淺談如何提高檔案工作水平

葉小倩

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案工作在單位中具有重要作用，相關(guān)部門做好檔案管理工作，不但能夠提高單位工作效率，還能提高員工的工作質(zhì)量，使單位長期發(fā)展。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，使其具有較高的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，從而使工作人員更好的為單位服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；工作水平

隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，單位中的信息都記錄在檔案中，檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位的良性發(fā)展起到重要作用，現(xiàn)在很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的實(shí)施力度，使檔案工作人員具有較高的管理水平，這為提高單位的工作質(zhì)量有著積極促進(jìn)作用。

1 檔案工作的重要性

檔案在單位的發(fā)展中具有無法取代的作用，檔案是衡量單位管理水平和服務(wù)態(tài)度的參考依據(jù)，能夠使單位領(lǐng)導(dǎo)有效掌握單位實(shí)際情況，從而根據(jù)檔案中的信息內(nèi)容制定合理的方案，從而為單位帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。以醫(yī)療檔案為例，醫(yī)療檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)的主要原料之一，醫(yī)療檔案不僅記錄了病人的患病情況、治療方法，還記錄了手術(shù)操作方法[1]，這為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。對(duì)于單位管理者而言，檔案是管理工作的最原始資料，一旦單位出現(xiàn)意外情況，必須查找檔案中所記錄的信息，了解整個(gè)事件全過程，從而根據(jù)實(shí)際情況做出正確的判斷。單位管理者通過對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，能夠掌握員工的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，從而根據(jù)員工的工作情況加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督，提高單位工作效率和質(zhì)量管理的科學(xué)性。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高工作人員的管理水平，進(jìn)而更好的為單位服務(wù)，使單位持續(xù)發(fā)展。

2 提高檔案工作水平的方法

2.1 建立完善的管理制度

缺乏完善的檔案管理制度，在一定程度上會(huì)導(dǎo)致單位檔案管理工作不科學(xué)，會(huì)抑制檔案管理水平的提高，因此，單位要想長遠(yuǎn)發(fā)展，必須要建立完善的管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格約束，使工作人員認(rèn)真做好自己本職工作，才能使單位的發(fā)展良好現(xiàn)狀得以繼續(xù)保持[2]。例如，單位領(lǐng)導(dǎo)可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度等，檔案檢查制度是為了確保檔案信息真實(shí)；保密制度是為了確保檔案中的信息不受到泄露，增強(qiáng)檔案資料的安全性。一個(gè)單位的檔案是維護(hù)真實(shí)性的重要工作，建立完善的管理制度，能夠增強(qiáng)檔案工作的真實(shí)性，避免出現(xiàn)檔案信息不真實(shí)的情況，影響單位長期發(fā)展。單位的檔案記載會(huì)為本單位科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，使單位朝著更好的方向發(fā)展。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)要科學(xué)規(guī)范真實(shí)檔案的管理記載，使單位管理者掌握單位的經(jīng)營業(yè)績和員工的工作情況，管理者要根據(jù)具體情況進(jìn)行具體分析，制定合理的方案，使檔案工作人員具有較高的工作熱情，增強(qiáng)員工對(duì)單位的認(rèn)同感，使其積極投入到工作中。因此，單位必須建立完善的管理制度，對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)，從而提高檔案工作水平。

2.2 加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)

檔案工作人員的素質(zhì)高低對(duì)檔案工作具有重要影響，現(xiàn)在很多檔案人員的責(zé)任意識(shí)較低，對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作只是簡單的記錄信息，對(duì)單位發(fā)展無關(guān)緊要，造成檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低了檔案管理水平，影響了檔案管理工作正常運(yùn)行。因此，要想改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，使其具有一定的責(zé)任意識(shí)，讓檔案工作人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，提高對(duì)檔案工作的積極性，減少工作中的失誤，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作水平的提高。例如，事業(yè)單位可以定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員對(duì)檔案工作有全面的認(rèn)識(shí)，糾正他們對(duì)檔案工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，使其擺正工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案工作，從而提高檔案工作水平，使單位長期發(fā)展。

2.3 改變傳統(tǒng)的管理模式

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，電子檔案在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的手工模式不斷發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游募n案[3]，但很多檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)新設(shè)備操作不夠熟練，仍然采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作，不但降低了工作效率，還導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備不能發(fā)揮出應(yīng)用的作用，影響了檔案工作水平的提高。電子檔案是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效存儲(chǔ)，把紙質(zhì)檔案的信息與電子圖像進(jìn)行結(jié)合，確保檔案信息的真實(shí)性。社會(huì)在不斷發(fā)展，檔案工作人員也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展步伐，改變傳統(tǒng)的管理模式，運(yùn)用電子檔案進(jìn)行工作，進(jìn)而提高工作效率。

2.4 加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)工作

目前單位中的電子文件主要通過光盤進(jìn)行存檔，與磁盤相比，光盤存檔具有較強(qiáng)的干擾力，能夠增強(qiáng)電子檔案的保護(hù)性，有利于電子檔案長期保護(hù)。比如，工作人員根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)對(duì)檔案存放的壽命問題進(jìn)行有效預(yù)防，工作人員盡量把光盤放在陰涼地方，防止光照強(qiáng)度過高使光盤的使用效果受到損害，從而減少一些外界因素的干擾。此外，工作人員還要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率，從而影響檔案工作水平的提高。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理人員也應(yīng)該把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)檔案使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，這樣不但能夠確保檔案信息的安全性，還能使檔案防止受到黑客的入侵。

其次，工作人員還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒防范，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測，防止計(jì)算機(jī)受到病毒入侵，使檔案中的信息受到損壞。有的電子文件在保存時(shí)進(jìn)行加密處理，一旦工作人員忘記文件密碼，這個(gè)文件很難打開，因此，工作人員在對(duì)這類檔案保存時(shí)應(yīng)該解密后再進(jìn)行歸檔保存，工作人員還要根據(jù)文件的年代、組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分盤保管[4]，這樣便于工作人員查找檔案，不但節(jié)省了工作人員的時(shí)間，還提高了工作人員的工作效率，把同一檔案部門的檔案文件保存到同一盤上，能夠使工作人員在計(jì)算機(jī)上查找盤內(nèi)的相關(guān)文件。與傳統(tǒng)人工操作的檔案管理模式相比，電子文件的檔案管理具有較大的優(yōu)勢，不但滿足社會(huì)發(fā)展需求，還能開創(chuàng)檔案管理工作新局面[5]，從而提高單位的檔案工作水平。

2.5 嚴(yán)格監(jiān)管檔案的交接程序

現(xiàn)在很多單位的檔案交接程序不夠規(guī)范，工作人員在離崗、調(diào)崗時(shí)，不按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行部門檔案的交接，影響了檔案管理材料的完整性，不利于檔案管理工作正常運(yùn)行。因此，單位要對(duì)檔案材料的交接程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，當(dāng)工作人員出現(xiàn)調(diào)崗時(shí)，要把自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目資料進(jìn)行簽字，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效標(biāo)注，把借閱的資料進(jìn)行整理、催還，標(biāo)明借閱原因、催還情況等[6]，使工作人員能夠直觀的了解檔案資料中的信息內(nèi)容，方便以后的管理，還能避免檔案資料丟失的情況發(fā)生，使檔案管理工作正常運(yùn)行，進(jìn)而提高檔案工作水平。

3 結(jié)語

檔案工作是單位或者企業(yè)中的重要一項(xiàng)工作內(nèi)容，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的改革，針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行有效解決，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，建立完善的管理制度，進(jìn)而提高檔案工作水平。

參考文獻(xiàn)

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