冉曉宇

摘 要：檔案信息主要記錄人員調(diào)動(dòng)以及工作上的基本信息等內(nèi)容，檔案在職能分類(lèi)上也有很多，科技檔案、文書(shū)檔案、人事檔案等，其中人事檔案主要會(huì)記錄干部工作事跡、貢獻(xiàn)以及一些失誤操作等詳細(xì)內(nèi)容，這些都是工作考察的重點(diǎn)依據(jù)，如何將人事檔案進(jìn)行有效管理，是檔案信息管理工作人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，這對(duì)提高人事工作效率也具有非常大的影響，筆者就強(qiáng)化干部人事檔案工作的服務(wù)水平以及利用效率進(jìn)行了相關(guān)方法的論述，希望的得出的結(jié)論可以給工作人員帶來(lái)幫助。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；工作管理；服務(wù)；利用

干部檔案在管理過(guò)程中由于信息共享或是利用手段的不夠完善，很可能會(huì)在檔案信息處理過(guò)程中出現(xiàn)信息丟失或是破損的情況，這些檔案信息沒(méi)有得到工作人員的有效整理，在查找、使用時(shí)也會(huì)出現(xiàn)很多障礙，不僅浪費(fèi)工作時(shí)間，還會(huì)降低效率。為了有效避免這些問(wèn)題的產(chǎn)生，人事檔案管理上的工作人員應(yīng)更新管理手段，采用更多的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行更為有效的整理。

1 干部人事檔案服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 干部人事檔案的利用范圍

人事檔案提供利用的范圍主要有以下幾方面：一是涉及當(dāng)事人考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國(guó)（境）、復(fù)查甄別歷史事件、工資待遇、職稱(chēng)評(píng)定、三齡兩歷核查、退（離）休、治喪等組織人事工作。二是紀(jì)檢、監(jiān)察、公安保衛(wèi)部門(mén)的人員辦理案件時(shí)，需要查閱當(dāng)事人檔案的。三是當(dāng)事人報(bào)考研究生、職稱(chēng)重新確認(rèn)、因私出國(guó)、辦理落戶(hù)、社會(huì)保險(xiǎn)、公證等需要出具相關(guān)證明的。

1.2 干部人事檔案的服務(wù)方式

人事檔案提供利用服務(wù)的方式主要有五種：

（1）閱檔室閱覽。是最普遍、最主要、最常規(guī)的服務(wù)方式。適用于組織部門(mén)對(duì)干部進(jìn)行任前考察了解；組織人事部門(mén)辦理教職工職務(wù)、職稱(chēng)呈報(bào)和審批；組織部門(mén)審批教職工入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審事宜；人事部門(mén)辦理教職工調(diào)動(dòng)事宜；教職工對(duì)其出生年月、參加工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間、任職時(shí)間、職稱(chēng)評(píng)定時(shí)間等基本信息提出疑義時(shí)的核查。

（2）檔案外借。適用于人事部門(mén)辦理教職工的工資、福利待遇、工傷、保險(xiǎn)及辦理退休手續(xù)。

（3）原件復(fù)印。它是檔案部門(mén)經(jīng)常采用的一種方式，適用于取證檔案內(nèi)容單一，機(jī)密性不大或按要求必須出具原始憑證的檔案材料。其優(yōu)點(diǎn)是真實(shí)、準(zhǔn)確、省時(shí)、便捷，且起到了檔案原件的原始憑證作用。

2 干部檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 思想觀念沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展

干部人事檔案信息無(wú)法對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求進(jìn)行滿(mǎn)足，是工作思想觀念之后的一種表現(xiàn)。出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因是人事檔案工作沒(méi)有得到足夠的重視，或是部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理的工作認(rèn)識(shí)不夠全面。甚至有些干部認(rèn)為人事檔案信息管理對(duì)工作的正常開(kāi)展，不會(huì)產(chǎn)生較大的影響，便沒(méi)有對(duì)這些信息進(jìn)行集中且嚴(yán)格的整理。其次，是干部人事檔案管理工作人員對(duì)這些信息的利用意識(shí)較為落后，認(rèn)為這些信息并不會(huì)在實(shí)際工作中發(fā)揮多大的價(jià)值。但事實(shí)是這些人事檔案信息如果沒(méi)有得到科學(xué)妥善的管理，很可能會(huì)無(wú)法滿(mǎn)足人事調(diào)動(dòng)上的需要，導(dǎo)致工作的開(kāi)展在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)一些突發(fā)問(wèn)題，阻礙工作效率的發(fā)揮。

2.2 檔案信息不夠完善

工作人員在對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，無(wú)法對(duì)內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行有效核實(shí)或是出現(xiàn)內(nèi)容不夠完善的情況，都會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息儲(chǔ)存過(guò)程中出現(xiàn)殘缺。導(dǎo)致問(wèn)題出現(xiàn)的主要也是工作人員沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行重視，可能在工作中出現(xiàn)填寫(xiě)的差錯(cuò)，如同音不同字、資料不足、或記載前后出現(xiàn)不一致的問(wèn)題。檔案材料如果沒(méi)有得到科學(xué)準(zhǔn)確的完善和整理，會(huì)直接影響人事檔案信息的利用效率，不僅阻礙工作的有效開(kāi)展，還有可能導(dǎo)致問(wèn)題的涉及范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，給工作運(yùn)行帶來(lái)更多阻礙。

2.3 管理手段不夠先進(jìn)

人事檔案信息管理手段沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程很可能導(dǎo)致工作效率無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息運(yùn)作的需要，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的手工操作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代對(duì)檔案信息整理的技術(shù)速度需要，網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展與應(yīng)用，讓許多檔案信息已經(jīng)從原有的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為電子模式，所以手工操作模式無(wú)法對(duì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)儲(chǔ)存的檔案信息有效利用，同時(shí)這種不適配的工作模式也會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)很多麻煩，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，還會(huì)給檔案信息的利用率造成大幅度的降低。

2.4 檔案功能發(fā)揮的不夠全面

現(xiàn)階段的檔案管理，對(duì)干部的人事檔案管理資料整理的不夠全面，同時(shí)應(yīng)用的模式也過(guò)于簡(jiǎn)單，并且普遍化。每一個(gè)干部的檔案資料的在形式上都過(guò)于模式化，記載的信息也是千篇一律，沒(méi)有任何特點(diǎn)可言，針對(duì)這種情況的出現(xiàn)，作為檔案信息的管理工作者應(yīng)對(duì)問(wèn)題的解決進(jìn)行重視。雖然現(xiàn)階段檔案管理人員對(duì)于檔案的錄入、存儲(chǔ)部分已經(jīng)很重視，但是對(duì)于檔案的共享、傳播方面并不看重，并未意識(shí)到只有更好的對(duì)檔案開(kāi)發(fā)和利用，才能使檔案發(fā)揮效力，為社會(huì)進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

3 加強(qiáng)干部人事檔案的管理方法

3.1 讓工作的理念得到及時(shí)的更新

任何工作都是由人來(lái)主導(dǎo)，所以只有管理的人具有一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，才能使所管理的工作跟上時(shí)代的腳步。干部人事檔案的管理人員應(yīng)該在工作中轉(zhuǎn)變自己的思想，走出認(rèn)知的誤區(qū)，雖然干部檔案管理工作的基礎(chǔ)工作依舊是重點(diǎn)，但是于是與時(shí)俱進(jìn)也極其重要，要應(yīng)用先進(jìn)管理理念，加強(qiáng)檔案管理安全性，并提高檔案資料的利用率、共享率。

3.2 讓資料的收集可以更加全面

現(xiàn)階段檔案資料的收集并不全面，對(duì)于干部的資料大多數(shù)是常規(guī)收集，并不能夠體現(xiàn)不同干部的特點(diǎn)。每個(gè)不同崗位的干部工作職責(zé)以及崗位貢獻(xiàn)都不相同，所以如何避免檔案收集的常規(guī)化，是檔案管理人員要考慮的事。依據(jù)不同干部，制定不同檔案資料收集方案，避免千篇一律且沒(méi)有重點(diǎn)。

3.3 讓管理檔案信息的制度更加規(guī)范

在人事檔案的的管理過(guò)程中建立完善的管理制度，可以增加查閱者對(duì)于檔案的保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于查閱人員的身份核實(shí)工作，確保其有檔案查詢(xún)權(quán)限，避免檔案資料的外泄，而且對(duì)查閱者記錄、摘抄的部分要標(biāo)記清楚，一定要進(jìn)行登記工作。

結(jié)束語(yǔ)

干部檔案信息作為干部考察的重要依據(jù)，必須得到檔案公共管理工作人員的重視，實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中也應(yīng)積極使用科學(xué)完善的管理手段對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存和利用，讓檔案信息可以更好的服務(wù)于社會(huì)。讓工作人員的基本信息可以得到有效管理，所以這就要求檔案管理工作人員必須隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，及時(shí)更新管理技術(shù)，使用更多的管理手段，利于工作效率可以提升更多，讓干部人事檔案管理工作可以為社會(huì)發(fā)展提供更多的動(dòng)力支持。

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