優(yōu)化檢驗檢測機構(gòu)樣品保管程序的探討

王丹+王康建+何宇琦+田繪

摘要

本文介紹了樣品標識體系的幾種常見形式，并針對目前檢驗檢測機構(gòu)樣品保管中還存在的諸多問題，提出從樣品保管室的合理規(guī)劃、二維標識碼及結(jié)合使用和定期清理等方面，對樣品保管程序進行優(yōu)化，以期實現(xiàn)樣品保管的規(guī)范性和時效性。

關鍵詞：樣品保管；合理規(guī)劃；二維標識碼；二維定位碼；定期清理

1 前言

在檢測過程中，樣品是整個流程的載體，始終貫穿其中?！稒z驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》要求檢驗檢測機構(gòu)應建立和保持樣品管理程序，應有樣品的標識系統(tǒng)，并在檢驗檢測整個期間保留該標識。樣品的保管是樣品管理中一個重要環(huán)節(jié)，因此對樣品的保管進行規(guī)范性和時效性的管理是優(yōu)化樣品管理的重要部分。目前，隨著資質(zhì)認定評審的持續(xù)開展，大多數(shù)檢驗檢測機構(gòu)的樣品管理程序也都逐步建立和完善，但部分檢驗檢測機構(gòu)側(cè)重于樣品接收、樣品標識及樣品流轉(zhuǎn)程序的建立和保持，而對于樣品的保管并未引起足夠的重視。

2 樣品標識體系

樣品必須建立唯一性標識，并在檢驗檢測整個期間保留該標識，以便在整個流轉(zhuǎn)過程中不被混淆，通常標識包括樣品編號、編碼、檢驗狀態(tài)等信息。形式主要包括以下幾種[1]。

2.1 紙質(zhì)標簽

傳統(tǒng)標簽載體以紙質(zhì)標簽為主，通過手工書寫或計算機打印。此類標識形式容易出現(xiàn)以下錯誤：（1）人工填寫不規(guī)范、填寫格式不統(tǒng)一，容易填寫或錄入錯誤；（2）樣品信息查詢耗時，人工成本大；（3）樣品入庫、流轉(zhuǎn)、出庫等流程工作量大，且容易出現(xiàn)人為錯誤。目前，此類標識形式已基本淘汰。

2.2 條碼標簽

條碼系統(tǒng)是由條碼符號設計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統(tǒng)[2]，其條碼符號包括一維條碼、二維條碼。條碼技術(shù)應用于樣品保管，是對樣品保管的一大技術(shù)革新[3]。 一維條碼是一組由黑色豎條、空白以及對應的字符以規(guī)則排列組成的標記，只在一維方向上表示信息?？赏ㄟ^手持掃描槍對其進行掃描，以達到快速讀取樣品信息的效果。 二維條碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。與一維碼技術(shù)相比，二維條碼的信息密度有了較大的提高，誤碼率更低，編碼能力更強，應用范圍更廣。二維條碼能夠在水平和垂直兩個方向存儲信息，使二維碼能夠滿足目前樣品信息量大的檢驗檢測機構(gòu)。

2.3 電子標簽

電子標簽[4]又稱射頻標簽、應答器、數(shù)據(jù)載體，是 RFID的俗稱。電子標簽包括標簽、閱讀器、天線3個基本組成部分。電子標簽與閱讀器之間通過耦合元件實現(xiàn)射頻信號的空間（無接觸）耦合，在耦合通道內(nèi)，根據(jù)時序關系，實現(xiàn)能量的傳遞和數(shù)據(jù)交換。電子標簽具有數(shù)據(jù)存儲量大，讀寫速度快、體積小、使用方便、安全、耐用等特點，目前正逐漸被各檢驗檢測機構(gòu)使用。不同的檢驗檢測機構(gòu)可根據(jù)自身經(jīng)濟、檢測設備的要求、檢測樣品的特點、檢測方法的限制等實際情況選擇不同的樣品標識體系。無論是何種形式的標識，都在樣品保管環(huán)節(jié)中起著重要作用。不同的檢驗檢測機構(gòu)應充分利用各種標識的特點，取長補短，可多種形式標識進行結(jié)合，將其應用到樣品保管的各個環(huán)節(jié)中，最終實現(xiàn)樣品管理的規(guī)范性、時效性。

3 檢測機構(gòu)樣品保管現(xiàn)狀

伴隨著檢驗檢測機構(gòu)業(yè)務量的快速增長，樣品保管問題日益突出，主要體現(xiàn)在以下幾方面： （1）除了一些大型檢測機構(gòu)外，多數(shù)檢測機構(gòu)的樣品信息全憑手工錄入，檢測樣品信息存在信息錄入不完整、差錯率高、管理手段落后；（2）樣品放置時間較長后難以尋找，樣品出現(xiàn)非常規(guī)損壞、遺漏等情況后難以追查，管理手段不科學；（3）樣品放置隨意性大，管理混亂，未建立規(guī)范化的樣品保管模式，管理手段不規(guī)范；（4）信息化滯后，無法定期清理樣品，未能動態(tài)化管理樣品保管室。

4 樣品保管

樣品保管是樣品管理中的一個重要環(huán)節(jié)，涉及樣品標識、樣品登記、樣品查找、余樣處理等。針對樣品信息錄入差錯率高、樣品放置隨意性大、樣品查找困難等樣品保管的問題，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，認為可以從以下幾個方面來提高樣品保管的規(guī)范性和時效性。

4.1 合理規(guī)劃，分區(qū)命名

各檢測機構(gòu)應設置獨立的樣品保管室保存樣品，注意溫濕度、塵埃等環(huán)境因素，設有消防安全設施，必要時可安裝門禁及監(jiān)控。當樣品需要存放或養(yǎng)護時，應保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。同時，對樣品保管室進行合理規(guī)劃，并分區(qū)命名，如可將樣品室分為A區(qū)、B區(qū)、C區(qū)等，如圖1所示，并根據(jù)各檢測機構(gòu)的實際情況，將不同種類的樣品放置于不同區(qū)域，如，A區(qū)放置需退還的樣品，B區(qū)放置無需退還的樣品，C區(qū)放置特殊樣品，同時，可根據(jù)樣品保管期限、樣品大小等因素，對各區(qū)域進一步細化，以便快速定位樣品，并保持樣品保管室的內(nèi)務整潔。

4.2 引入二維碼，快速查找樣品

二維碼屬于標識體系中的條碼標簽，本文涉及兩種二維碼，一種用于定位（以下簡稱定位碼），一種用于標識樣品信息（以下簡稱標識碼），兩種二維碼的結(jié)合使用，可以幫助樣品保管員快速定位樣品，減少查找樣品的工作量，提高樣品保管的效率性。筆者認為可從以下幾個方面對二維碼進行設計：

（1）根據(jù)樣品柜所在區(qū)域、樣品柜上單元格所在行、所在列對每一樣品柜單元格命名，如A.0101表示A區(qū)樣品柜的第一行第一列的單元格，然后通過Lims系統(tǒng)（實驗室信息管理系統(tǒng)）生成定位碼，貼于樣品柜的每一小單元格上，建立每一定位碼與樣品柜每一小單元格的一一對應關系，如圖2所示。放置樣品時，首先使用手持掃碼器掃描某單元格的定位碼，確定樣品位置，然后掃描需要放入此樣品柜的所有樣品標識碼，并將此批樣品放入此單元格。系統(tǒng)自動記錄此批樣品放置于此樣品柜單元格內(nèi)，以此建立樣品與樣品柜單元格的一一對應關系，檢測機構(gòu)可根據(jù)自身條件，確定每一樣品柜單元格的最大存放量。

（2）對于無需退還的或同種類型的樣品，為了簡化流程并節(jié)約樣品柜空間，無需將其放入樣品柜中，可通過Lims系統(tǒng)生成新的定位碼，將其貼于大的樣品袋上。放置樣品時，首先使用手持掃碼器掃描樣品袋上的定位碼，確定樣品位置，然后掃描需要放入此袋的樣品標識碼，確定樣品放于此樣品袋中，方便統(tǒng)一歸還或統(tǒng)一清理。

（3）通過定位碼的先后掃描，將后掃描定位碼下的樣品完全轉(zhuǎn)移至先掃描的定位碼下，以實現(xiàn)樣品的批量轉(zhuǎn)移。查找樣品時，只需在Lims系統(tǒng)中輸入樣品編號，即能查到樣品所在的樣品柜及樣品柜單元格，根據(jù)單元格的命名方式，即可快速定位樣品，減少查找樣品的工作量。

4.3 定期清理，保持動態(tài)管理

對超過約定保存期限的樣品，實驗室應分類整理，根據(jù)與客戶簽訂的標書、合同等要求，需退還企業(yè)的樣品按期歸還；無需退還的樣品，經(jīng)相關負責人審批后，定期由樣品管理人員統(tǒng)一處理，并做好相關記錄；對于特殊樣品，根據(jù)各方要求特殊保管，并按規(guī)定特殊處理。定期對樣品保管室進行清理，能減少樣品的無效積壓，保證樣品保管室的內(nèi)務整潔，實現(xiàn)樣品保管室的動態(tài)管理，其流程如圖3所示。實驗室對樣品進行清理時，應保證對環(huán)境和人員健康安全沒有影響的情況下進行分類清理并保留相關記錄。

5 結(jié)語

樣品保管是實驗室樣品管理中的重要內(nèi)容，是保證檢測數(shù)據(jù)真實可靠和溯源的重要依據(jù)，需要嚴格管理。樣品保管工作比較繁瑣，需要在長期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，才能更有效地提高樣品管理的效率和水平。為了科學化、規(guī)范化、標準化和制度化樣品管理程序，檢驗檢測機構(gòu)應加大對樣品保管環(huán)節(jié)的重視程度，根據(jù)自身的資金實力、檢測樣品的特點等實際情況，選擇適合于自身的樣品標識體系并設計開發(fā)適宜的樣品保管程序和方法。此外，可引進信息化和自動化的樣品保管模式，建立一個規(guī)范、科學、高效的樣品信息庫，實現(xiàn)樣品信息共享，進行樣品數(shù)量的準確控制，使樣品保管工作踏上一個新臺階。

參考文獻：

[1]宋鶴.檢驗檢測機構(gòu)樣品管理的發(fā)展與探析[J].天津科技，2017（01）：22.

[2]GB/T 12905—2000 條碼術(shù)語[S].

[3]吳北平.條碼系統(tǒng)在檢測樣品管理中的應用[J].露天采礦技術(shù)，2012（06）：58.

[4]趙斌.RFID技術(shù)的應用及發(fā)展[J].電子設計工程，2010（10）：123-124.

（作者單位：四川省纖維檢驗局）endprint