淺談某軸承制造企業(yè)實施ERP的數(shù)據(jù)處理

鄭裕斌

摘 要：本文根據(jù)某軸承制造企業(yè)的特點，探討了實施ERP的數(shù)據(jù)處理問題、方法，主要論述ERP導(dǎo)入前期階段的數(shù)據(jù)收集與整理，切換試運行階段的數(shù)據(jù)檢查以及運行階段的數(shù)據(jù)維護(hù)。

關(guān)鍵詞：軸承制造業(yè)；ERP；數(shù)據(jù)處理

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 現(xiàn)狀分析

1.1 國內(nèi)現(xiàn)狀

ERP簡稱企業(yè)資源計劃，1990年由美國Gartner Group公司提出。它建立在信息化的基礎(chǔ)上，其功能包括市場管理、研發(fā)模塊、生產(chǎn)計劃管理、人力資源管理、采購系統(tǒng)管理、財務(wù)管理等，貫穿著整個生產(chǎn)經(jīng)營過程。若用簡單的一句話來說，ERP就是管理、技術(shù)、與數(shù)據(jù)的融合。

目前國內(nèi)的企業(yè)，由于市場競爭的壓力，需要引入ERP以幫助提高企業(yè)自身的管理水平，使企業(yè)管理更加精細(xì)化、透明化，從面構(gòu)建企業(yè)數(shù)字系統(tǒng)。但是，據(jù)相關(guān)機構(gòu)統(tǒng)計，ERP在國內(nèi)的實施成功率不高，成功率不到30%，其中最主要的原因是數(shù)據(jù)的質(zhì)量。行業(yè)常規(guī)，實施過程中“三分技術(shù)、七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，可見數(shù)據(jù)對于ERP實施的成敗起著關(guān)鍵作用。另外從時間上看，ERP的實現(xiàn)花在技術(shù)準(zhǔn)備上的并不多，而花在數(shù)據(jù)處理及管理改善方面的時間約占80%。

1.2 公司內(nèi)部現(xiàn)狀

某軸承制造企業(yè)，由于近年企業(yè)自身發(fā)展的需要，需引入ERP系統(tǒng)。前期開展了ERP系統(tǒng)導(dǎo)入的前期梳理工作。其中重中之重是數(shù)據(jù)處理方面的工作。該公司的產(chǎn)品屬多品種，少批量，幾十年來積累下來的數(shù)據(jù)量龐大，主要存在以下幾個問題。

（1）數(shù)據(jù)孤島

該企業(yè)從市場接單，到產(chǎn)品的生產(chǎn)，入庫，都是使用各部門自行開發(fā)的小系統(tǒng)，甚至有的用手工記錄。無法進(jìn)行數(shù)據(jù)的串聯(lián)與共享。如圖1所示。

（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整

該企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計信息從前期的紙質(zhì)化管理，到后來的PDM系統(tǒng)，之后準(zhǔn)備導(dǎo)入PLM系統(tǒng)，雖然信息化水平有很大地提升，但歷史的數(shù)據(jù)有部分的缺失，一直沒有進(jìn)行填補工作。例如BOM信息的不完整，直接導(dǎo)致后續(xù)物料計劃模塊的運行。

（3）數(shù)據(jù)處理不及時

如物料的流轉(zhuǎn)、物料的出入庫業(yè)務(wù)還停留在手工單的作業(yè)模式，物料流轉(zhuǎn)信息很多情況下不能做到實時地記錄與共享。

（4）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)范

由于沒有規(guī)范的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)，同一數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式口徑不一，不利于信息的抓取與交流。

（5）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

尤其該公司的工時定額、制定的科學(xué)性、更新的及時性不佳，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真，影響系統(tǒng)運行的結(jié)果。例如有些設(shè)備已經(jīng)更新?lián)Q代了，但對應(yīng)工序的工時定額卻沒有及時更新。最終會導(dǎo)致ERP的功效發(fā)揮不出來。

2 數(shù)據(jù)的分類

該公司在實施ERP過程中，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備分為兩種：一是靜態(tài)數(shù)據(jù)，是基本保持不變的數(shù)據(jù)，短時間內(nèi)不會變化的數(shù)據(jù)。如客戶信息、設(shè)備信息、產(chǎn)品BOM表等；二是動態(tài)數(shù)據(jù)，是隨著時間的變化而變化的數(shù)據(jù)，它伴隨著業(yè)務(wù)的活動而產(chǎn)生。如庫存信息、生產(chǎn)日報表、訂單信息等。

靜態(tài)數(shù)據(jù)是在ERP的實施前就要開始著手準(zhǔn)備的，它分散在各管理部門，如市場部、財務(wù)部等。這些數(shù)據(jù)可由信息人員進(jìn)行收集，必要時各部門提供配合。相對于動態(tài)數(shù)據(jù)，它需要花更多的精力和時間來梳理、測試、改善。

動態(tài)數(shù)據(jù)是在系統(tǒng)上線切換點之前才開始展開，用時相對靜態(tài)數(shù)據(jù)開展時間會比較短，但涉及的部門人員更多，需要部門人員直接參與。

3 方案設(shè)計階段的數(shù)據(jù)收集與整理

3.1 成立項目小組，確定工作范圍

該公司為確保前期數(shù)據(jù)收集整理的順利進(jìn)行，成立了項目小組，并聘請了某咨詢公司，由專業(yè)指導(dǎo)老師指導(dǎo)推行。該項目小組由公司企管部組織建立，成員由各職能部門主要成員組成，由項目經(jīng)理及顧問老師統(tǒng)籌推進(jìn)。項目成立后，須先確定工作的范圍，明確工作的重點與難點，制定工作的主計劃及周計劃，制定定期會議溝通機制，以便及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

3.2 建立編碼原則

該公司需整理的數(shù)據(jù)繁多，其中又以靜態(tài)的物料數(shù)據(jù)最為龐大，為確保ERP實施的效果，物料數(shù)據(jù)的整理必須建立一套編碼規(guī)則，這就是物料編碼。物料編碼是ERP系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的唯一識別方式，它作為快速、有效的數(shù)據(jù)輸入，在ERP系統(tǒng)中發(fā)揮著強大的作用。好的物料編碼應(yīng)該是簡單的，它具備幾個原則：唯一性、使用性、規(guī)則性、易讀性、通用性、可擴展性、效率性、兼容性等。表1為該公司的物料編碼規(guī)則。

“物料大分類”號，又稱一級代號，指物料的種類總稱所對應(yīng)的代號；“物料小分類”號，又稱二級代號，指在物料大分類下根據(jù)用途、應(yīng)用領(lǐng)域、介質(zhì)材料、工作頻率與功率、材質(zhì)、工作原理、安裝方式、結(jié)構(gòu)特征等方面進(jìn)行劃分的二級分類所對應(yīng)的代號；“物料系列”，又稱三級代號，指在物料小分類下根據(jù)型號、系列等方面進(jìn)行劃分的三級分類所對應(yīng)的代號。舉例見表2。

3.3 BOM結(jié)構(gòu)的確定

由于公司是制造型企業(yè)，有應(yīng)用生產(chǎn)計劃模塊、產(chǎn)品研發(fā)模塊等，因此BOM是必須梳理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這塊也是該公司的主要問題點之一。

BOM，是計算機可以識別的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。根據(jù)業(yè)務(wù)形態(tài)，BOM會有不同類型：需求BOM、工程BOM、制造BOM。該公司主要是工程BOM的確定與梳理。如圖1所示，公司BOM表以樹狀的層級結(jié)構(gòu)來構(gòu)建存儲單元，便于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的讀取運行。

3.4 數(shù)據(jù)的收集與轉(zhuǎn)換

當(dāng)編碼規(guī)則與數(shù)據(jù)儲存結(jié)構(gòu)確定后，項目組便可以著手開始進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集與轉(zhuǎn)換，按先易后難，自上而下的方式，分步走。以往的舊數(shù)據(jù)可以按確定下來的儲存格式組織人員來轉(zhuǎn)化，項目組可以借助信息化工具軟件來輔助整理，如EXCL、SQL Server等來批量整理數(shù)據(jù)，提高工作效率，防止人為的錯誤。新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)按新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。

數(shù)據(jù)整理的同時，項目組更需要對業(yè)務(wù)流程重新梳理改善，確保后續(xù)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)能按新的規(guī)范要求來執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性、真實性、及時性。

4 切換試運行階段的數(shù)據(jù)檢查

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的質(zhì)量及進(jìn)度通常決定著ERP的效果?？梢猿闪?shù)據(jù)檢查小組，定時對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。對于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)可以全核對的方式進(jìn)行，對于數(shù)據(jù)量特別大的可以采用統(tǒng)計方法抽樣進(jìn)行。

規(guī)范性的檢驗，包括數(shù)據(jù)的完整性。由項目組成員，根據(jù)數(shù)據(jù)的整理要求不定時隨機抽查，并及時分析抽查結(jié)果。對于問題點及時反饋項目組及相應(yīng)責(zé)任單位，分析問題原因，進(jìn)行整改。

真實性的檢查。數(shù)據(jù)的真實性，可以請對應(yīng)的專職人員參與，如研發(fā)設(shè)計輸出（工時定額、加工周期等），可以請資深技術(shù)人員校對。

及時性的檢查。主要針對動態(tài)的數(shù)據(jù)，如出入庫信息是否有及時錄入，生產(chǎn)日報表是否有及時更新，這塊項目組可以制定對應(yīng)的獎罰措施，確保數(shù)據(jù)能按節(jié)點的要求進(jìn)行錄入、更新。

只有確保數(shù)據(jù)的完整性、真實性、及時性，才能達(dá)到ERP的真正目的。

5 運行階段的數(shù)據(jù)維護(hù)

運行階段，最主要是對前期梳理的業(yè)務(wù)流程制度化，并落實行動，形成ERP數(shù)據(jù)收集與確認(rèn)機制。

組織上建立數(shù)據(jù)維護(hù)小組，對數(shù)據(jù)的整個生命周期進(jìn)行管理。做好數(shù)據(jù)的定期備份，對于已失效的數(shù)據(jù)也要做定期的清理。

結(jié)語

該公司項目組，隨著項目的推進(jìn)雖取得階段性的成果，但ERP數(shù)據(jù)的處理是一項長期而且重要的工作，需輔以相應(yīng)的管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新手段，漸進(jìn)地提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以確保充分發(fā)揮ERP的功效。

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