)圖紙的管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展也有著舉足輕重的作用，由此也帶來了管理過程中一系列的挑戰(zhàn)。對(duì)此我們應(yīng)當(dāng)有一個(gè)具有針對(duì)性的、切實(shí)有效的企業(yè)圖紙管理制度與措施，以保證企業(yè)圖紙保管工作能按計(jì)劃順利進(jìn)行。本文就企業(yè)工藝技術(shù)類圖紙的管理進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；工藝技術(shù)；圖紙管理

1 企業(yè)工藝技術(shù)類圖紙管理的重要性

眾所周知，當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)密不可分，信息化成為企業(yè)管理與生存的必要手段。一個(gè)企業(yè)如何將生產(chǎn)過程中的大量圖紙、文件進(jìn)行有效地管理與利用，如何將這些寶貴的共有資源在企業(yè)內(nèi)部安全有效地進(jìn)行傳輸、共享并進(jìn)行管理，是目前許多企業(yè)需要解決的問題，這也是企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)和難點(diǎn)。而圖紙管理系統(tǒng)的實(shí)施將會(huì)給這些正陷入難題的企業(yè)帶來新的出路與解決靈感，它在解決當(dāng)前企業(yè)普遍面臨的圖紙存放占空間大和管理難度大問題的同時(shí)，還能夠?qū)⑦@些圖紙所承載的信息在部門之間有效、精確地傳播與利用。做到這一點(diǎn)就意味著可以節(jié)約企業(yè)大量的人力物力，將這些節(jié)約下來的人力物力資源投入到企業(yè)的其他地方去。同時(shí)將產(chǎn)品的設(shè)計(jì)周期大大縮短，這也在一定程度上減少了投資的風(fēng)險(xiǎn)。這不僅僅是一個(gè)企業(yè)圖紙管理模式的以舊換新，更是公司主題管理模式變換帶來工作效率的一大步提高，對(duì)于員工的信息意識(shí)也有進(jìn)一步的加深，推動(dòng)企業(yè)信息化的發(fā)展，這在當(dāng)今信息化時(shí)代具有不言而喻的重要意義。綜上所述，實(shí)施圖紙管理對(duì)于企業(yè)日常工作的開展有不可或缺的作用，是一個(gè)企業(yè)良好發(fā)展的必要基礎(chǔ)，能夠?yàn)槠髽I(yè)解決許多潛在的棘手問題，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著不同尋常的意義。

2 企業(yè)工藝技術(shù)圖紙資料管理存在的問題

2.1 隨意性大

目前在市場上最普遍的流通圖紙形式即傳統(tǒng)的紙張，絕大多數(shù)企業(yè)對(duì)于生產(chǎn)過程中的圖紙資料進(jìn)行管理的方式有些陳舊，無法適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的趨勢。常見的模式對(duì)于圖紙及文件都是采用紙質(zhì)的方式或電子文件的形式進(jìn)行備檔管理。這種管理模式隨意性很大，很容易受人為因素的影響，存在由于管理員疏忽而導(dǎo)致資料混亂與丟失的問題，給企業(yè)帶來損失與麻煩。

2.2 安全性不足

電子文件資料的保密性差并且移動(dòng)方便，對(duì)于公司重要文件的保密性無法保證。圖紙資料可以隨意修改，在閱讀的過程會(huì)給閱讀者造成混亂及錯(cuò)誤，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有著負(fù)面影響，并且文件可隨意刪除，帶來企業(yè)信息資源的損失。

2.3 不易查找

一項(xiàng)資料可能涉及多個(gè)部門，保存地點(diǎn)不固定，各部門間交叉保存，若要查找或者閱讀就會(huì)大大增加其難度，使工作效率大打折扣。

2.4 難以進(jìn)行有效的收集與處理

企業(yè)的電子圖紙資料文件按原來的管理辦法以傳統(tǒng)的書面圖紙形式在各個(gè)相關(guān)部門之間流動(dòng)，這種狀況對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息的處理十分混亂，沒有一個(gè)明確有效的分類收集與處理方法。當(dāng)需要使用時(shí)要花費(fèi)大量時(shí)間來對(duì)信息進(jìn)行整理和篩選，從中得到所需信息。這種信息二次操作所帶來的負(fù)面后果是一份信息多次處理，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)，并且在這個(gè)過程中很容易產(chǎn)生二次數(shù)據(jù)與原始信息的誤差，影響信息難以準(zhǔn)確表達(dá)，大大影響產(chǎn)品數(shù)據(jù)的利用效果。

3 企業(yè)工藝技術(shù)圖紙管理改進(jìn)措施

3.1 消除隨意性，加強(qiáng)權(quán)限管理

對(duì)所有的圖紙資料進(jìn)行權(quán)限管理，提供權(quán)限控制機(jī)制，保障機(jī)密圖紙只有相關(guān)人員可以查看，大大提高機(jī)密文件的保密性，在資源共享的過程中也得到信息安全的保障。無論是個(gè)人還是部門，用戶不僅在業(yè)務(wù)操作上有權(quán)限，在數(shù)據(jù)使用上也存在權(quán)限問題。所有可以在本機(jī)打開的圖紙文檔均可以在線閱讀及在線編輯，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)與本地的軟件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以在系統(tǒng)中直接編輯圖紙，擁有備份，為圖紙文件的操作與管理帶來了極大便利。在圖紙變更時(shí)，已經(jīng)歸檔的圖紙資料必須要經(jīng)過嚴(yán)格權(quán)限控制的流程，并且系統(tǒng)會(huì)保留有變更之前的歷史版本。同樣，若是要對(duì)圖紙進(jìn)行刪除操作，也需要經(jīng)過嚴(yán)格權(quán)限控制的刪除流程，并且系統(tǒng)也會(huì)保留刪除前的歷史版本。此外文件還采取存儲(chǔ)加密，這樣能夠十分有效地防止企業(yè)內(nèi)部重要文件信息的非法擴(kuò)散與傳播，企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性由此有了進(jìn)一步的提升。

3.2 搭建圖紙管理平臺(tái)，加強(qiáng)安全性管理

首先對(duì)圖紙資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)，搭建一個(gè)存儲(chǔ)平臺(tái)，收納海量文檔資料，對(duì)它們進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)與共享，同時(shí)也方便后續(xù)的管理。設(shè)置專門的文件審核，文件的審核流程根據(jù)企業(yè)自身對(duì)圖紙文件的要求制定，具有企業(yè)特色。在這個(gè)審批的過程中，每一個(gè)關(guān)卡的人員都會(huì)有消息提醒，例如是收回還是修訂，完畢之后再給予信息回饋，簽字結(jié)束，將具體任務(wù)具體分配切實(shí)實(shí)施下去，并且個(gè)人對(duì)實(shí)施過程負(fù)有責(zé)任，這樣能夠節(jié)約大量的圖紙文件傳輸費(fèi)用，也提高了圖紙審核的速度與質(zhì)量，帶來辦公效率的飛躍。在以上基礎(chǔ)上附有審計(jì)功能，能夠?qū)Ξa(chǎn)品生產(chǎn)過程中的任一信息與動(dòng)作進(jìn)行審計(jì)，每一個(gè)步驟在什么時(shí)候完成，由誰完成，怎樣完成都能夠一清二楚，全面掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有圖紙文件的操作情況。

3.3 系統(tǒng)管理，提高效率

利用系統(tǒng)將圖紙進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)采用自由組合設(shè)計(jì)編號(hào)的方式與已上傳的產(chǎn)品圖紙進(jìn)行隨機(jī)匹配，自動(dòng)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行編號(hào)，減少了手動(dòng)編號(hào)的時(shí)間，為后續(xù)的工作帶來方便，提高工作效率。與此同時(shí)，系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，在查閱時(shí)不用打開大圖就可以從縮略圖上了解到大致內(nèi)容，簡化了預(yù)覽圖紙內(nèi)容的步驟，便于預(yù)覽查看，減少所需時(shí)間。并且利用系統(tǒng)自發(fā)進(jìn)行圖紙間關(guān)聯(lián)，能夠?qū)⑽臋n與相關(guān)文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，點(diǎn)擊鏈接即可一鍵快速查看，通過一點(diǎn)即可找到多點(diǎn)相關(guān)內(nèi)容，十分方便快捷。在以上的基礎(chǔ)上將圖紙進(jìn)行不同的屬性歸類，方便它們的分類管理，摒棄傳統(tǒng)模式中查看的繁瑣，根據(jù)屬性分類就可以在短時(shí)間內(nèi)找到圖紙所在位置，節(jié)約查看時(shí)間。并且CAD圖紙管理E6系統(tǒng)支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預(yù)覽及管理，大大縮短等待預(yù)覽及審核圖紙的時(shí)間，而同時(shí)E6全文搜索及高級(jí)搜索引擎能夠快速從大量資料中精準(zhǔn)查找所需圖紙文件。

3.4 實(shí)行紙質(zhì)資料電子化管理

在工作的過程中，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文件，將它們放在何處存放都是一個(gè)令人頭疼的問題，并且查閱起來相當(dāng)麻煩。更有甚者出現(xiàn)一大篇資料中，所需只有幾句話，使用過程就會(huì)進(jìn)一步繁瑣。紙質(zhì)圖紙電子化管理，可通過掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為jpg或者PDF存儲(chǔ)至系統(tǒng)。無論是掃描成PDF文檔，還是圖像，里面的印刷文字都可以被搜索到，如若文件上有手寫備注的部分，也不用擔(dān)心，同樣可以通過掃描上傳至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，在搜索時(shí)也在范圍之內(nèi)。這樣就可以將大量的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，大大減少資料保存方面的問題與麻煩。這些圖紙管理方式，為機(jī)械企業(yè)的圖紙管理帶來極大的便利。另外，名片也可以接受掃描，將個(gè)人信息直接電子化，成為“電子名片”。

4 結(jié)語

企業(yè)工藝技術(shù)類圖紙是企業(yè)研發(fā)產(chǎn)品等活動(dòng)最真實(shí)最準(zhǔn)確的原始記錄，是一個(gè)企業(yè)各項(xiàng)工作開展全過程的體現(xiàn)與記錄，是一個(gè)公司規(guī)范化及簡潔化的基礎(chǔ)。因此，做好企業(yè)工藝技術(shù)類圖紙的管理工作，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，加快科技興企步伐具有重要的作用。圖紙管理工作是信息社會(huì)不可缺少的重要工作，是當(dāng)代企業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。

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