航天企業(yè)非紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理實(shí)踐

潘景璐

摘 要：本文依照實(shí)際的操作和檢驗(yàn)結(jié)果，綜合相關(guān)的研究成果，系統(tǒng)詳細(xì)地介紹了航天企業(yè)非紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中的一些基本問(wèn)題。通過(guò)對(duì)航天企業(yè)非紙質(zhì)檔案的數(shù)字化實(shí)踐研究，詳細(xì)列出了具體的工作流程和操作步驟，并根據(jù)當(dāng)前的技術(shù)背景，提出了認(rèn)為可行的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)格式。

關(guān)鍵詞：航天企業(yè) 非紙質(zhì)檔案 檔案數(shù)字化

中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）10（a）-0180-02

航天企業(yè)除了庫(kù)存大量的紙質(zhì)檔案之外，還有一些非紙質(zhì)檔案，例如光盤檔案、外部管理系統(tǒng)檔案等等。由于光盤類型，刻錄前光盤狀況，存檔時(shí)光盤數(shù)據(jù)刻錄質(zhì)量，光盤生產(chǎn)所選用制作材料，存檔光盤標(biāo)簽方法與使用情況，光盤貯存、運(yùn)輸及工作環(huán)境條件等的影響，導(dǎo)致壽命的不確定性。同時(shí)，外部管理系統(tǒng)中存放著不少數(shù)量的電子文檔，這些檔案的信息以外部管理系統(tǒng)為載體，依托航天產(chǎn)品研制的基礎(chǔ)過(guò)程環(huán)境平臺(tái)，管理工藝、研試和設(shè)計(jì)文檔的全流程，納入歸檔范圍的外部管理系統(tǒng)文檔因?yàn)槿狈n案管理人員科學(xué)有效的統(tǒng)一組卷，對(duì)于電子文檔的長(zhǎng)期保存并提供利用來(lái)說(shuō)也是一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。

1 非紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本原理

1.1 光盤檔案數(shù)字化處理的基本原理

所謂光盤檔案數(shù)字化，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是將光盤中的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，以計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)據(jù)來(lái)表示光盤的檔案信息。目前，最常見的方法通過(guò)光盤數(shù)據(jù)的刻錄、讀取軟硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)。光盤數(shù)據(jù)刻錄的基本原理是使高功率的激光束映射到光盤盤片上，因此模擬出二進(jìn)制數(shù)據(jù)0和1，而刻錄機(jī)寫入光盤的逆過(guò)程即光盤的讀取過(guò)程則可以視為光盤檔案數(shù)字化處理的基本原理。光盤刻錄機(jī)分為CD-R和CD-RW。在數(shù)字化的過(guò)程中，讀寫速度，緩存容量，盤片兼容性，F(xiàn)irmware更新，放置、接口和進(jìn)盤方式等方面參數(shù)可能會(huì)影響光盤檔案的讀取效果。

1.2 外部管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化處理的基本原理

隨著信息技術(shù)的完善和辦公自動(dòng)化的普及，電子文檔已然成為當(dāng)今時(shí)代檔案的主要構(gòu)成部分，檔案數(shù)字化增量電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)也得以可期。外部管理系統(tǒng)中數(shù)字簽名技術(shù)等手段的采用，保證了電子文檔管理元數(shù)據(jù)元素名和元素值表達(dá)的主要命脈控制作用，從而決定了實(shí)際對(duì)象電子文檔憑證價(jià)值關(guān)鍵的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。關(guān)于數(shù)字簽名的法律效力，早在2005年頒布的《電子簽名法》第七條就有明確的規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文不得僅因?yàn)槠涫且噪娮印⒐鈱W(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的而被拒絕作為證據(jù)使用[1]?！睍r(shí)至今日，該法仍然是認(rèn)可電子文檔法律效力、實(shí)現(xiàn)電子文檔管理法制化最基本的依據(jù)和最重要的法律保障。

2 非紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本步驟

2.1 數(shù)字化非紙質(zhì)檔案

光盤檔案經(jīng)過(guò)發(fā)起申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)審批、申請(qǐng)確認(rèn)、信息擺入等環(huán)節(jié)，由信息擺渡人員通過(guò)文件導(dǎo)入監(jiān)管系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)傳遞給申請(qǐng)人。申請(qǐng)人負(fù)責(zé)啟動(dòng)涉密文件導(dǎo)入申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)單中內(nèi)容、密級(jí)等信息，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見確認(rèn)流程。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)涉密文件導(dǎo)入申請(qǐng)單中申請(qǐng)人所填任務(wù)信息確認(rèn)是否同意擺入申請(qǐng)。信息擺渡人員接收到申請(qǐng)人發(fā)起、領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的涉密文件導(dǎo)入申請(qǐng)，通過(guò)擺入光盤殺毒、中間光盤刻錄、光盤內(nèi)容拷貝等步驟將擺入信息上傳到內(nèi)網(wǎng)文件導(dǎo)入監(jiān)管系統(tǒng)中由申請(qǐng)人自行下載。外部管理系統(tǒng)檔案則直接由檔案管理人員通過(guò)目錄樹資源管理器或產(chǎn)品條件輸入查詢執(zhí)行定位、檢索和下載操作在系統(tǒng)中受控的文檔來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.2 規(guī)范化非紙質(zhì)檔案

所有電子文檔均以“檔號(hào)+空格+題名”的方式命名，如果某文檔帶有附件，則需在文檔題名后標(biāo)注正文或附件并新建文件夾，將正文和附件一起置于文件夾中，文件夾的命名規(guī)則同文檔。檔案管理人員在各自本地電腦新建臨時(shí)的專門文件夾，用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)字化非紙質(zhì)檔案的信息，具體方式如下：在文件夾下，分設(shè)卷內(nèi)目錄和歸檔文件電子版兩個(gè)子文件夾，其中，卷內(nèi)目錄中，存儲(chǔ)各案卷的卷內(nèi)目錄；歸檔文件電子版中，分案卷存儲(chǔ)經(jīng)數(shù)字化處理后的非紙質(zhì)檔案原文。最終的卷內(nèi)目錄和歸檔文件電子版由型號(hào)檔案主管人員統(tǒng)一進(jìn)行匯總及硬磁盤離線備份。

2.3 導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)

首先將卷內(nèi)目錄導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中。檔案管理系統(tǒng)的文件導(dǎo)入操作功能可以幫助用戶尤其是不聯(lián)外網(wǎng)的用戶方便地導(dǎo)入計(jì)算機(jī)中的外部文件，從而在相同的軟件平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的自由交流。然后再將規(guī)范化后的相應(yīng)歸檔文件電子版原文添加到檔案管理系統(tǒng)中?？梢栽跈n案管理系統(tǒng)中通過(guò)打開記錄右側(cè)的原文操作按鈕來(lái)完成，也可以在打開記錄的原文顯示框中直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵來(lái)實(shí)現(xiàn)。一條記錄可以選擇添加多個(gè)原文，上傳原文的大小和格式?jīng)]有限制，當(dāng)上傳尺寸較大的原文時(shí)系統(tǒng)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳功能。

3 常用的非紙質(zhì)檔案數(shù)字化格式

3.1 報(bào)告文件

目前的報(bào)告格式有三種，分別是doc、ppt和pdf。doc是計(jì)算機(jī)常見文檔擴(kuò)展名的一種，2007版之后為docX。Microsoft Office PowerPoint創(chuàng)建展示的演示文稿，其格式后綴名為ppt、pptX，演示文稿也可以保存為pdf、圖片格式，2010及以上版本PowerPoint中可保存為視頻格式。航天產(chǎn)品技術(shù)文件主要包括研試文件和設(shè)計(jì)文件兩類。便攜式文件格式pdf為大家所熟知，已有廣泛的應(yīng)用。除了doc、pdf，dwg、prt和asm也是常見的文件格式。dwg是AutoCAD發(fā)明的一種保存二維通用圖紙的默認(rèn)工作文件[2]。prt在某些命令中打頭，表示打印到屏幕上的意思，Pro/engineer生成的三維圖形文檔默認(rèn)格式“*.prt”，是一種強(qiáng)大的參數(shù)化文檔，主要用于運(yùn)動(dòng)仿真、產(chǎn)品建模等；UG軟件同Pro/engineer一樣默認(rèn)保存格式同樣也是“*.prt”，廣泛用于家電、電子、玩具、航天、機(jī)械及制造行業(yè)等領(lǐng)域。asm是匯編語(yǔ)言源程序的擴(kuò)展名，經(jīng)過(guò)匯編產(chǎn)生的目標(biāo)程序并不是可執(zhí)行的程序，需要編譯和連接后才能在計(jì)算機(jī)上執(zhí)行，對(duì)匯編語(yǔ)言源程序進(jìn)行匯編時(shí)，匯編程序?qū)sm文件進(jìn)行掃描，若源程序中有錯(cuò)，則在結(jié)束匯編后，指出源程序中的錯(cuò)誤，這時(shí)，可通過(guò)屏幕上提供的信息回到編輯狀態(tài)修改源程序，再經(jīng)過(guò)匯編，這樣直到得到無(wú)錯(cuò)誤的目標(biāo)程序?yàn)橹埂ndprint

3.2 照片錄像

目前照片的主要格式是jpg，jpg的全名是JPEG，JPEG是與平臺(tái)無(wú)關(guān)的格式，圖片以24位顏色存儲(chǔ)單個(gè)位圖，支持最高級(jí)別的壓縮，不過(guò)，這種壓縮是有損耗的，同時(shí)漸近式JPEG圖片支持交錯(cuò)。目前錄像的主要格式是mp4，mp4是一種保存數(shù)碼音訊和視訊，利用MPEG-4的多媒體格式。

3.3 可執(zhí)行程序

可執(zhí)行程序的擴(kuò)展后綴名為.com或.eXe。DOS規(guī)定，若有重名的com和eXe，則運(yùn)行時(shí)優(yōu)先執(zhí)行com文件，即如果只有A.eXe，就可以直接輸入A，而不用輸入全名；但如果同時(shí)有A.com和A.eXe，輸入A優(yōu)先執(zhí)行A.com，若要運(yùn)行A.eXe則須輸入A.eXe而不能只輸入A。在WINDOWS系統(tǒng)中執(zhí)行文件的標(biāo)識(shí)一般都是.eXe。用戶在提示行輸入不帶.eXe擴(kuò)展名的文件名后按Enter鍵或雙擊帶.eXe擴(kuò)展名的文件就能運(yùn)行可執(zhí)行程序。

3.4 試驗(yàn)結(jié)果數(shù)據(jù)

除了doc，avi、bmp、dat、png、tXt和Xls也是常見的試驗(yàn)結(jié)果數(shù)據(jù)格式。avi是將語(yǔ)音和影像同步組合在一起的音頻、視頻交錯(cuò)文件格式。bmp是WINDOWS操作系統(tǒng)中的規(guī)范圖像文件格式，使用非常廣泛。dat是一種數(shù)據(jù)文本文件的擴(kuò)展名，可用記事本格式打開。png是一種試圖替代gif的位圖文件存儲(chǔ)格式，用來(lái)存儲(chǔ)灰度圖像時(shí)，其深度可多到16位；存儲(chǔ)彩色圖像時(shí)，其深度可多到48位，并且還可存儲(chǔ)多到16位的α通道數(shù)據(jù)，它使用從LZ77派生的無(wú)損數(shù)據(jù)壓縮算法，由于壓縮比高，生成的文件容量較小，一般應(yīng)用于S60、JAVA或網(wǎng)頁(yè)程序中。tXt是微軟在操作系統(tǒng)中附帶最常見的一種文本格式，早在DOS時(shí)代應(yīng)用就很多，主要存儲(chǔ)文本文字信息，如今的操作系統(tǒng)大多使用記事本等程序保存，記事本、瀏覽器等多數(shù)軟件都可以查看。Xls就是Microsoft EXcel工作表，是一種非常常用的電子表格格式，使用Microsoft EXcel可以將Xls格式的表格轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁(yè)、Xml數(shù)據(jù)、Xml表格、使用逗號(hào)分隔的文本文件（*.csv）、使用制表符分隔的文本文件（*.tXt）等多種格式。

外部管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的集成是航天檔案進(jìn)行綜合、統(tǒng)一管理的必然趨勢(shì)，也為型號(hào)檔案數(shù)字化的全面實(shí)現(xiàn)提供了可能性。由于自身的特殊性，非紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本步驟對(duì)質(zhì)量和保密安全控制有更高的要求。非紙質(zhì)檔案的載體形式多樣、保存時(shí)間不一，將非紙質(zhì)載體中記錄的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，可以向利用者提供更加安全可靠、方便快捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 孟昭武.論我國(guó)刑事證據(jù)定義、種類和形式的新變化[J].法治研究，2012（5）：13-20.

[2] 黃建.移動(dòng)通信室分設(shè)計(jì)系統(tǒng)IDOS軟件的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2014.endprint