王曉兵

同一個PPT，有人1小時完成，有人卻要通宵達旦。為啥差距會這么大呢？除了審美方面的差距，最大的差別就是熟練程度。同樣一個操作，高手可能只要5秒鐘，而菜鳥要10分鐘，特別是后期修改的時候更能體現(xiàn)這種差距。究其根源，高手對重復(fù)的勞動往往是通過批量操作來完成的，這無疑可以達到以一當(dāng)十、時半事倍的效果。

文字格式批量轉(zhuǎn)換

批量設(shè)置字體或字號

PPT中自帶了字體替換功能，切換到“開始”選項卡，單擊“替換”按鈕選擇“替換”字體，就可以將文稿中的某種字體全部替換為重新指定的字體（圖1）。

不過這種替換功能還比較單一，用“PPT美化大師”的“字體替換”功能，則更加智能強大。切換到“美化大師”選項卡，單擊“替換字體”按鈕，彈出對話框（圖2），在“范圍”中可以設(shè)置替換范圍，增加了當(dāng)前頁和第幾頁到第幾頁；在“對象”中，可以選擇改變替換目標(biāo)為標(biāo)題、文本框、形狀、表格等，比如，只要替換標(biāo)題的字體字號，就不會影響其他相關(guān)的文本；在“字號”中則可以固定字體大小，特別是在原來的基礎(chǔ)上增減字號，這個功能非常人性化。在“其他”選項中，可以設(shè)置粗體、斜體、陰影等。

批量將特定字體轉(zhuǎn)換成圖片

在PPT中如果運用了特殊字體，那么在其他電腦上播放時，可能會出現(xiàn)丟失字體的現(xiàn)象，如果將字體嵌入到PPT中，文件會比較大，而且某些有版權(quán)的字體，是無法嵌入PPT中的。所以最簡單的方法就是將用了特殊字體的文本轉(zhuǎn)換成圖片，但是如果一個個地轉(zhuǎn)換，無疑會很繁瑣，最好是在PPT完全定稿后，一次性搞定。LvyhTools則可以實現(xiàn)將應(yīng)用了某種特殊字體的文本框，批量轉(zhuǎn)換成圖片。

切換到“LvyhTools”選項（圖3），單擊“字體圖片”彈出對話框，選擇所用的特殊字體，再選擇下方的“圖片化”，單擊“確定”按鈕即可轉(zhuǎn)換文檔中的特殊字體為圖片。如果轉(zhuǎn)換后的圖片要調(diào)整大小，建議轉(zhuǎn)換成“矢量化”，這樣放大后會保持清晰。

如果要轉(zhuǎn)換的特殊文本很少，則可以使用OneKeyTools這個插件，選中文本后，單擊“一鍵轉(zhuǎn)圖”（圖4），選擇“原位轉(zhuǎn)PNG”，這樣會在當(dāng)前位置直接進行替換。

批量拆分文本

一段話要拆分成若干個文本框，甚至要拆分成單字，操作非常簡單，但是會非常繁瑣。用OneKeyTools則能輕松搞定。

如果是要將大段落拆成分散在多個文本框的小段落，則先將大段落按Enter鍵分段，然后選中段落切換到“Onekey”選項，單擊“拆合文本”選擇“按段拆分”（圖5），則可以生成多個相應(yīng)的文本框。選擇“拆成單字”則可以按字生成文本框，這在做封面、做動畫時非常有用。

批量處理圖片

批量導(dǎo)入圖片

如果是多張圖片導(dǎo)入到一張幻燈片中，則在“插入圖片”對話框中按住Ctrl鍵，可選中多張圖片一次性導(dǎo)入。如果是多張圖片要分布到多張幻燈片中，則切換到“插入”選項卡，單擊“相冊”彈出對話框（圖6），單擊“文件/磁盤”按鈕添加圖片，在“相冊版式”中可以設(shè)置每個頁面中的圖片數(shù)量，在下方還可以設(shè)置圖片的形狀，最后單擊“確定”按鈕即可批量加入圖片。

批量設(shè)置格式

批量加入的圖片可以大小不一，此時可以選中所有圖片，右擊選擇“大小和位置”可以修改圖片的尺寸，在“寬度”或“高度”中輸入相應(yīng)的數(shù)值即可（圖7）。如果要強制設(shè)置寬度和高度，則取消選擇“鎖定縱橫比”。如果要設(shè)置格式，也可以選中圖片后，切換到“格式”選項卡，進行批量設(shè)置。另外我們也可以借助“格式刷”，將一種圖片的格式快速應(yīng)用于其他圖片。

批量裁剪圖片

批量加入的圖片，可能比例上不一樣，如果強制設(shè)置寬高度，圖片可能會變形，因此有時還需要對圖片進行統(tǒng)一裁剪，用iSlide則可以批量裁剪圖片。選中圖片后切換到“iSlide”選項，單擊“設(shè)計排版”選擇“裁剪圖片”彈出對話框（圖8），設(shè)置圖片的寬度和高度，單擊“裁剪”按鈕即可。

批量排版圖片

多張圖片散亂在版面中，可以進行快速排版。選中所有圖片后，切換到“格式”選項卡，單擊“圖片版式”（圖9），有多種版式選擇，選擇后圖片會進行自動排版。

批量導(dǎo)出圖片

導(dǎo)出圖片包含兩種需求，第一種是將PPT中所有的圖片逐個導(dǎo)出成單個文件以另用；另一種是將整個PPT的頁面導(dǎo)出單張圖片或者一張圖片。

確認P P T是高版本格式（pptx），打開WinRAR之類的壓縮工具，選擇“文件→打開壓縮文件”彈出對話框（圖10），選擇“所有文件”，然后打開PPT文件，打開后看到很多文件夾，進入PPT文件夾下的Media文件夾，這里面就有PPT中所有的圖片文件，最后將文件解壓到相應(yīng)的文件夾即可。

如果要將P P T中的所有頁面導(dǎo)出為圖片，則選擇“文件→另存為”，選擇格式為“圖片格式”（JPG、PNG等），這樣即可將所有頁面保存成圖片。而使用iSlide導(dǎo)出圖片則更加靈活，切換到iSlide，單擊“安全導(dǎo)出→導(dǎo)出圖片”（圖11），可以選擇幻燈片的導(dǎo)出范圍、圖片寬度，這是PPT自帶功能所缺失的。單擊“PPT拼圖”，則可以將所有PPT頁面導(dǎo)出成一張圖片，在這里可以設(shè)置橫向圖片的數(shù)量、邊距、間距、水印等，非常強大。