新時期檔案的數(shù)字化管理

◎張莉

新時期檔案的數(shù)字化管理

◎張莉

在現(xiàn)有的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境之下，對檔案進行管理有著十分重要的作用。檔案數(shù)據(jù)不僅能夠反映一定時期的工作情況以及經(jīng)濟發(fā)展情況，而且還能夠為企業(yè)工作上順利開展以及社會經(jīng)濟的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持。在新時期的檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式能夠有效提高管理效率，促進我國檔案管理工作的進步和發(fā)展?；谶@樣的背景之下，本文主要對數(shù)字化檔案管理的作用、存在的問題以及具體的解決措施進行了分析，以此促進相關工作順利開展。

傳統(tǒng)紙質檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應經(jīng)濟發(fā)展的要求了，所以提高檔案管理的水平以及管理工作的效率，具有強烈的緊迫性以及必要性。在檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式能夠對檔案資料進行有效、科學的管理。但是對檔案進行數(shù)字化管理技術還不是特別完善，在具體的工作的當中還會受到一定的限制和約束，所以如何克服工作當中的困難，是檔案管理工作人員應該面對和重視的問題。

數(shù)字化優(yōu)點

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式，最直接的效果就是能夠大幅度提高檔案管理的工作效率，在工作過程中，減少了檔案數(shù)據(jù)錄入的流程，同時對檔案數(shù)據(jù)進行更新，有效保證了數(shù)據(jù)的及時性以及可靠性。其次，用戶在對數(shù)據(jù)進行查詢的時候，能夠有效提高查詢的速度和效率。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式當中，對數(shù)據(jù)、資料進行查詢需要花費大量的時間，不僅工作效率低下，同時數(shù)據(jù)的準確性也難以得到保證。在檔案信息化管理模式之下，用戶只需要在計算機的搜索引擎當中輸入查詢的內容以及相應的關鍵信息，計算機就會自動彈出用戶想要查詢和了解的數(shù)據(jù)。

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理模式的第二個作用就是能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式當中，由于紙張的特點，會造成破損或者是模糊不清的情況，對檔案數(shù)據(jù)以及信息的準確性造成一定的影響。同時紙質檔案的數(shù)據(jù)以及關鍵的信息容易受到人為性的篡改，對檔案數(shù)據(jù)的準確性以及可靠性造成了一定的影響，運用數(shù)字化管理模式就能夠有效解決紙質檔案在檔案管理中的缺陷，提高檔案管理工作的針對性、有效性以及合理性。

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理模式的第三個作用就是能夠實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展，同時網(wǎng)絡具有不受空間時間限制、數(shù)據(jù)傳播速度快等優(yōu)點，被運用到了各個行業(yè)當中。在日常的生活當中以及工作當中，人們可以利用網(wǎng)絡隨時隨地進行檔案數(shù)據(jù)的查詢以及分享，提高了人們生活和工作的便利程度。

存在的問題

檔案管理設備的工作效率有待提高?，F(xiàn)階段信息技術以及計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展十分迅速，檔案管理的硬件設施與軟件設施同之前相比有了更大的提高。但是部分單位并沒有適應信息技術以及計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，沒有及時對檔案管理的硬件設施和軟件設施進行更新，導致了檔案管理硬件設施老化，軟件設施落后。在對檔案數(shù)據(jù)信息進行處理和管理的過程中效率低下，使檔案管理相關工作難以順利進行。

檔案管理工作的標準還有待統(tǒng)一。由于各個單位發(fā)展水平不一樣、對數(shù)據(jù)處理和保存的方式不一樣、對檔案管理硬件設施和軟件設施的使用情況也不一樣。在這樣的情況之下就導致了檔案管理工作的標準出現(xiàn)了一定的差異化，使數(shù)據(jù)資源共享工作無法正常進行，不僅影響了用戶正常的使用效率，同時也在一定程度上阻礙了我國檔案信息化管理的發(fā)展。

檔案管理的安全性還有待提高。計算機技術以及網(wǎng)絡技術的運用在最大的程度上提高了檔案管理的工作效率，保證了檔案數(shù)據(jù)的及時性以及可靠性。但是在帶來方便的同時也存在著一定的安全隱患?，F(xiàn)階段，黑客入侵、計算機病毒對計算機以及網(wǎng)絡的安全帶來了巨大的威脅。

提高檔案數(shù)字化管理的具體措施

加強對檔案管理人員的培訓。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，對于檔案數(shù)據(jù)的管理只停留在紙質資料的收集以及整理上面。隨著檔案管理數(shù)字化模式的普及，對檔案工作人員的業(yè)務技能水平提出了更高的要求。所以為了能夠適應檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢，在日常的檔案管理當中，單位應該加強對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員能夠樹立正確的工作意識。同時運用相應的業(yè)務技能對檔案數(shù)據(jù)進行整理、錄入、管理等，提高檔案數(shù)據(jù)管理工作的針對性以及有效性。

對檔案管理硬件設施和軟件設施進行更新升級。在檔案數(shù)字化管理工作當中，對于硬件設施以及軟件設施有著極高的要求。所以相關單位應該站在發(fā)展的角度上看待問題，提高檔案管理工作的效率。對于已經(jīng)老化的硬件設施應及時更換成運行速度更快、內部儲量更大的計算機及其他硬件設備。同時還要對檔案管理的軟件進行更新，提高數(shù)據(jù)處理的準確性。同時還要加強檔案數(shù)據(jù)安全性的管理工作，加強日常工作當中對數(shù)據(jù)安全的重視程度，制定并采取相應的措施對檔案數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)的安全問題進行及時解決。

加強對檔案數(shù)據(jù)的整理和管理。為了能夠推動檔案數(shù)字化管理工作順利進行，首先要做的就是對紙質檔案數(shù)據(jù)資料進行妥善保存。即使數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，但是對于一些特別重要的檔案數(shù)據(jù)，比如史實資料、歷史文獻等還是要加以重視，因為這些檔案是不可復制的。其次就是要加強對數(shù)據(jù)信息化轉換的工作。最初進行電子檔案管理的時候，采用的是掃描的方式，將掃描到的信息通過鏈接或者是目錄的形式展現(xiàn)出來，從而建立數(shù)據(jù)信息庫。但是隨著信息技術以及網(wǎng)絡技術的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)不能夠適應工作的需要了，所以在這樣的情況之下，檔案管理工作人員應該定期、及時對檔案數(shù)據(jù)進行整理和更新，保證檔案數(shù)據(jù)的及時性以及時效性，從而推動我國檔案數(shù)字化管理的發(fā)展和進步。

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，在進行檔案數(shù)據(jù)管理的時候，應該與經(jīng)濟社會的發(fā)展協(xié)調，將檔案數(shù)字化管理工作落到實處，不斷提高檔案管理工作的針對性、有效性、科學性以及合理性，以此促進我國經(jīng)濟的發(fā)展以及社會各項工作順利進行。

（工作單位：湖北漳河經(jīng)濟技術開發(fā)總公司）