高校檔案利用的研究與探討

摘 要：本文在第一部分分析了高校檔案的重要性；第二部分闡述了當(dāng)前高校檔案利用現(xiàn)狀、問題以及造成這些問題的原因；第三部分就如何才能做好高校檔案管理工作，提升高校檔案利用價(jià)值展開了討論。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用；存在問題；原因分析

1 高校檔案的重要性

首先，高校檔案記錄內(nèi)容真實(shí)性和客觀性，因而它反映了一所學(xué)校的發(fā)展歷史以及發(fā)展過程中所形成的獨(dú)具特色的文化內(nèi)涵。其次，高校檔案管理工作具有基礎(chǔ)性，原因在于它的開展能夠?yàn)楦咝Ｆ渌黜?xiàng)工作的開展提供依據(jù)。再次，高校檔案管理工作通過整合學(xué)校自建立以來的資料資源，為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程起到積極的、有力的推動(dòng)作用。進(jìn)而內(nèi)在的提升了一所大學(xué)的文化凝聚力和吸引力，為學(xué)校文化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的保障。再次，高校歷年以來的教學(xué)檔案，能夠履行文化的借鑒以及教育功能。大學(xué)本就是以育人為目的的，高校教學(xué)檔案能夠通過校園這個(gè)大平臺(tái)，對(duì)大學(xué)生進(jìn)行文化教育，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、文化、社會(huì)知識(shí)的有效傳播，大學(xué)生綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提升。最后，檔案還是對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想道德教育的生動(dòng)素材。高校培養(yǎng)的學(xué)生不僅要有專業(yè)的理論知識(shí)、精湛的專業(yè)技能，還要具有高尚的思想道德情操和良好的人文素養(yǎng)。高校檔案詳細(xì)記載了高校的發(fā)展歷程，許多檔案資源凝結(jié)了學(xué)校豐富的歷史文化和人文精神。檔案素材的真實(shí)性、客觀性和歷史性，極大地提高了其吸引力，能夠在很大程度上激發(fā)學(xué)生的興趣。這是課堂教學(xué)難以取代的。教師可以在教學(xué)中對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想道德教育并加以運(yùn)用，以促其養(yǎng)成高尚的思想道德情操。

2 高校檔案利用過程中存在的問題以及原因分析

盡管近年來，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及檔案管理方式方法的進(jìn)步，高校檔案利用率得以提升。但是作為一名檔案管理人員我們應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前我們的檔案管理工作還未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用率還相對(duì)較低。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：第一是檔案利用主體受到限制。長(zhǎng)久以來，檔案主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作提供參考服務(wù)， 而為教學(xué)科研服務(wù)則相對(duì)較弱，從而大大影響了檔案的利用效率；第二，高校檔案利用范圍受到限制。據(jù)調(diào)查，目前不少學(xué)校檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以文書檔案、基建檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案居多，其它檔案門類不全，數(shù)量有限，例如照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求；第三，對(duì)已經(jīng)收集到的檔案開發(fā)利用程度非常低。

筆者認(rèn)為造成此類現(xiàn)象出現(xiàn)的原因有以下幾點(diǎn)：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理受自身工作特點(diǎn)的影響，其作用需要很長(zhǎng)時(shí)間才能展現(xiàn)出來，要想在短時(shí)間內(nèi)就為學(xué)校整體效益的大幅度提升做出貢獻(xiàn)著實(shí)很難。正是由于這樣，不僅僅是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些高校檔案管理工作人員都產(chǎn)生了“高校檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是學(xué)校不肯花錢為高校檔案配備先進(jìn)的設(shè)備、不肯為高校檔案管理工作改進(jìn)辦公場(chǎng)所、不肯為高校檔案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)等等。除此之外，高校檔案管理工作人員的不重視還會(huì)直接影響其工作積極性，甚至有些高校檔案管理人員只是做一些簡(jiǎn)單抄寫、錄入、作，對(duì)高校檔案資料的收集、開發(fā)、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想提充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，提升高校檔案利用率，難上加難。

（2）高校檔案管理方式較為落后

影響高校檔案利用效率的一個(gè)重要點(diǎn)就是檔案管理的方式。當(dāng)前很多高校的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

（3）高校檔案管理制度不健全，過程不規(guī)范

一方面由于檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會(huì)因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄；另一方面由于當(dāng)前學(xué)校尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為支撐。加之目前領(lǐng)導(dǎo)、工作人員缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的重視，因此學(xué)校高校檔案管理工作的規(guī)范性實(shí)在是有待提高，嚴(yán)重降低了檔案管理與利用效率。

（4）高校檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱

首先，由于學(xué)校對(duì)高校檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了高校檔案管理工作人員缺乏對(duì)工作的責(zé)任感，降低了對(duì)工作的熱情和積極性。其次，由于學(xué)校在高校檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，學(xué)校缺乏對(duì)高校檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時(shí)滿足工作發(fā)展的需要。最后，由于部分高校檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對(duì)需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，而嚴(yán)重影響了高校檔案管理與利用工作的效率。

（5）高校檔案管理與利用工作所需要的配套設(shè)施不全面

首先是檔案管理設(shè)備陳舊落后，使得檔案利用無法及時(shí)跟上信息化潮流。其次，檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。再次，存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。最后，缺乏專項(xiàng)資金對(duì)一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。

3 做好高校檔案管理工作，提升高校檔案利用效率的幾點(diǎn)措施

（1）提升高校工作人員對(duì)高校檔案管理的意識(shí)

要想做好高校檔案管理工作，提升高校檔案利用效率，轉(zhuǎn)變管理觀念、強(qiáng)化管理意識(shí)、營(yíng)造出全員重視的良好氛圍是首要任務(wù)。因此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，把這一項(xiàng)工作納入到高校未來發(fā)展計(jì)劃之中，讓其與高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)并肩齊行，以此督促各方提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（2）以多種手段提升高校檔案管理者的素質(zhì)

提升高校檔案利用效率并不是一蹴而就的，它需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善。而在這優(yōu)化與完善的過程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)就起到了至關(guān)重要的作用。高校的各項(xiàng)工作，尤其是檔案管理與利用工作中，“人”的作用是非常重要的，如工作人員的專業(yè)素質(zhì)高低在一定程度上便決定了檔案管理工作效率的高低；工作人員道德素質(zhì)的高低在一定程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量的高低。所以，我們說提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使他們形成自覺遵守職業(yè)道德的責(zé)任感，是當(dāng)前我們高校檔案管理工作的重中之重。但是從當(dāng)下來看，我們長(zhǎng)期所沿用的人事制度存在著很大的缺陷。既不能有效考察檔案管理工作人員道德素質(zhì)也無法在工作中培養(yǎng)工作人員積極向上的工作態(tài)度。為此，首先要改革傳統(tǒng)的人事制度，提升高校高校檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對(duì)他們專業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，以從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職的檔案管理工作人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人操作技能。再次，學(xué)校要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升高校檔案管理人員的工作積極性。最后，要對(duì)一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時(shí)的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，防患于未然。endprint

此外，學(xué)習(xí)有必要建立起高效的績(jī)效考察制度以及責(zé)任追究制度，對(duì)于工作效率高、質(zhì)量好的工作人員進(jìn)行及時(shí)有效的表揚(yáng)，而對(duì)于一些以權(quán)謀私行為要進(jìn)行嚴(yán)厲懲罰。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)人員隊(duì)伍的不斷優(yōu)化，為檔案的充分利用提供堅(jiān)實(shí)的人員保障。

（3）加強(qiáng)對(duì)高校檔案資源的開發(fā)與收集力度

只有實(shí)現(xiàn)了檔案資料的真實(shí)性與完整性，才能為檔案利用服務(wù)工作的更好開展奠定基礎(chǔ)。信息資源是高校檔案管理部門賴以生存的基礎(chǔ)，檔案管理人員通過挖掘有用資源從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)公眾服務(wù)的目的，這是提升檔案服務(wù)質(zhì)量的前提。

新形勢(shì)下，高校檔案管理部門不僅要承擔(dān)起守護(hù)檔案信息安全的職責(zé)，而且還要通過多方式、多手段的信息收集，成為檔案資源的開發(fā)者。編研工作是檔案資源開發(fā)工作的重要手段，在開展檔案的編研工作時(shí)，檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校師生的查閱需求，為他們提供高質(zhì)量的二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)，例如可以編制專題匯編、專題文摘等。此外，為了加大檔案資料的收集力度，檔案管理部門一方面要加強(qiáng)與其他部門的工作聯(lián)系，保持良好的協(xié)作關(guān)系；另一方面要建立起資料收集的“上下網(wǎng)”，派專員搜集資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的上下互通。

（4）完善高校檔案管理制度

不同的查閱者有不同的服務(wù)需求，因此我們說檔案利用工作具有復(fù)雜性與繁瑣性。為此，高校有關(guān)部門必須在提升認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步健全檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的各項(xiàng)行為進(jìn)行有效約束，只有這樣才能一改往日檔案管理工作非常隨意的行為，提升檔案管理與利用工作的規(guī)范性，確保高校檔案管理與利用工作朝著可持續(xù)發(fā)展方向邁進(jìn)。值得注意的是，高校在健全檔案管理工作機(jī)制的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)充分考慮范圍管理工作實(shí)際，盡量的使內(nèi)部規(guī)章制度科學(xué)、完善且詳細(xì)，從而進(jìn)一步提升檔案利用工作效率。此外，高校還應(yīng)該堅(jiān)持整體性發(fā)展的原則，將檔案與其他不同類別、不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓檔案管理工作向著集中管理模式轉(zhuǎn)變。

（5）加大資金投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并建立起專門的檔案管理系統(tǒng)

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多高校的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由原始紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)也邁上了一個(gè)新的征程。因此在這種形勢(shì)下加強(qiáng)對(duì)高校信息化檔案管理工作的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化不僅是大勢(shì)所趨也是形勢(shì)所趨。為此，相關(guān)部門必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理設(shè)備進(jìn)行全方位檢修，及時(shí)淘汰一些陳舊落后的設(shè)施，替之以運(yùn)行平穩(wěn)、安全高效的新設(shè)備，力求為檔案利用工作提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。此外，為了保障檔案的安全，高校有必要建立起專門的檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行不斷的完善與優(yōu)化。積極采用先進(jìn)的保密技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行升級(jí)備份與維護(hù)。

（6）調(diào)整服務(wù)方式、推動(dòng)檔案一體化建設(shè)進(jìn)程

我們上文中已經(jīng)提到要想做好高校檔案管理工作，就要更新管理觀念、建設(shè)起專門的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)資源更好的共享與利用。但是我們也應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，高校檔案管理工作不能只停留在更新觀念這一層面，還應(yīng)當(dāng)用實(shí)際行動(dòng)來調(diào)整檔案管理方式。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)從本職崗位出發(fā)，著眼于高校整體發(fā)展，通過最新的服務(wù)方式來做好檔案建設(shè)工作。如：為了不再被動(dòng)的進(jìn)行資料收集，工作人員要積極主動(dòng)的開展“上門”服務(wù)，走進(jìn)學(xué)校其他各個(gè)部門；為了使查閱者不必親自到訪就能通過終端查閱到有價(jià)值的信息，我們要積極借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)研究APP等，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)工作的多元化與精深化發(fā)展，

4 小結(jié)

綜上所述，檔案工作已然成為學(xué)校各項(xiàng)工作開展的必要組成部分。尤其伴隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作的重要性愈加突出。因此，作為一名檔案管理人員，我們必須要從端正個(gè)人工作與服務(wù)態(tài)度做起，樹立起“以人為本、服務(wù)為人”的工作理念，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷拓寬服務(wù)公眾的工作方式，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資源的收集與開發(fā)，從而為高校師生創(chuàng)造出更好的檔案利用條件。

作者簡(jiǎn)介

王光娟（1982-），女，山西省太原市清徐縣，碩士研究生，畢業(yè)于山西大學(xué)，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。endprint