事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與改革解析

楊文君

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)事業(yè)單位改革進(jìn)程的日漸推進(jìn)，以及其人事管理制度的不斷完善，傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題更加突出，愈發(fā)難以滿(mǎn)足現(xiàn)階段事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)和科學(xué)管理的發(fā)展需求。因此如何對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與改革，就需要相關(guān)管理人員充分重視此項(xiàng)工作，并對(duì)其進(jìn)行深入研究與探索。本文筆者根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與改革進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位，人事檔案管理，創(chuàng)新，改革

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題簡(jiǎn)析

1.對(duì)人事檔案管理的重視程度不足

人事檔案是人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它記載著個(gè)人身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等人生軌跡，具有法律小勇，與每個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展緊密掛鉤。目前，許多事業(yè)單位中人事檔案管理工作仍處于較被動(dòng)的位置，原因在于一些管理層片面地認(rèn)為人事檔案管理工作只是單純的整理與歸檔，它的用途局限于查檔，并不能給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益；部分管檔人員也存在著忽視此項(xiàng)工作重要性的情況，并沒(méi)有將其納入長(zhǎng)期統(tǒng)籌規(guī)劃之中，除部分事業(yè)單位交由人才市場(chǎng)等檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)整理保存從而得到了較系統(tǒng)的管理外，大多數(shù)事業(yè)單位自身的人事檔案管理水平難以得到有效提升。

2.人事檔案管理水平不高

一方面，一些事業(yè)單位的人事檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職從事檔案管理，多是在該事業(yè)單位中身兼數(shù)職，這種人員配備現(xiàn)狀使得管理人員難以將全部精力投入到檔案工作中。比如每年在人事檔案零散材料整理歸檔存入檔案盒的過(guò)程中，對(duì)涉及人事變動(dòng)、工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系、獎(jiǎng)懲考核等方面的材料如果未能夠第一時(shí)間完成歸檔，不但有可能影響到個(gè)人的轉(zhuǎn)正、晉升、職稱(chēng)評(píng)定等重要的事，也就勢(shì)必影響到該單位人事管理工作的績(jī)效。另一方面，我國(guó)一些事業(yè)單位中人事檔案的管理規(guī)模及設(shè)備比較陳舊，相關(guān)硬件設(shè)施不夠完善，甚至沒(méi)有很好的防水防火功能，若處理不當(dāng)就容易導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期存放過(guò)程中因環(huán)境因素而出現(xiàn)腐蝕、蟲(chóng)蛀或變形等情況，造成檔案的準(zhǔn)確性以及完整性難以得到良好的保障。

3.人事檔案的收集力度不夠

目前一些事業(yè)單位在人事檔案的收集歸檔問(wèn)題上依舊存在許多問(wèn)題。第一，部分人事檔案材料存在著信息不完整的情況卻面臨補(bǔ)檔困難，需要補(bǔ)檔的檔案多是早年前丟失，持有者回到學(xué)?；蛟ぷ鲉挝粚ふ已a(bǔ)齊的難度大。第二，單位工作人員本身對(duì)自身人事檔案的認(rèn)識(shí)不到位，未能將獎(jiǎng)懲、參訓(xùn)、后期取得學(xué)歷等個(gè)人發(fā)展軌跡材料及時(shí)上報(bào)該單位人事管理部門(mén)，這也就導(dǎo)致在日常的人事檔案管理過(guò)程中部分材料無(wú)法及時(shí)歸檔等問(wèn)題。第三，人事檔案管理人員往往片面地重視年度考核、工資晉升等材料的及時(shí)整理歸檔，忽視檔案收集的全面性，這些原因直接影響了人事檔案的高效、有序利用。

4.人事檔案的交接手續(xù)缺乏規(guī)范性

就檔案管理人員來(lái)說(shuō)，我國(guó)許多事業(yè)單位中從事此項(xiàng)工作的人員大多不是專(zhuān)職的，因此在對(duì)其進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)或離崗時(shí)，往往難以按照嚴(yán)格的移交程序進(jìn)行檔案的交接工作，同時(shí)對(duì)人事檔案本身缺乏足夠的清查力度。就人事檔案本身而言，在諸如人員調(diào)動(dòng)過(guò)程中，盡管整本檔案嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)移投遞制度執(zhí)行，但在日常工作中，對(duì)人事檔案與文書(shū)檔案的分類(lèi)界限模糊也是造成零散檔案交接混亂的原因之一，這樣也就比較容易出現(xiàn)檔案分類(lèi)意識(shí)以及責(zé)任人不夠明確等問(wèn)題。

5.人事檔案管理工作缺乏創(chuàng)新能力

現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，囿于受到的重視程度不足、管理人員非專(zhuān)業(yè)、檔案管理意識(shí)淡薄、權(quán)責(zé)不明等多方面原因?qū)е铝讼嚓P(guān)工作人員在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，只是按照傳統(tǒng)的檔案管理流程來(lái)對(duì)這些人事檔案資料進(jìn)行機(jī)械化管理，從而直接降低了整個(gè)檔案工作的條理性和實(shí)效性。

2 推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)策略

1.推進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式由分散向集中轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式多采用分散管理，形式比較單一，所涉及到的檔案也多是該單位的日常工作以及人事變動(dòng)等方面，限制了人事檔案管理工作職能的發(fā)揮。但是近年來(lái)隨著我國(guó)事業(yè)單位的科學(xué)探索，各個(gè)單位內(nèi)的人才流動(dòng)加大，檔案來(lái)源和內(nèi)容也朝著多元化的模式不斷發(fā)展。不少事業(yè)單位要想進(jìn)一步提升人事管理能力，可以適當(dāng)考慮在一定的地區(qū)或者行業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行檔案管理中心的集中建設(shè)，配備專(zhuān)業(yè)管理人員，并對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，不僅可以按照管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、工勤人員的崗位設(shè)置情況進(jìn)行因材施教式的管理，也可以按照在編在崗、離休退休的人員現(xiàn)狀提供個(gè)性化服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的規(guī)劃科學(xué)化、統(tǒng)籌多樣化。

2.加大人事檔案的數(shù)字化建設(shè)力度

近年來(lái)，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作需要充分適應(yīng)科技進(jìn)步，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從單一的紙質(zhì)化檔案向紙質(zhì)加數(shù)字化相結(jié)合的方式轉(zhuǎn)變，以不斷滿(mǎn)足現(xiàn)階段事業(yè)單位的多樣性需求。通過(guò)積極建立人事檔案信息庫(kù)，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和監(jiān)理，借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等一系列先進(jìn)的設(shè)備將紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行電子化處理，從而進(jìn)一步加大人事檔案的信息搜索以及查詢(xún)能力。此外，還可以利用專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、加密運(yùn)用以及維護(hù)工作。大力借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合理運(yùn)用，不僅能夠使人事檔案的信息在一定范圍內(nèi)共享化，更可以使事業(yè)單位管理層充分使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人才統(tǒng)計(jì)分析和科學(xué)合理調(diào)配。

3.強(qiáng)化人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育

隨著我國(guó)事業(yè)單位制度化快速化發(fā)展進(jìn)程，人事檔案管理在整個(gè)事業(yè)單位的日常運(yùn)行中發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)的提高更是日漸迫切。第一，通過(guò)集中培訓(xùn)，提升對(duì)人事檔案管理工作的正確認(rèn)知，保守檔案機(jī)密，不斷培養(yǎng)責(zé)任和擔(dān)當(dāng)意識(shí)。第二，針對(duì)人事檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)，分析理解國(guó)家宏觀管理政策，通過(guò)檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流等方式，深層次研讀并執(zhí)行好檔案收集、保管、利用、歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞等制度。第三，在日常工作中，把握和運(yùn)用好人事檔案相關(guān)政策，不斷錘煉實(shí)操能力，熟知材料鑒別、分類(lèi)方法，準(zhǔn)確認(rèn)定“三齡兩歷一身份”，正確甄別檔案中涂改或模糊的字跡。借助人事檔案管理人員定期和系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，有效提升整個(gè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造出具備高水平高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。endprint

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段我國(guó)一些事業(yè)單位的人事檔案管理工作雖然在不斷的建章立制中取得了一定程度的提升，但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中依舊存在著各種各樣難以避免的問(wèn)題，并且影響到該事業(yè)單位人事管理的整體績(jī)效。這就要求事業(yè)單位管理人員能夠結(jié)合本單位的現(xiàn)實(shí)情況和發(fā)展規(guī)劃，對(duì)人事檔案管理模式不斷探索、創(chuàng)新與優(yōu)化，以期檔案管理達(dá)到材料齊全、手續(xù)完備、目錄清楚、分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)，并使其在做好人才服務(wù)、推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)方面發(fā)揮出良好的作用。

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人力資源在知識(shí)經(jīng)濟(jì)日新月異發(fā)展的今天，逐漸成為地方經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展和核心競(jìng)爭(zhēng)力的核心，而人力資源市場(chǎng)中的檔案管理也是人力資源市場(chǎng)日常重要工作之一，檔案管理的科學(xué)化水平提升與人力資源的深度開(kāi)發(fā)，對(duì)人力資源管理整體水平的提升都具有舉足輕重的地位和作用。

1 人力資源市場(chǎng)檔案管理科學(xué)化水平提高的意義

1.提高檔案管理科學(xué)化水平是適應(yīng)創(chuàng)新的人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展的需要。

2015年我國(guó)GDP為67.7萬(wàn)億元，其中服務(wù)業(yè)創(chuàng)造的增加值為34.2萬(wàn)億元，占GDP的比重達(dá)50.5%，首次占比達(dá)一半，標(biāo)志我國(guó)進(jìn)入了服務(wù)化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)由工業(yè)主導(dǎo)向服務(wù)業(yè)主導(dǎo)轉(zhuǎn)變，人力資源服務(wù)業(yè)作為生產(chǎn)性服務(wù)業(yè)的重要組成，成為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)新的增長(zhǎng)點(diǎn)，傳統(tǒng)的人力資源管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，特別是對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式，已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源管理的基本需求，特別是檔案要在大數(shù)據(jù)時(shí)代下充分發(fā)揮作用，必然需要檔案管理的科學(xué)化水平提升，通過(guò)科學(xué)化管理，提升檔案資源的利用價(jià)值，把沉淀的檔案信息挖掘出來(lái)給人力資源的管理提供基礎(chǔ)性的參考。

2.提高檔案管理科學(xué)化水平是推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展的需要

檔案信息的價(jià)值大小，取決于信息的開(kāi)發(fā)力度和利用程度，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息量的急劇膨脹，檔案中收集和管理的信息種類(lèi)也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理只能簡(jiǎn)單的收集信息，無(wú)法高效的處理大批量的檔案信息?，F(xiàn)在我們市場(chǎng)對(duì)失業(yè)人員和高校畢業(yè)生的檔案只是停留在簡(jiǎn)單的收藏階段，并沒(méi)有形成對(duì)檔案信息的任何利用，所以要充分利用檔案中的資源信息，必然要采用科學(xué)化的管理方法，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

3.提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需要。

檔案管理也是精神文明建設(shè)的重要組成部分，也涉及到國(guó)家、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面，可以借鑒歷史，可以考量現(xiàn)今，同樣可以決策未來(lái)，所以說(shuō)檔案工作和全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)關(guān)系極為密切，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，檔案管理也要實(shí)現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)和諧的發(fā)展，因此要提高科學(xué)化的管理水平，使得檔案在合理的管理中發(fā)揮自身的價(jià)值，充分為社會(huì)、人民提供服務(wù)。

2 人力資源市場(chǎng)提升檔案管理科學(xué)化水平的主要途徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念和思維模式

提高檔案管理的科學(xué)化水平，首要的工作就是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念和思維模式，必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)要認(rèn)識(shí)到檔案是一個(gè)重要的信息資源，不簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的是一個(gè)托管和收藏，檔案除了是個(gè)人信息的重要載體外，還有著更多數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用的價(jià)值。

2.完善科學(xué)的檔案管理制度和管理模式

檔案管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)真梳理現(xiàn)有管理制度存在的問(wèn)題，要建立領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門(mén)分管、科室配合、專(zhuān)人管理的檔案管理責(zé)任機(jī)制，一方面根據(jù)國(guó)家針對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)要求，對(duì)檔案管理工作中資料保管、資料審核、資料保密形成有效性管理規(guī)范，另一方面要搭載政府大力提倡檔案信息化的東風(fēng)，在模式上要引入先進(jìn)的適應(yīng)信息化時(shí)代的管理理念，形成全方位、立體化檔案管理新機(jī)制。

3.提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)能力

檔案管理人員是檔案管理工作的核心要件，也是檔案管理這個(gè)金字塔的基石，要推進(jìn)人力資源市場(chǎng)檔案管理的科學(xué)化水平，必須要提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)能力。一是要定期組織人力資源市場(chǎng)檔案管理人員參加檔案管理新理論和檔案管理能力提升的培訓(xùn)班，除檔案管理人員基本的文書(shū)立卷、檔案編目、檔案鑒定、檔案歸檔基本素養(yǎng)外，還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和新數(shù)碼設(shè)備的使用技能。二是鼓勵(lì)檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)上創(chuàng)新，通過(guò)各種激勵(lì)措施，激發(fā)工作人員自主學(xué)習(xí)的動(dòng)力，在一線(xiàn)搞課題、搞研究，使檔案管理人員盡快適應(yīng)檔案的科學(xué)化管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化的發(fā)展要求。

4.增加檔案管理的硬件投入

檔案事業(yè)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)相關(guān)硬件設(shè)備的配備。然而，受管理理念、場(chǎng)地、資金等種種方面的制約，相當(dāng)一部分單位仍存在檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善、保管條件差等問(wèn)題，在這種惡劣條件下“檔案現(xiàn)代化管理”的就尤如紙上談兵。個(gè)別單位，檔案室不僅面積小，還承擔(dān)著單位庫(kù)房的作用，隨意堆放其他物品，不符合單獨(dú)的檔案室的標(biāo)準(zhǔn)，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展，更不利于檔案的管理、利用。為此，加大資金投入力度，創(chuàng)造良好的硬件設(shè)施勢(shì)在必行。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在思想上高度重視，將檔案管理工作擺在重要位置，在原有的資金投入基礎(chǔ)上，要專(zhuān)門(mén)抽出部分資金，必要時(shí)向上級(jí)和相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)增加預(yù)算，添置檔案柜、密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等一系列重要設(shè)施，為檔案的管理、利用提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，改善檔案保管條件。為了檔案的安全性，還要適當(dāng)購(gòu)置消防、防盜、防蟲(chóng)、刻錄機(jī)等設(shè)施和空調(diào)、除濕器等物品，提高檔案室安全防范能力。endprint

5.加大檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)力度

檔案管理是一件十分煩瑣的工作，傳統(tǒng)的手工抄寫(xiě)文件級(jí)目錄不僅勞動(dòng)量大，而且難以規(guī)范統(tǒng)一，更重要的是即使資料歸檔工作完成了，但查檔并不輕松。所以有必要根據(jù)人力資源市場(chǎng)檔案管理工作的實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案管理軟件，做到打印目錄規(guī)范，方便查找文件檔案工作，建議由人社部開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，這樣所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)就有了統(tǒng)一的格式和規(guī)范，方便在人才流動(dòng)過(guò)程中的數(shù)據(jù)交流和檔案管理轉(zhuǎn)移管理，提高和促進(jìn)檔案信息化管理水平。

6.加大檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

加快人力資源市場(chǎng)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提升人力資源檔案信息化管理水平。這個(gè)檔案數(shù)字化進(jìn)程的難點(diǎn)在于，原有人力資源市場(chǎng)的紙質(zhì)檔案少則幾萬(wàn)份，多則幾十萬(wàn)份，而且檔案本身的規(guī)范度又不高，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就現(xiàn)有的檔案管理工作人員數(shù)量來(lái)看，短期很難實(shí)現(xiàn)，增加檔案管理編制幾乎不可能，所以建議通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)社會(huì)服務(wù)等方式，逐步完成所有進(jìn)入人力資源市場(chǎng)的失業(yè)人員和高校畢業(yè)生檔案的全數(shù)字化錄入工作，并分步投入使用，同時(shí)優(yōu)化網(wǎng)上查檔功能，實(shí)現(xiàn)檔案目錄網(wǎng)上計(jì)算機(jī)檢索服務(wù)；同時(shí)認(rèn)真做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)工作，完成重要數(shù)據(jù)異地備份，對(duì)人力資源市場(chǎng)檔案機(jī)讀目錄數(shù)字化成果集中刻錄進(jìn)程，做好雙套存儲(chǔ)管理，為人力資源檔案數(shù)據(jù)永久性安全提供科學(xué)、合理的保障措施。

7.加大檔案高效利用服務(wù)

提升窗口服務(wù)保障改善民生能力，確保社會(huì)穩(wěn)定和諧才是我們?nèi)肆Y源管理部門(mén)的根本目的?，F(xiàn)在很多中小型企業(yè)因?yàn)樽陨砣藛T、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地等的限制，不能建立標(biāo)準(zhǔn)的員工檔案室，很多檔案就只能保存在個(gè)人自己手中，檔案很容易出現(xiàn)丟失、損毀，也失去了檔案本身的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立相應(yīng)的服務(wù)渠道，便于中小企業(yè)和靈活就業(yè)人員托管、保存檔案，要大力提倡“以人為本”的理念，人力資源市場(chǎng)托管的檔案作用之一是便利失業(yè)人員和高校畢業(yè)生以及在崗職工的檔案托管，二是便利存檔人員的查閱和借調(diào)，那作為人力資源部門(mén)的檔案管理職能就應(yīng)該在養(yǎng)老統(tǒng)籌、干部人事檔案、工齡、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、婚姻認(rèn)定等方面，加大力氣，為廣大群眾提供高效便捷的檔案利用服務(wù)，讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介

惠廣東（1976-），男，漢族，河南，本科，現(xiàn)任新疆昌吉州人力資源服務(wù)中心主任（檔案系列中級(jí)），中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，現(xiàn)研究方向：人力資源管理，檔案。endprint