鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀及完善思路

李洪濤

摘 要：檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的基本工作之一，做好檔案管理工作有助于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院規(guī)范化、科學化發(fā)展。然而，當前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院普遍缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認識到檔案管理的重要作用，在管理工作中存在一定的問題，沒能充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，因而需要對相關(guān)工作進行重新認識，以進一步做好檔案管理工作，提高檔案利用率。對此，本文分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出了相關(guān)完善思路，以供參考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院；檔案管理；現(xiàn)狀；思路

檔案資料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的重要資源，反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展歷程以及所取得的成績，同時也是地方衛(wèi)生事業(yè)開展情況的重要記錄。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料中包含了許多對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療工作開展的有用信息，對其進行科學管理和合理利用，能夠促進地方醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的更好發(fā)展，為衛(wèi)生院工作質(zhì)量和服務(wù)水平的提高提供支持。但，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的不斷發(fā)展，以及檔案資料的不斷增多，檔案管理工作出現(xiàn)了不少的問題，亟需加以完善，下文將集中進行分析探討。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的作用

檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各項工作的重要記錄，是對地方醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展情況的反映。作為我國醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的最底層，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料具有極高的應(yīng)用參考價值，因此，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作具有重要作用。一方面，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料是對衛(wèi)生院各類醫(yī)療活動的歷史性記錄，具有極高的經(jīng)驗價值和參考意義，對于各類醫(yī)療科研活動的開展也能提供真實有效的資料，因而，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作有助于各項醫(yī)療工作的規(guī)范、有序開展，為醫(yī)療人員提供資料參考，提升衛(wèi)生院醫(yī)療服務(wù)水平，促進醫(yī)療科研事業(yè)的發(fā)展。另一方面，衛(wèi)生院的檔案是對各項醫(yī)療活動的客觀記錄，具有完整性及真實性的特點，在醫(yī)療糾紛出現(xiàn)時，這些檔案資料可以作為重要的法律憑證，還原事實真相，維護醫(yī)療雙方之合法權(quán)益。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展對衛(wèi)生院檔案管理工作提出了更高的要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)全面認識當前的檔案管理工作現(xiàn)狀，總結(jié)檔案管理工作中存在的問題，并加以改進，以促進檔案管理工作的高效開展，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療衛(wèi)生工作提供助力。具體而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作還存在如下問題：一是重視檔案的管理工作卻忽略檔案的利用工作，致使檔案管理工作的價值不能充分發(fā)揮出來；二是檔案管理人員對于檔案資料存在認識偏差，重視對醫(yī)療病歷、科研資料的管理，而忽略其他檔案的管理，致使檔案管理工作不全面、不到位；三是檔案管理人員多為其他部門抽調(diào)過來的非專業(yè)人員，或為兼職檔案人員，致使人員隊伍建設(shè)不合理，難以充分做好檔案管理工作；四是檔案管理制度不完善，未能結(jié)合本地衛(wèi)生院實際工作情況制定科學合理的工作制度，難以保障檔案管理的規(guī)范化開展；五是檔案室的軟硬件設(shè)施不齊全，檔案資料保存環(huán)境較差，對于紙質(zhì)檔案沒有進行防霉防潮管理，對于電子檔案沒能配備先進的信息化設(shè)備，致使檔案管理較為混亂，不利于檔案資料的查閱和利用。

3 做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的思路

（一）完善檔案管理制度，實施規(guī)范化管理

制度是一切工作開展的基礎(chǔ)，檔案管理工作也不例外。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要想做好檔案管理工作，需先制定科學合理的檔案管理工作制度，使各項工作都能有據(jù)可依、有章可循，實施規(guī)范化管理。一般而言，檔案管理包括檔案收集、入檔、存儲、查詢借閱、保管等各個環(huán)節(jié)，因此，要針對具體工作制定切實可行的制度，以確保各工作環(huán)節(jié)皆不出現(xiàn)疏漏，保證檔案資料的完整性。具體而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可參照《檔案法》、《醫(yī)院檔案管理制度》、《保密法》等文件并結(jié)合本地衛(wèi)生院的實際工作情況來制定具體的規(guī)章制度，以明確相關(guān)人員的職責、管理要求以及工作內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還應(yīng)充分調(diào)動檔案管理人員的能動性，通過制定績效考核管理制度以及獎懲制度來激勵相關(guān)人員積極工作，為檔案管理工作的進一步完善作出應(yīng)有貢獻。

（二）優(yōu)化工作模式，提高檔案管理水平

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的有效實施還需要形成一個完善的管理工作模式，可建立衛(wèi)生院院長監(jiān)管，副院長直管，其他領(lǐng)導各司其職的管理模式，以增強衛(wèi)生院全體人員的檔案管理意識，調(diào)動全體工作人員積極參與到檔案管理工作中。如此，將有助于各部門積極匯總相關(guān)檔案資料并及時呈送至檔案管理部門，也有利于各部門按照檔案規(guī)范化管理的模式錄入相關(guān)資料，減輕檔案管理人員收集、整理、錄入檔案資料等工作的負擔，保證檔案資料的完整度，實現(xiàn)檔案資料的實時更新。此外，還可充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內(nèi)部搭建一個檔案資源共享平臺，對檔案進行分門別類的整理錄入，并引入便捷化的檢索程序，實現(xiàn)檔案資料的快速查詢，同時也可構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)信息反饋平臺，便于各部門將發(fā)現(xiàn)的檔案資料問題以及檔案資源使用中存在的問題進行及時反饋，有助于檔案管理人員針對性解決檔案管理工作中的問題，提高檔案管理工作水平。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓，打造檔案管理專業(yè)隊伍

專業(yè)管理人員是促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作有效開展的前提條件。對此，衛(wèi)生院領(lǐng)導應(yīng)對人才的選聘和培養(yǎng)工作引起重視，著力打造一支業(yè)務(wù)水平高、專業(yè)素質(zhì)強的檔案管理人才團隊。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可嚴把人才選聘關(guān)，通過公平合理的競爭選聘學歷高、素養(yǎng)好、思想過硬、能力強，適合本單位實際工作需求的專業(yè)檔案管理人員，以充實檔案管理人才隊伍，提高隊伍整體工作水平。另一方面，對現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓，可制定全面的人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習、業(yè)務(wù)指導、專家講座、會議討論交流等多種方式促進檔案管理人員加強學習，掌握專業(yè)的檔案管理知識，不僅能夠熟悉鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常工作流程以及所有的資料類型、重要程度，還能對檔案資料進行科學、合理、有效的管理，切實提高檔案管理工作水平。

（四）重視檔案開發(fā)利用，提高檔案利用率

檔案管理工作的重點在“管”，而最終目的則是對其的“利用”。如何提高檔案資料的利用效率，應(yīng)該成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作人員深入思考的問題。對此，衛(wèi)生院檔案管理人員應(yīng)增強自身服務(wù)意識，多途徑、多渠道地搜集檔案資料，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)手段對檔案資料進行全面、科學的管理，并建立便捷化利用渠道，想方設(shè)法優(yōu)化檔案資料的查詢、利用方式，使各部門人員都能方便快捷地查閱所需資料。此外，檔案管理人員還應(yīng)對衛(wèi)生院的各類檔案資料進行深加工，探索資料的實際利用價值，為相關(guān)查閱者進行推介、匯總服務(wù)，以最大化發(fā)揮檔案資料的利用價值。同時，檔案管理人員還應(yīng)重視檔案資料利用反饋信息的搜集，改進工作方式，以更好地做好檔案管理服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢作用。

總之，檔案管理工作對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的進一步發(fā)展和工作水平的提高皆具重要促進作用，需要相關(guān)人員引起重視，通過完善管理制度、優(yōu)化工作模式、加強人才隊伍建設(shè)、做好檔案的開發(fā)利用工作來更好地發(fā)揮檔案管理工作的職能作用，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

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