李娟

摘要：辦公自動化解決了傳統(tǒng)辦公的時空局限性，將復雜的工作流程進行簡化，使得日常辦公更加方便快捷，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。辦公自動化是衡量其一個企業(yè)是否具備信息化辦公的標準。該文詳細設計的小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是基于工作流程的思想。小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)按照面向?qū)ο蟮脑O計原理，設計步驟如下：需求分析設計，結構化程序設計，詳細功能設計以及系統(tǒng)實現(xiàn)。在該文設計中，小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的采取Browser/Server體系架構設計，并結合J2EE技術和SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫的應用程序架構。該文實踐開發(fā)小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，并驗證其可行性，完成了系統(tǒng)的功能模塊開發(fā)與測試工作。經(jīng)過多次測試與改進后，小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用具有實際意義。

關鍵詞：OA；協(xié)同辦公；工作流；SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫；B/S架構

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）35-0077-02

1 概述

OA（Office Automation）：辦公自動化的簡稱。起源于20世紀中期，開始發(fā)展于20世紀的80年代后期。M.C.Zisman對辦公自動化概念的定義為：“能夠完成數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)化為信息化的處理方式，最優(yōu)之處是完成了業(yè)務進行模塊化、流程化、自動化。眾所周知，公司為了實現(xiàn)對市場的控制能力，也就是源于對銷售信息的快速獲取能力、數(shù)據(jù)預處理以及分析能力，公司對市場變化情況表現(xiàn)為強烈反映才是數(shù)據(jù)交互的本質(zhì)所在。

所謂協(xié)同，就是指協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協(xié)同一致地完成某一目標的過程或能力。而所有有助于協(xié)同的軟件都可以稱作是協(xié)同軟件。在傳統(tǒng)辦公模式中，每項工作流程需要手動完成，各個部門之間的日常辦公都受到極大限制。而正當信息化普及的前提下，信息化將進一步加速公司內(nèi)部之間的數(shù)據(jù)交互與共享操作，使得企業(yè)日常辦公更加高效快捷。面對著當前社會競爭的壓力加大的趨勢，各個行業(yè)之間存在互相占領市場，如果企業(yè)想要生存，就必須通過信息化手段為企業(yè)提供轉(zhuǎn)機，最理想情況下能夠增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。

基于工作流的OA協(xié)同辦公過程中，這是一種以知識共享管理辦公時代的建立體系，并不斷地傳遞和處理數(shù)據(jù)，這種工作流所具有的主要特點包括：

1） 協(xié)同辦公應具備數(shù)據(jù)處理能力：在局域網(wǎng)中共享數(shù)據(jù)信息資源。在協(xié)同辦公過程中，它們并不僅僅簡單的數(shù)據(jù)可以傳輸，甚至可以實現(xiàn)挖掘到深度網(wǎng)中的數(shù)據(jù)資源；

2） 協(xié)同辦公輔助功能：包含多線程文件下載策略、斷點續(xù)傳策略和遠程多媒體文件數(shù)據(jù)共享策略等。除此之外，改進的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)由于軟件環(huán)境、硬件設備的支持、客戶群眾多的智能手機接入成為協(xié)同辦公的主要力量；

3） 綜合業(yè)務數(shù)據(jù)管理：企業(yè)通過OA協(xié)同辦公實現(xiàn)知識融合操作。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 總體需求分析

本文實現(xiàn)基于Java的小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)總體需求分析設計，其分析內(nèi)容包括：總體分析、系統(tǒng)主要功能性分析和安全性能分析。其中系統(tǒng)主要功能性分析是指：完成需求調(diào)研和需求最后整理。需求分析為了實現(xiàn)系統(tǒng)而做出的前期工作，系統(tǒng)想要做成什么樣的，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)總體設計與OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)之間存在著一定的關聯(lián)，通過需求分析進行應用程序定位，即是完成系統(tǒng)實現(xiàn)的基礎工作階段。

針對當前計算機網(wǎng)絡普及和發(fā)展趨勢，經(jīng)過本文的需求分析設計得出，根據(jù)現(xiàn)有局域網(wǎng)網(wǎng)絡平臺，為了解決小微企業(yè)辦公自動化水平低，辦公效率低下，數(shù)據(jù)資源無法實時共享，且數(shù)據(jù)之間孤立存在不同節(jié)點。為了解決上述問題，本文將通過以下內(nèi)容將實現(xiàn)企業(yè)自動化辦公：

1） 內(nèi)部數(shù)據(jù)資源實時共享；

2） 有效使得企業(yè)部門之間的業(yè)務交流，協(xié)同任務辦公工作；

3） 實現(xiàn)員工工作日志的管理；

4） 為企業(yè)領導層提供決策依據(jù)管理功能。

2.2 功能性需求分析

通過對小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)需求分析之后，使得OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能結構明確劃分不同層級菜單目錄。下面為小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能需求列表。

2.2.1 員工個人事務理功能模塊

員工個人事務主要包括：日程工作安排、個人工作日志管理、系統(tǒng)設置、我的事務等。

1） 日程工作安排：

個人日程管理：編寫本人工作安排，系統(tǒng)將在登陸后的個人主頁面顯示日程安排信息；

該功能用于設置個人日程安排管理，例如：日程安排添加、管理和設置等操作。設置個人重要日常工作安排的提醒功能，它是為了以免錯過重要過日常安排。

2） 個人工作日志管理：

個人日志：員工可以按照系統(tǒng)設置的規(guī)則填寫本人的工作日志。

3） 系統(tǒng)設置：

系統(tǒng)設置個人信息：進行相關信息的設置。修改系統(tǒng)的登錄密碼：修改本人的登錄密碼。

4） 我的事務：

在的我的事務是完成對一些申請、審核、批準等操作結果?？梢詫崿F(xiàn)我的事務中的數(shù)據(jù)進行添加、管理和查詢。

2.2.2 行政管理功能模塊

1） 通知公告：

通知公告為了完成公告內(nèi)容管理、添加通知公告內(nèi)容和查詢通知公告內(nèi)容?？梢允褂猛ㄖ姘l(fā)布各種公文消息，通知公告無需分種類；可以在桌面設置查看提醒的通知公告；

2） 協(xié)同辦公的公文管理： 其中主要包括收文管理和發(fā)文管理兩種功能類型。

收文管理完成收文登記、審批；收文查詢是根據(jù)輸入檢索的關鍵詞數(shù)據(jù)進行收文查詢。

發(fā)文管理完成發(fā)文起草、審批；發(fā)文查詢是根據(jù)輸入檢索的關鍵詞數(shù)據(jù)進行發(fā)文查詢；

3） 辦公用品管理：

辦公用品管理完成基礎用品信息進行設置、辦公用品入庫登記、用品在線領用申請、辦公用品領用確認和用品當前庫存查詢等操作?；A信息設置辦公用品是針對辦公用品入庫登記時操作的功能；當有人進行辦公用品申請操作，辦公用品管理員會庫存情況進行查詢，如果滿足該用戶的辦公用品申請數(shù)量時則辦理辦公用品的申領操作，保管員進行領用確認，并更新庫存數(shù)量。

4） 固定資產(chǎn)管理：

固定資產(chǎn)管理功能模塊完成了固定資產(chǎn)基礎信息設置操作，當有新的或者淘汰的辦公用品時進行固定資產(chǎn)的變更登記操作，將新的辦公用品進行入庫、舊的辦公用品進行移除操作。

2.2.3 人事管理

1） 公司機構設置操作：設置公司人事組織結構，以樹狀為優(yōu)先級。

2） 管理員工履歷操作：對公司員工履歷數(shù)據(jù)實現(xiàn)管理。

3） 勞動合同數(shù)據(jù)查詢操作：可以按照年月日的查詢方式對全部的員工數(shù)據(jù)進行檢索。

4） 人事相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析：人事部門可以實現(xiàn)對本公司的員工數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)計分析。

2.3 非功能性需求分析

1） 整體界面要求：

要求小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的界面按照統(tǒng)一界面風格進行設計，同時，小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)要求多用戶同時在線對該系統(tǒng)進行實時數(shù)據(jù)交互操作。

2） 小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能擴展性要求：

小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的采用遠程操作服務器文件更換的方式實現(xiàn)系統(tǒng)的功能擴展，這種功能擴展叫做異步擴展更新。

3） 安全性能要求：

網(wǎng)絡環(huán)境存在問題，為了達到小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的安全性能，需要對交互信息加密處理。

3 系統(tǒng)設計

3.1 系統(tǒng)總體設計

小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體設計主要包括OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡拓撲圖設計、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分布設計和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)體系架構設計。

1） 小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡拓撲圖設計：根據(jù)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的需求分析，總體設計要根據(jù)企業(yè)所使用的終端數(shù)量、網(wǎng)絡參數(shù)設置和選購服務器、網(wǎng)絡拓撲結構圖的數(shù)據(jù)流向等等。

2） 小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分布設計：基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的B/S體系架構與數(shù)據(jù)存儲設計相關，另外，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的性能優(yōu)劣取決于數(shù)據(jù)分布設計，良好的數(shù)據(jù)分布設計有利于業(yè)務數(shù)據(jù)分析處理。

3.2 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設計

根據(jù)前面的小節(jié)介紹數(shù)據(jù)庫的概念設計，本章節(jié)中完成數(shù)據(jù)庫ER實體屬性關系表結構設計。

1） 公文數(shù)據(jù)表結構設計。根據(jù)概念設計的公文表實體對應的字段：公文管理編號公文管理名稱、公文管理類型、公文管理標題、公文主送內(nèi)容、公文發(fā)文機關、成文時間與日期等。

2） 員工數(shù)據(jù)庫表結構設計。根據(jù)概念設計的員工實體屬性對應的字段：員工單位內(nèi)編號、登錄驗證密碼、員工真實姓名、聯(lián)系方式、員工出生日期、所在部門編號、所在崗位和備注等。

3） 辦公用品申領數(shù)據(jù)表結構設計。根據(jù)概念設計的辦公用品申領實體對應字段：序號、申領辦公用品編碼、申領辦公用品名稱、辦公用品所屬類別、辦公用品規(guī)格型號、計量單位、申領數(shù)量、辦公用品單價和總價等。

4） 部門數(shù)據(jù)表的相關屬性，根據(jù)部門實體概念設計所對應字段：部門編碼、部門名稱、部門主管人、上級部門等。

5） 個人日程安排數(shù)據(jù)表結構設計相關內(nèi)容，根據(jù)概念設計的個人日程安排實體屬性對應字段：表中序號、安排標題、個人安排類型、當前日期、安排開始日期、安排結束日期等。

6） 工作日志數(shù)據(jù)表結構設計主要包括的表字段：日志編碼、工作日志形成日期、日志標題、日志主要內(nèi)容、用戶姓名等。

3.3 系統(tǒng)的功能結構設計

小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)主要包括：個人事務、行政管理、人事管理以及系統(tǒng)設置管理等幾個主要功能。圖1小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)功能結構圖。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)與測試

4.1 應用程序的軟件和硬件介紹

4.1.1 系統(tǒng)的硬件開發(fā)環(huán)境

1） 處理器：I7；2）內(nèi)存空間大小：8GB；3）硬盤存儲容量：1000GB；4）OS：Win7；

4.1.2 系統(tǒng)的軟件開發(fā)環(huán)境

1） 開發(fā)軟件：MyEclipse 10；2）應用程序編程語言：JAVA；3）運行環(huán)境：Tomcat；4）DBMS：SQL Sever 2008。

4.2 系統(tǒng)測試及其測試結論分析

4.2.1 系統(tǒng)測試目的

為了保證小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)運行期間的可靠性，測試工作需要根據(jù)所實現(xiàn)OA協(xié)同辦公功能模塊對數(shù)據(jù)的安全性、功能性和性能進行考慮。OA協(xié)同辦公模擬真實環(huán)境下看能否滿足用戶需求。本章中完成了小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的測試計劃，并針對本次的測試任務進行分析總結。小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)測試目標：

1） 整體測試目標：小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)整體測試需要無嚴重錯誤出現(xiàn)。

2） 響應性測試：小微企業(yè)OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)性能測試要求系統(tǒng)的響應時間需要在規(guī)定范圍內(nèi)。

3） 性能測試：實現(xiàn)多用戶多任務并發(fā)查詢數(shù)據(jù)的任務。

4.2.2 系統(tǒng)的測試方案

系統(tǒng)的測試方案內(nèi)容：

1） 啟動小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件程序后測試頁面美工是否一致，滿足要求。

2） 確定每個事件能夠正確響應。

系統(tǒng)測試報告得出結果：一切正常。

4.2.3 測試結論及其測試分析

小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的測試結果及其分析，當測試工作達到預期效果之后，逐漸地完成了系統(tǒng)功能的有效性測試。以下就是小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)整體測試結果：

1） 系統(tǒng)已經(jīng)測試次數(shù)；2）應用程序消耗的CPU資源比；3）選擇測試工具；4）發(fā)現(xiàn)是否具有嚴重性的缺陷錯誤；5）測試事件響應時間；6）針對存在缺陷錯誤修改天數(shù)；7）未修改應用程序的缺陷。

5 本文總結與展望

本文研究工作： 1）針對應用系統(tǒng)，要符合實際需求才行；2）研究相關技術，分析技術之間組合的可行性；3）實現(xiàn)了系統(tǒng)全部的功能模塊，并預留系統(tǒng)接口。

小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)需要改進之處：

1） 針對小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)開發(fā)需求分析時間短，分析不同充分導致系統(tǒng)設計存在缺陷。

2） 小微企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)功能模塊的同時，少不了為頁面添加動態(tài)加載js函數(shù)，頁面加載時間過長會導致用戶體驗變差，盡可能使用異步加載的方式解決此問題。

參考文獻：

[1] 洪東斌. 基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].大連： 大連理工大學， 2008.

[2] 李民強，龔忠友. 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)與設備[M].北京： 中國人民公安大學出版社， 2001.

[3] 張衛(wèi). 企業(yè)OA建設現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].辦公自動化綜合月刊，2008（9）.