如何提高人防工程竣工檔案質(zhì)量

章永權(quán)

如何提高人防工程竣工檔案質(zhì)量

章永權(quán)

人防工程又稱(chēng)人民防空地下室，從根本而言其修建目的就在于滿(mǎn)足防空要求。人防工程不僅能夠促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定有序發(fā)展，而且對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展也有著重要的意義。本文在第一部分分析了當(dāng)前阻礙我國(guó)人防工程竣工檔案質(zhì)量提升的問(wèn)題；針對(duì)存在的問(wèn)題，筆者在文章第二部分通過(guò)結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，就如何提升人防工程竣工檔案的質(zhì)量提出了個(gè)人幾點(diǎn)看法，以期能夠?yàn)檫M(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)人防工程建設(shè)建言獻(xiàn)策。

作為人防檔案的重要組成部分，人防工程檔案能夠?yàn)槿嗣穹揽掌綍r(shí)規(guī)劃、建設(shè)、管理，戰(zhàn)時(shí)布置、防空襲、組織人員掩蔽、物資儲(chǔ)存提供重要的依據(jù)。此外，人防工程檔案也能夠?yàn)槲覈?guó)未來(lái)的人防事業(yè)發(fā)展儲(chǔ)備寶貴的信息以及素材資源?？v觀(guān)當(dāng)下我們不難發(fā)現(xiàn)，由于一些地區(qū)人防工程建設(shè)起步相對(duì)較晚，因此相應(yīng)的人防工程竣工檔案管理也尚處于起步摸索階段，總體管理水平較低。這不僅阻礙了人防檔案自身的進(jìn)步發(fā)展而且也無(wú)益于人防工程質(zhì)量的提升，因此從這一點(diǎn)來(lái)看，加強(qiáng)對(duì)人防工程竣工檔案管理工作的理論研究是大勢(shì)所趨也是形勢(shì)所迫。

當(dāng)前我國(guó)人防工程竣工檔案質(zhì)量管理存在的問(wèn)題

一般說(shuō)來(lái)，人防工程竣工檔案管理的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面:第一，是一些與人防工程質(zhì)量可靠程度有關(guān)的使用、維護(hù)、改建資料；第二，是一些與其擴(kuò)建相關(guān)的技術(shù)資料。因此，從內(nèi)容來(lái)看我們不難得知，人防工程竣工檔案管理的質(zhì)量高低與其在戰(zhàn)時(shí)使用的效果是呈正相關(guān)的，它對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定有序發(fā)展起著非常重要的作用。下面筆者結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，就我國(guó)當(dāng)前人防工程竣工檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析。

人防工程竣工檔案資料不健全。資料收集不完整是當(dāng)前我國(guó)人防工程竣工檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題。筆者認(rèn)為造成資料收集不完整的原因有二，第一是資料收集不到位；第二則是檔案管理人員的歸檔工作不到位。一方面會(huì)影響人防工程的正常投入使用，另一方面也極易導(dǎo)致管理人員的貪污腐敗問(wèn)題。

對(duì)人防工程竣工檔案管理工作的重視程度不足。人防工程竣工檔案管理能否順利進(jìn)行受很多因素影響，其中對(duì)它的“思想認(rèn)識(shí)”就是一個(gè)極為重要的方面。但是從當(dāng)下來(lái)看，很多領(lǐng)導(dǎo)及管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人防工程竣工檔案管理的重要性。不僅不注重檔案的完整性與真實(shí)性而且資金投入也嚴(yán)重不足，這樣一來(lái)就無(wú)法及時(shí)的更新檔案管理設(shè)備，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率與質(zhì)量落后于時(shí)代需求。

人防工程竣工檔案管理高素質(zhì)人才匱乏。人防工程竣工檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進(jìn)其檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當(dāng)前我國(guó)人防工程竣工檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差，具體原因有以下四點(diǎn):

第一，由于單位對(duì)人防工程竣工檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對(duì)工作的責(zé)任感，降低了對(duì)工作的熱情和積極性。第二，由于單位在人防工程竣工檔案管理人員的招聘選用制度上存在一些問(wèn)題，因而直接導(dǎo)致檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。第三，單位缺乏對(duì)檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無(wú)法及時(shí)滿(mǎn)足規(guī)范化、制度化的人防工程竣工檔案管理工作發(fā)展的需要。第四，則是檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)問(wèn)題，人防工程竣工檔案信息涉及到國(guó)家安全與社會(huì)穩(wěn)定，因此對(duì)其安全性與保密性的要求還是比較高的，但是部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)卻較差，對(duì)需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

人防工程竣工檔案信息化建設(shè)落后，制約了檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

當(dāng)前，很多地區(qū)的人防工程竣工檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理，仍然采用憑借人工操作進(jìn)行檔案收集、借閱、管理的方式。這樣一來(lái)，就使得檔案的分類(lèi)、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域。此外由于信息化的發(fā)展，人防工程竣工檔案的收集范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案的收集數(shù)量也呈明顯增加趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式根本無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)的需要。不僅嚴(yán)重阻礙了檔案管理的效率，而且嚴(yán)重降低了檔案的利用率，不利于工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

人防工程竣工檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低。首先是因?yàn)槿朔拦こ炭⒐n案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會(huì)因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄；其次由于當(dāng)前很多檔案管理部門(mén)尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐；最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當(dāng)下。因此綜合這幾方面因素就導(dǎo)致目前人防工程竣工檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

提高人防工程竣工檔案管理質(zhì)量的有效措施

人防工程實(shí)際上也是社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分。在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，人防工程的建設(shè)質(zhì)量與人民群眾的生命安全息息相關(guān)；在當(dāng)今和平時(shí)期，其建設(shè)質(zhì)量又與社會(huì)進(jìn)步、社會(huì)穩(wěn)定、社會(huì)安全、經(jīng)濟(jì)發(fā)展休戚相關(guān)。因此，我們要想維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展就必須保證人防工程建設(shè)質(zhì)量，而要想提升人防工程建設(shè)質(zhì)量就必須重視人防工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量，從現(xiàn)有問(wèn)題出發(fā)，并采取一系列具有針對(duì)性的措施。

加強(qiáng)人防工程竣工檔案資料收集力度，確保其完整性與真實(shí)性。只有人防工程竣工檔案資料齊全了，才能從整體上為人防工程提供科學(xué)的建設(shè)依據(jù)。但是由于當(dāng)前很多人防工程竣工檔案管理工作人員缺乏資料收集經(jīng)驗(yàn)，加之一些檔案資料較為分散，因此，要想實(shí)現(xiàn)人防工程竣工檔案的完整性與真實(shí)性就顯得較為困難。針對(duì)這一問(wèn)題，可以通過(guò)以下幾個(gè)步驟來(lái)解決：首先單位要派有一定工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)熟練的人防工程竣工檔案工作人員來(lái)?yè)?dān)任檔案信息聯(lián)絡(luò)員，針對(duì)目前檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行上下溝通，針對(duì)檔案缺失的資料進(jìn)行共同商策，以此形成一個(gè)上下聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)；其次，在進(jìn)行人防工程竣工檔案材料收集時(shí)要注意收集方法、收集形式的多樣化，力求檔案資料的完整性；最后，在人防工程竣工檔案收集結(jié)束后要注意對(duì)材料進(jìn)行篩選，及時(shí)將不真實(shí)的檔案資料去除，力求保證檔案資料與實(shí)際情況的統(tǒng)一，為工程的投入使用打下堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。

提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人防工程竣工檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，并加大資金支持力度。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，由于種種因素的阻礙，人民防空辦公室一直沒(méi)能對(duì)人防工程竣工檔案管理工作進(jìn)行有效的宣傳，導(dǎo)致公眾認(rèn)為有無(wú)人防工程竣工檔案管理工作都不會(huì)有太大的區(qū)別。因此，要想提升檔案管理的質(zhì)量，首先就要加大辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人防工程竣工檔案重要性的宣傳力度。然后，辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行適時(shí)適度的資金支持，以不斷完善內(nèi)部設(shè)施，更新檔案管理系統(tǒng)，使其檔案管理工作能夠趕上時(shí)代發(fā)展需求。

完善人防工程竣工檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化的檔案管理。當(dāng)前很多地區(qū)的人防工程檔案管理部門(mén)仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過(guò)渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，人防工程竣工檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性,對(duì)其規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問(wèn)題,有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況,建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的人防工程竣工檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依,從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。

建立起一支擁有高素質(zhì)的人防工程竣工檔案管理人才隊(duì)伍。首先，要提升人防工程竣工檔案管理人員的準(zhǔn)入門(mén)檻，在人員選拔上注重對(duì)他們專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，以從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強(qiáng)對(duì)人防工程竣工檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來(lái)提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對(duì)一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時(shí)的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，防患于未然。

更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。人防工程竣工檔案管理工作也一樣，要想促進(jìn)自身的建設(shè)進(jìn)程，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新人防工程竣工檔案管理思路，積極的運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來(lái)革新工作方式。如我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的人防工程竣工檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行檔案管理等等。

綜上所述，人防工程竣工檔案能夠?yàn)楣こ痰暮笃诟慕?、擴(kuò)建、維修等提供信息依據(jù)，因此具有非常重要的作用。但是當(dāng)前我國(guó)很多地區(qū)的人防工程竣工檔案管理工作仍然存在有非常多的問(wèn)題。為此，我們必須從這些問(wèn)題出發(fā)，積極尋求一些高效的解決手段，從而為人防工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升貢獻(xiàn)自己應(yīng)有的力量。

（作者單位：梅州市101工程管理所）