◎龍向群

人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革

◎龍向群

人事檔案對個人信息的獲取是尤為重要的渠道，其中個人信息記錄了個人的政治面貌、品質(zhì)品格、社會閱歷、為人處事方式和價值觀等信息。人事檔案是個人在社會團(tuán)體中的活動記錄，具備重要的參考性。在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，戶籍與人事規(guī)章也有了新的改變，涉及人事規(guī)章的人事檔案資料管理方面也都有了新的改變，以前慣用的人事檔案管理不斷出現(xiàn)各種問題，漸漸無法與新時代接軌，筆者會先剖析傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端，再分別解析和討論這些弊端的問題所在。

在人事管理體制中，對檔案的管理是一個重點工作。檔案中的信息是個人在社會活動中的動向，檔案中體現(xiàn)了被記錄人的社會經(jīng)歷和思想品質(zhì)、社會行為等信息，是個人在社會中行為活動的有效證據(jù)。同時也承載了人才的信息資源，是一個人才資源庫。要想提升人力的工作效率和工作品質(zhì)、有效借用人力資源，并且對公司、集體、社會以及被規(guī)劃人起到正面、積極的促進(jìn)作用，就需要更加完善、更加合理地規(guī)范地建立人事檔案的管理。

傳統(tǒng)人事檔案在管理上的弊端

不夠重視檔案。管理方面從思想上不夠重視，對檔案的重要程度沒有過多思考，所以自然在對檔案進(jìn)行管理時會有懈怠的情況，再加上因為管理思想淡薄，而在管理上的硬件機(jī)械配備上不到位，最后會導(dǎo)致管理工作在進(jìn)行中存在諸多不合理之處。

管理人員數(shù)量不到位以及缺乏專業(yè)度。管理人員在專業(yè)度上素質(zhì)較低，同時還有管理工作的繁瑣、復(fù)雜并且有一定的持續(xù)性，所以專業(yè)素質(zhì)不夠，則無法全面意識到檔案管理這項工作的重要作用。如果沒有對分類管理進(jìn)行精確的劃分類別，也會破壞檔案的規(guī)律和統(tǒng)一性，對未來的審閱工作造成不便。因此，如果在管理上的人員不夠?qū)I(yè)或是對工作的理解不夠深入，也是會讓檔案管理失去秩序，讓本應(yīng)正常運轉(zhuǎn)的工作難以進(jìn)行。

實體管理浪費空間資源。一般慣用的傳統(tǒng)管理方式是以紙質(zhì)文件來存放每個人的信息情況，隨著時間的不斷累積，人事變動也越積越多，人事調(diào)動也逐步增加，檔案的數(shù)量也就隨之上升，所需要文檔空間也就更大。

不方便查閱。盡管實體管理的方式中也對檔案進(jìn)行了分類歸檔，但隨著檔案數(shù)量的增多，管理難度還是會再次加大，后期在查找資料時就需要耗費更多的時間，所以說，常規(guī)的管理方式讓檔案在查詢和管理上都會有諸多的不便。

缺乏真實性。檔案真實度不夠高也是非常普遍存在的情況，如果有心存想法的人對自己的檔案進(jìn)行更改，所呈現(xiàn)出的他的個人檔案也就偏離了事實，別人在查閱此人檔案信息時，看到的自然不再是真實情況。

人事檔案管理由傳統(tǒng)邁向信息化

科技發(fā)展讓人事檔案管理信息化成為必然有了上文分析的人事檔案管理的種種弊端，可以看出對人事管理進(jìn)行改革升級是必要的，其中升級的關(guān)鍵點就是在于升級方向。

改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，升級為信息化管理，以信息化的管理手段來規(guī)范檔案管理的方式，就可以讓管理工作更加的高效和系統(tǒng)。升級后的信息化管理除了能讓管理更加高效、并且減少管理成本之外，還為以后的查閱帶來了不少方便，省去了一部分人工和物資的無謂損耗。所謂的信息化管理，就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的方便快捷，對檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容，進(jìn)行合理地管控，這是企業(yè)或集體實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的一個必要過程。

升級信息化管理存在的問題

意識有待增強(qiáng)。當(dāng)企業(yè)或者組織的信息意識都不高，對升級信息化管理方式理解和重視度也達(dá)不到，企業(yè)人員則無法意識到信息化管理的必要性，所以，在這種情況下即便開始了信息化的變革，過程也可能不夠暢通，對人事管理上也就不會有絲毫益處。

配備的升級系統(tǒng)不完善。檔案信息需要防護(hù)、需要慎重對待，因為每個人的信息記錄都需要嚴(yán)格保密。個人信息安全一旦出了問題，人事檔案就丟失了原本的保障性質(zhì)。

人員與資源在建設(shè)上配合不到位。企業(yè)和公司若是對資源和人員方面沒有建設(shè)性的規(guī)劃，也就不會注重對這兩項進(jìn)行各方面資源的投入，沒有人力和各項資源的投入，那么資源建設(shè)與人力建設(shè)也就缺乏長期發(fā)展的條件。

具體舉措

提高對人事檔案重要度的認(rèn)識。從上級管理者到下級各崗位工作人員都應(yīng)當(dāng)對人事檔案的管理工作有足夠的重視度，只有這樣，才能便于管理工作的開展。同時管理人員的水準(zhǔn)和專業(yè)度也要不斷加強(qiáng)，提升管理者的在服務(wù)上的思想意識，對人事檔案管理者的要求是要勤奮用心、了解利弊、對工作盡職盡責(zé)。

建設(shè)信息管理網(wǎng)。將傳統(tǒng)管理方式升級為信息化的方式，最重要的是利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理人事檔案工作，信息技術(shù)的使用，意味著人事檔案專項計算機(jī)信息化管理，這同時也是提升的重要標(biāo)準(zhǔn)。這也就需要高端的管理模式，需要標(biāo)準(zhǔn)、高效、專業(yè)的檔案信息管理體系，把新時代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)運用到信息化管理檔案中，提升管理的專業(yè)度和工作效率。

規(guī)范和提升檔案管理制度的完整度。要想讓信息管理工作高效、順利開展，就必須要建立完整的人事管理制度，這對人事檔案的管理來說也是一樣的道理。之前的檔案管理方式已經(jīng)有了一定的基礎(chǔ)，再整合多方面信息，繼續(xù)提升檔案管理上的的規(guī)范度，為檔案管理這項工作能夠快速又高效的事實做周全的保證。

人事檔案這項有關(guān)人事信息記錄的一項工作，目前我國在管理手段和方式上還達(dá)不到高標(biāo)準(zhǔn)，不過，如果能夠不斷地提升和創(chuàng)新，所有人事檔案相關(guān)人員都一起提升，人事管理未來的路也一定是光明的，其中走向信息化管理的轉(zhuǎn)變不失為一種不錯的選擇。

（作者單位：大港油田灘海開發(fā)公司）