新時(shí)期針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

陳留芳

摘 要：事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與社會(huì)和諧發(fā)展的支撐體系，檔案更是承載重要信息的主要載體。事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的需求和挑戰(zhàn)，提升和優(yōu)化檔案管理工作水平，是當(dāng)前不容忽視的問(wèn)題。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，不僅有助于滿足人民不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求，而且對(duì)社會(huì)事業(yè)平穩(wěn)而迅速的發(fā)展有著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。本文就新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行了幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理

1 引言

檔案管理不僅能夠保證整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效的運(yùn)行，更重要的是對(duì)單位自身的科學(xué)發(fā)展、社會(huì)精神文明的建設(shè)、人民群眾正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)都有著重要的作用。如何更好地提升和優(yōu)化檔案管理水平，融入新的發(fā)展思路，這是目前我們需要進(jìn)行深度思考和探究的重要問(wèn)題。隨著我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代的需求，需要不斷的更新和優(yōu)化。在展開(kāi)相關(guān)管理工作中，我們應(yīng)該以更加科學(xué)的視角，對(duì)于管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

2 檔案管理優(yōu)化的重要性以及必要性

檔案管理是組成事業(yè)單位日常管理的重要部分，看似微不足道，實(shí)則關(guān)系重大。事業(yè)單位檔案管理是許多管理工作重要的決策依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的工作狀態(tài)、成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。在新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作，可以很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分借助信息化帶來(lái)的方便，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理體系仍不夠完善，相關(guān)制度仍有待規(guī)范，檔案管理工作的流程仍不夠清晰明確。部分檔案管理人員自身綜合素質(zhì)能力相對(duì)有限，且從未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性也相對(duì)有限，人員流動(dòng)不合理。信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，辦公環(huán)境較為陳舊，檔案存放空間沒(méi)有規(guī)范性，這些都在一定程度上影響了檔案管理工作的整體效果，導(dǎo)致了檔案工作中的一些問(wèn)題不能進(jìn)行有效的解決。

檔案部門(mén)要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實(shí)檔案部門(mén)的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對(duì)信息資源的篩選、分析、匯總等要求，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，以便為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源。

3 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

（一）對(duì)檔案工作的不重視

一直以來(lái)，沒(méi)有認(rèn)清檔案工作的重要性是行政事業(yè)單位的工作人員，從單位領(lǐng)導(dǎo)到職工本人普遍存在的現(xiàn)象。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案工作都屬于幕后服務(wù)工作內(nèi)容，不能為單位創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)利益。而且在年度和任期考核中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有考慮把檔案工作納入其中。因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有積極的態(tài)度去完成工作，在工作時(shí)，存在應(yīng)付心理，不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。對(duì)檔案工作沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化更是不會(huì)被談及。

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作的全面優(yōu)化，首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對(duì)檔案管理工作給予足夠重視。從制度層面上入手，對(duì)于當(dāng)前檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，使管理制度更加科學(xué)化。要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，以及對(duì)檔案資源的使用要求來(lái)進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求。設(shè)置專門(mén)人員對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理監(jiān)督，使之形成一個(gè)圍繞事業(yè)單位的檔案管理體系。同時(shí)要不斷提升檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（二）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的欠缺

檔案管理工作要求專業(yè)性強(qiáng)，技術(shù)性高等特點(diǎn)。因此對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平有著較高的要求。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，原有的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員被調(diào)走，而分配到檔案管理部門(mén)的人員大多是新手，工作能力往往不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理過(guò)程不知曉，工作內(nèi)容對(duì)他們來(lái)說(shuō)相對(duì)模糊。管理意識(shí)淡薄，存在著消極、懈怠的情緒。一些管理人員工作態(tài)度不端正，常常因?yàn)樨?zé)任心不強(qiáng)，在收集、整理、歸檔、裝訂等方面不夠認(rèn)真，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況。

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?duì)于檔案管理人員自身的素質(zhì)和能力方面有著極高的要求。可以說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)水平，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來(lái)的限制，我們應(yīng)當(dāng)做好人員隊(duì)伍的全面優(yōu)化，注重提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。引入經(jīng)驗(yàn)豐富，能力強(qiáng)的檔案管理人員。結(jié)合內(nèi)部管理培訓(xùn)，提升整個(gè)隊(duì)伍的整體作戰(zhàn)水平。不斷提升檔案管理人員的工作能力和職業(yè)道德觀念，在福利待遇方面給予充足支持，進(jìn)一步保障檔案管理人員的工作積極性。

（三）現(xiàn)代化管理設(shè)施較為落后

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，更新速度迅猛，計(jì)算機(jī)信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。為我們的工作和生活帶來(lái)了很大方便。然而在檔案信息管理系統(tǒng)，由于沒(méi)有及時(shí)、充分的認(rèn)識(shí)和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段的作用，所以沒(méi)有將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中。其中甚至有些單位檔案室?guī)旆拷ㄔ觳煌晟?、不?guī)范，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置基本不全，使得檔案現(xiàn)代化設(shè)備安置無(wú)法實(shí)行。

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，不能僅靠人員調(diào)整，硬件設(shè)備上也要提供相應(yīng)支持。事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)積極加強(qiáng)投入，對(duì)服務(wù)于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行合理的優(yōu)化，使檔案管理工作在合適的環(huán)境下有序進(jìn)行。做好配套防火防水防盜措施，檔案室應(yīng)避免日光直射。，還需要保證檔案室內(nèi)濕度、溫度以及通風(fēng)。應(yīng)當(dāng)確保檔案管理部門(mén)干凈整潔，保證檔案信息安全。

（四）檔案檢索效率較低

相對(duì)于手工檢索而言，計(jì)算機(jī)檢索的效率較高，然而我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設(shè)施具有很大的關(guān)系。為了提高檔案檢索效率，許多部門(mén)專門(mén)研發(fā)多種檢索工具，認(rèn)為檢索效率與檢索工具的數(shù)量呈正比。然而若是將檢索工具設(shè)置的太細(xì)、過(guò)于繁瑣，可能會(huì)出現(xiàn)搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索

檢索效率的提高，不僅是速度的加快，更在于檢索工具的精益求精。應(yīng)當(dāng)結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)，在當(dāng)前檔案管理工作信息化建設(shè)中，事業(yè)單位的檔案管理模式也在不斷更新變化。對(duì)于檔案資料的形成、積累、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分研究，落實(shí)好崗位的工作職責(zé)，引入考核制度，以提高工作人員的積極性，提高檢索效率。

4 總結(jié)

總而言之，隨著新時(shí)期經(jīng)濟(jì)與社會(huì)事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨著更高的需求。認(rèn)識(shí)到，安全工作不僅是對(duì)原有檔案進(jìn)行保存，還要保障信息安全。提升重視程度，對(duì)于檔案管理工作中難以滿足實(shí)際需求和時(shí)代潮流的部分及時(shí)予以改正，最大限度提升檔案管理工作的整體效果，推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步平穩(wěn)有效發(fā)展。

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