辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施中若干問(wèn)題的思考和探討

辛慧

摘 要：隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)階段自動(dòng)化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域逐漸滲透，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施是上世紀(jì)70年代初步提出，在現(xiàn)階段的企業(yè)辦公過(guò)程中自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)揮著重要作用，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中依舊存在諸多問(wèn)題。筆者在下文就此展開(kāi)分析，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng)；自動(dòng)化；問(wèn)題；分析

辦公自動(dòng)化是上世紀(jì)70年代首次提出，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的充分運(yùn)用對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用，但是在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中依舊存在不利因素制約。筆者在下文就此展開(kāi)分析，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.1 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化

在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的背景下，現(xiàn)階段的辦公系統(tǒng)自動(dòng)化與互聯(lián)網(wǎng)密切結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一科學(xué)化管理。比如在過(guò)去的機(jī)器控制過(guò)程中需要分別通過(guò)調(diào)試，然后檢測(cè)其運(yùn)行是否正常，但是在現(xiàn)階段辦公過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，從而在極大的程度上提升了工作效率，同時(shí)避免了人工調(diào)試過(guò)程中的誤差。由此可見(jiàn)，現(xiàn)階段的辦公系統(tǒng)自動(dòng)化已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。

1.2 實(shí)現(xiàn)智能化

隨著自動(dòng)化技術(shù)的逐漸成熟，其在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用逐漸普遍。在過(guò)去的企業(yè)辦公過(guò)程中，銷售部門(mén)對(duì)于市場(chǎng)采集的信息需要人工進(jìn)行對(duì)比，從而制定科學(xué)的營(yíng)銷方案，從而確保產(chǎn)品的品質(zhì)，這樣的工作模式下，辦公效率相對(duì)較低，但是在現(xiàn)階段的辦公過(guò)程中通過(guò)對(duì)采集客戶信息進(jìn)行輸入，從而實(shí)現(xiàn)來(lái)人工智能化對(duì)比，同時(shí)生成較為科學(xué)的報(bào)表，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用。

1.3 實(shí)現(xiàn)平臺(tái)化

隨著辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的普及，其在各個(gè)企業(yè)的運(yùn)用范圍逐漸擴(kuò)大，在現(xiàn)階段的大部分企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中均具備各個(gè)部門(mén)的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，但是在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，部分企業(yè)的財(cái)政管理部門(mén)、營(yíng)銷部門(mén)等諸多部門(mén)是相對(duì)孤立狀況，這樣的局勢(shì)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展極為不利，但是辦公系統(tǒng)自動(dòng)化其已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)化，從而達(dá)到了統(tǒng)一化管理。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)對(duì)于自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用不夠重視

隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中扮演著重要角色，在大部分企業(yè)發(fā)展過(guò)程中已經(jīng)充分運(yùn)用自動(dòng)化系統(tǒng)，但是部分企業(yè)依舊保持著傳統(tǒng)的觀念，在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中對(duì)于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的重視度偏低，尤其是在銷售類企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于市場(chǎng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析過(guò)程極為復(fù)雜，其人工工作效率偏低，其嚴(yán)重制約著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平。

2.2 對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用不夠充分

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在運(yùn)用過(guò)程中大多借助互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，但是在現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，由于部分企業(yè)的員工職業(yè)素質(zhì)參差不齊，對(duì)于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的熟練運(yùn)用程度不同。在此狀況下，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)則無(wú)法充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，由此可見(jiàn)，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中注重對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的充分運(yùn)用對(duì)于提升企業(yè)的發(fā)展有著重要作用。

2.3 自動(dòng)化系統(tǒng)的引進(jìn)欠缺

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，由于各個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，因此在企業(yè)的現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的引進(jìn)過(guò)程極為困難，其主要體現(xiàn)在資金方面的制約，部分企業(yè)在現(xiàn)代化系統(tǒng)引進(jìn)過(guò)程中取法專業(yè)的技術(shù)人員及資金輔助，所以在極大的程度上制約著企業(yè)的發(fā)展。由此可見(jiàn)，加大現(xiàn)代化自動(dòng)化系統(tǒng)的引進(jìn)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程存在問(wèn)題的改進(jìn)措施

3.1 加大宣傳力度，注重運(yùn)用自動(dòng)化系統(tǒng)

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，由于企業(yè)的管理層保持著相對(duì)傳統(tǒng)的辦公理念，因此導(dǎo)致對(duì)現(xiàn)代化自動(dòng)辦公系統(tǒng)的引進(jìn)不夠重視，針對(duì)于此類狀況，首先，企業(yè)應(yīng)該加大宣傳力度，對(duì)于自動(dòng)化系統(tǒng)引進(jìn)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，使得員工及其管理層充分認(rèn)識(shí)到自動(dòng)化系統(tǒng)充分運(yùn)用的潛在價(jià)值；其次，在現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該幫助員工樹(shù)立良好的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，使得辦公系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

3.2 加大培訓(xùn)力度，充分運(yùn)用自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公

在過(guò)去的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，由于受到各個(gè)因素的制約，因此在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中導(dǎo)致現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的運(yùn)用不夠充分。針對(duì)于此類問(wèn)題，首先，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)力度，使得企業(yè)員工能夠熟練掌握基礎(chǔ)的辦公流程，對(duì)于存在的基本問(wèn)題能夠進(jìn)行分析；其次，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)管理層的培訓(xùn)，使得管理層在企業(yè)管理過(guò)程中加大對(duì)其員工辦公系統(tǒng)使用嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公高效開(kāi)展。

3.3 加大資金投入，購(gòu)進(jìn)專業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，由于受到經(jīng)濟(jì)等方面的因素制約，因此在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中運(yùn)用較為落后的辦公模式，其辦公效率相對(duì)低下，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，在此狀況下，首先，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)企業(yè)先進(jìn)系統(tǒng)的購(gòu)進(jìn)力度，使得現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值；其次，在現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，當(dāng)?shù)卣畱?yīng)該加大對(duì)小型企業(yè)的扶持，比如對(duì)其進(jìn)行無(wú)息貸款等措施，幫助企業(yè)引進(jìn)相應(yīng)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。

4 總結(jié)

本文通過(guò)對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施存在問(wèn)題進(jìn)行分析，隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中扮演著重要角色，但是在實(shí)踐運(yùn)用過(guò)程中依舊存在諸多問(wèn)題。針對(duì)于存在的問(wèn)題必須不斷改進(jìn)，從而制定相應(yīng)的措施，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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