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      編好公司年鑒應把好“四關”

      2018-01-18 00:41:42王敏
      企業(yè)文明 2018年6期
      關鍵詞:四關年鑒計量單位

      王敏

      公司年鑒也稱企業(yè)年鑒,屬于專業(yè)性年鑒,匯輯一年內公司的重要時事、文獻和統(tǒng)計資料,具有信息密集、資料翔實、反映及時、連續(xù)出版等特點。好的公司年鑒具有資料室、信息庫、工具書、企業(yè)史、資政鏡、媒介體等多重功能。那么,如何才能編纂出好的公司年鑒呢?

      把好編纂指導思想關

      公司年鑒編纂的指導思想主要有:一是要堅持政治性。公司年鑒的質量,首先是要保證政治質量,政治上出了錯,其他一切都無從談起 。二是堅持真實性。必須要對歷史負責、對企業(yè)負責、對后人負責,保證刊載的全部資料和數(shù)據(jù)準確無誤,真實地反映企業(yè)發(fā)展的本來面目,既不溢美,亦不飾非,經得起歷史的檢驗。此外,還要注意保密,內外有別,防止發(fā)生失密違紀違法現(xiàn)象。三是堅持科學性。從本質上、整體上和發(fā)展上去反映事物。堅持年鑒編纂的六項要求,即“全”“新”“精”“特”、“鑒”“便”。“全”就是各個項目齊全、內容完備;“新”就是內容要新,有新鮮感;“精”就是精煉;“特”就是特色;“鑒”就是發(fā)揮鑒戒作用;“便”就是方便讀者。

      把好公司年鑒框架關

      公司年鑒框架設計應當掌握以下原則:一是為讀者服務。適應現(xiàn)實讀者的需要,是框架設計的首要原則。年鑒應收錄哪些資料,這些資料應當占多大比例,以什么形式推出這些資料,都要以讀者的需要為依據(jù)。二是內容完備。全面反映事物發(fā)展的歷程是年鑒框架設計的基本要求。所謂“全面”,不是面面俱到,而是大事不漏、讀者感興趣的事不漏。三是結構合理。即資料歸類要科學準確,各部分資料比例合理,掌握好主次有別、詳略得當、各有側重這個度;層次分明,有完整的體系。四是方便檢索。方便檢索是框架設計的重要原則,除了按分類編排的目錄外,還必須根據(jù)不同需要設計索引。以《中條山集團年鑒》為例,框架結構分為組織機構、專文、特載、中條山集團大事記、概述、黨群工作、行政工作、統(tǒng)計資料、廠礦企業(yè)、企業(yè)刊物、榮獲高級專業(yè)技術職務任職資格名單、領導班子及干部名單、光榮冊、附錄合計14部分,基本上能夠反映集團公司一年來組織機構、黨群工作、生產經營、轉型發(fā)展、改革創(chuàng)新、和諧穩(wěn)定方面的情況。

      把好公司年鑒撰寫關

      準確把握年鑒文體特點

      年鑒作為一種獨特的工具書存在,行文有一定的規(guī)律和規(guī)范。年鑒的文體主要是條目,年鑒條目的文體是記述為主、兼具說明,但在實際撰寫中,工作總結、新聞報道文體特點在年鑒中經常出現(xiàn),影響了年鑒的規(guī)范化。

      年鑒和工作總結的區(qū)別。 一是讀者對象不同,工作總結是寫給本系統(tǒng)、本單位的領導和職工看的,記述范圍是本系統(tǒng)、本單位的工作;年鑒是面向社會廣大讀者,記述廣大讀者關心或有存史價值的事情。二是記述方式不同,總結可以羅列方方面面的情況,描寫工作過程,時間上可談今后計劃、打算,可采用口頭語、議論式文體;年鑒條目只記大事、要事,不必詳細介紹具體做法、工作過程和經驗,應簡潔明了、述完為止,只記述已發(fā)生的事,不作未來預測。

      年鑒和新聞報道的區(qū)別。 一是功能作用不同,新聞是宣傳、輿論工具,具有傳媒導向作用;年鑒是資料性工具書,注重信息的歷史價值。二是寫作方式不同,新聞報道強調迅速及時,為使讀者有身臨其境的現(xiàn)場感,可采用多種寫作手法以增強報道感染力,注重文字的沖擊力;年鑒記述內容強調樸實精煉、開門見山、準確規(guī)范,注重文字的信息含量。

      公司年鑒條目撰寫要求

      公司年鑒的質量主要體現(xiàn)在條目的質量上。年鑒條目基本組成形式是:標題+正文+署名,其要素有何時、何地、何事(何人)、何因、何果。好條目的標準是以盡可能少的篇幅記述最新、最多的信息。寫好條目的難點在:文字既要簡潔、質樸、規(guī)范,又要新穎生動、有可讀性。 條目作者應善于運用“求異”思維,通過抓熱點、重點、特點,篩選出獨具特色和最有檢索意義的題材進行寫作。

      對于概述性(綜合性)條目,要求寫出兩部分內容:一是年度基本情況,要有全面性、概括性。要求記述上年開展的主要活動、采取的主要措施、發(fā)生的主要變化、取得的主要進步或成績、存在的主要困難或問題。二是年度必要數(shù)據(jù),要求全面準確、有連續(xù)性。要求把能反映上年情況的基本業(yè)務、總量指標、主要數(shù)據(jù)都記述下來,不能缺漏。 對于典型性(專題性)條目,記述要求:一是所記述的內容有歷史價值或社會價值,屬上年發(fā)生,內容新穎、突出;二是精心提煉題目,從所記述的內容中提取中心意思,抓住實質,以簡潔醒目的文字反映出來,起到“畫龍點睛”的作用;三是應記敘完整,避免內容重復。

      面對讀者的閱讀檢索需要,有選擇地收入一些附屬資料,包括統(tǒng)計表、示意圖、文摘、名錄、目錄、照片、解釋性資料等,具有篇幅小而信息量大、內容直觀、檢索方便等特點。條目的標題,既是其內容資料的聚集點,也是讀者檢索資料、獲取信息的路標。條目標引,應當采用通用的詞和詞組、獨立的名稱和概念、短語及短句,不采用冷僻、艱深的詞匯和令人費解的縮語,也不使用標語口號或推論式、鋪墊式句子和因果復句。標引的主要方法和要求:一是以事實和資料為依據(jù),準確地概括主題;二是著意求新、張揚個性、避免雷同;三是力求簡潔,不隨便多用一個可有可無的字和詞;四是利于檢索,盡量符合人們的檢索心理和檢索習慣等。

      公司年鑒文字表述要求

      在詞語上要注意:多短句,少長句;多主謂句,少定語、狀語、補語等附加成分;多實詞,少副詞、助詞、形容詞、感嘆詞、夸張詞等。在稱謂表述上,要使用第三人稱,人物一般直接稱其姓名,后面不加“同志”“先生”等稱謂,必要時可加職務或職稱。在時間表述中,一般要求寫出準確的年、月、日,避免使用模糊不清的時間代詞,同一文章中年份已有前提的,后面不必重復出現(xiàn),可采用“年內”的提法,也可直接交代“某月”或“某月某日”,具體時間一律用阿拉伯數(shù)字表述。在數(shù)字表述上,除特殊情況外均用阿拉伯數(shù)字,但敘述文字中的數(shù)字或者并非表示科學計量和不具有統(tǒng)計意義數(shù)字中的一位數(shù),應使用漢字;倍數(shù)、成數(shù)、分數(shù)、百分數(shù)、千分數(shù)用阿拉伯數(shù)字,但萬分之幾、十萬分之幾、百萬分之幾等要用漢字表示。計量單位一律使用公制計量單位,但行文中涉及的計量單位,其名稱用中文表示;公式中的計量單位使用符號而不用中文名稱;附表中的計量單位一般用使用中文名稱,必要時也可使用符號,但同一表格中的用法須一致。標點符號 一律按照1995年12月13日國家技術監(jiān)督局批準的國家標準《標點符號用法》準確使用。文章層次: 分層序碼書寫第一級 一、二、三;第二級 (一)、(二)、(三);第三級 1.2.3; 第四級 (1)、(2)、(3)。

      把好條目審核校對關

      年鑒條目要經過有關單位和領導的認真審核,涉及政治或政策敏感性問題以及含有重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的條目,要經過權威部門和權威人士的審核。條目審核應當包括:是否符合事實;是否符合黨的路線、方針和政策以及國家的法律法令;是否符合國家規(guī)定的統(tǒng)計口徑和對外宣傳口徑;是否符合科學常識;有無泄密等。此外,條目的審核還應當注意克服筆誤、杜絕文字上的差錯。常見的文字差錯主要有:一是計量單位錯誤,計量單位英文字母大小寫、上下標等;二是條目中的數(shù)字與附表里的數(shù)據(jù)不一致,與別的文稿相矛盾;三是記事條目里的時間、地點、人物、原因、結果等有異說;四是漏字漏句;五是標點符號使用不當。減少差錯的有效辦法就是反復核對,必要時可請別人復核。

      校對工作的任務是:改正校樣上的錯字、倒字、橫字、缺字,以及接排、另行、字體、字號等錯誤;改正符號和公式等錯誤;檢查版式是否合乎要求,包括標題、表題、圖題是否偏斜,字體字號是否統(tǒng)一,頁碼是否連貫,有無書眉等;檢查注解和參考文獻的次序和正文所標號碼是否吻合;注意插圖、表格、數(shù)學公式、化學方程式等的地位是否恰當、美觀;校正圖的位置,注意方位的平正;檢查行距是否勻稱、字距是否合乎規(guī)定;統(tǒng)一全書各級標題。

      總之,公司年鑒的編輯需要各單位各部門各駐外公司的大力支持和配合。只要在公司年鑒編輯過程中把好“四關”,就一定能夠編纂出符合標準的、高質量的、滿意的公司年鑒。

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