電子發(fā)票：財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的共享驅(qū)動

文/中興財(cái)務(wù)云

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”在稅務(wù)領(lǐng)域的核心應(yīng)用之一，也是企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的有效驅(qū)動力。

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，發(fā)票形態(tài)及服務(wù)管理方式變革的新產(chǎn)物，主要指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，以電子數(shù)據(jù)方式開具、收取、存儲的收付款憑證。自2013年6月開具全國首張電子發(fā)票以來，電子發(fā)票以其信息化傳遞途徑、電子化存儲方式和更大的信息承載量等優(yōu)勢，在各行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。截止2016年5月，國內(nèi)電子發(fā)票累計(jì)開票量2.3億份，在歐盟電子發(fā)票滲透率高達(dá)40%，全球電子發(fā)票的開票量年均也保持在20%以上的增長量，電子發(fā)票儼然已成為全球化趨勢。

電子發(fā)票的應(yīng)用主要包括：開具、接收、報(bào)銷和歸檔。A企業(yè)在公司強(qiáng)大財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的支撐下，借助電子發(fā)票服務(wù)平臺，對客戶可以完成電子發(fā)票的高效開具和傳遞，對員工或供應(yīng)商也支持多途徑電子發(fā)票的接收以及后續(xù)的報(bào)銷自動入賬和電子化歸檔，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票的全生命周期管理。

電子發(fā)票的開具

國家出臺電子發(fā)票相關(guān)政策后，A企業(yè)積極向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請開通電子發(fā)票資格，稅務(wù)局核定開具范圍等信息后，開始備案使用。電子發(fā)票的開具與A企業(yè)從訂單到收款（Order to Cash）的流程緊密相關(guān)（如圖1所示）。

（1）電子發(fā)票在業(yè)務(wù)流程中的應(yīng)用。當(dāng)A企業(yè)與客戶簽訂合同后，通過銷售訂單系統(tǒng)來管理合同文本、商務(wù)信息、交付條款、付款條款等關(guān)鍵信息。銷售訂單系統(tǒng)一方面與企業(yè)的發(fā)貨系統(tǒng)對接，接收采購訂單，安排倉庫備貨，另一方面與電子發(fā)票應(yīng)用平臺對接，獲取客戶開票信息，完成電子發(fā)票開具。開票成功后，電子發(fā)票服務(wù)平臺自動推送電子發(fā)票，客戶或經(jīng)辦人使用郵箱、手機(jī)APP、微信等途徑接收電子發(fā)票，也可以在企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用平臺上下載PDF格式的電子發(fā)票。

圖1 電子發(fā)票開具應(yīng)用示意圖

（2）電子發(fā)票在財(cái)務(wù)流程中的應(yīng)用。電子發(fā)票開具后在財(cái)務(wù)流程中的應(yīng)用體現(xiàn)在三個方面，一是與企業(yè)的賬務(wù)核算系統(tǒng)對接，以電子發(fā)票的信息來完成收入和應(yīng)收賬款的確認(rèn)；二是與電子檔案系統(tǒng)對接，電子發(fā)票以電子化檔案存儲，無需打印保管；三是通過電子發(fā)票應(yīng)用平臺，可以歸集企業(yè)開具的發(fā)票信息和種類，方便財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)分析。

（3）電子發(fā)票開具應(yīng)用的意義。在發(fā)票開具環(huán)節(jié)應(yīng)用電子發(fā)票，一方面可以降低A企業(yè)發(fā)票各環(huán)節(jié)的顯性成本，如發(fā)票本身的紙張成本、發(fā)票打印成本、發(fā)票管理的人工成本、發(fā)票郵寄給客戶的成本等，另一方面也降低了票隨貨走的匹配、等待成本。紙質(zhì)發(fā)票模式下，銷售訂單完成后，企業(yè)倉庫首先要定位到物品，完成備貨，同時等待開票完成后再與備好的實(shí)物匹配，完成發(fā)貨。在這個過程中，如果開票進(jìn)度晚于配貨進(jìn)度，貨物就會在倉庫等待，等待的過程增加時間成本、倉庫占用成本和人力成本。在電子發(fā)票模式下，倉庫安排實(shí)物發(fā)貨，電子發(fā)票開具后，通過多途徑電子化傳遞給客戶，使發(fā)貨流和票據(jù)傳遞流分開，互不影響，提升了A企業(yè)的庫存周轉(zhuǎn)效率和資金使用效率。

電子發(fā)票的接收

電子發(fā)票的接收與A企業(yè)從采購到付款的流程（Purchase to Payment）緊密相關(guān)，主要包括電子發(fā)票的接收路徑、報(bào)銷入賬和存儲歸檔。接收流程（如圖2所示）。

（1）電子發(fā)票的接收。A企業(yè)內(nèi)部建立了發(fā)票驗(yàn)證系統(tǒng)，前端用于接收各類發(fā)票，后端通過第三方發(fā)票服務(wù)平臺，與稅務(wù)局系統(tǒng)對接，完成發(fā)票的驗(yàn)證。企業(yè)接收的發(fā)票主要包含員工零星業(yè)務(wù)的紙質(zhì)發(fā)票、員工經(jīng)辦的各類電子發(fā)票以及電商開票平臺直接開具的電子發(fā)票。對于員工接收的電子發(fā)票，企業(yè)一方面讀取電子發(fā)票的關(guān)鍵信息，轉(zhuǎn)化為報(bào)銷單據(jù)信息，簡化了員工報(bào)銷填單過程，另一方面利用虛擬打印技術(shù)，將PDF文件轉(zhuǎn)化為影像，提單審核環(huán)節(jié)不用逐個打開PDF附件，直接以影像形式展開，快速高效。針對部分有電子發(fā)票開具平臺的供應(yīng)商，發(fā)票驗(yàn)證系統(tǒng)直接與供應(yīng)商系統(tǒng)對接，完成電子發(fā)票的接收。

企業(yè)經(jīng)辦員工可以在此電子發(fā)票服務(wù)平臺上，管理自己的發(fā)票，發(fā)票狀態(tài)與報(bào)銷狀態(tài)同步變化。查驗(yàn)完畢的電子發(fā)票，自動歸集為個人發(fā)票集合，處于審核中、已通過和已入賬的電子發(fā)票均被鎖定，降低了重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）電子發(fā)票的報(bào)銷和歸檔。電子發(fā)票接收后，后端與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或手機(jī)版報(bào)銷APP對接，經(jīng)辦員工可以在“待我報(bào)銷”的發(fā)票清單中勾選，進(jìn)一步完善報(bào)銷相關(guān)的項(xiàng)目、合同等信息后，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)的提交。經(jīng)過業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)審核，通過與ERP賬務(wù)核算系統(tǒng)的對接，自動完成入賬。

審核通過的電子發(fā)票與相應(yīng)的報(bào)銷憑證、入賬憑證一起，會歸集到A企業(yè)的電子影像系統(tǒng)，形成企業(yè)的電子會計(jì)檔案，以電子信息的方式永續(xù)保管。紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票在歸檔和存儲方面的流程對比（如圖3所示）。

（3）電子發(fā)票接收應(yīng)用的意義。

第一，電子發(fā)票降低了員工對發(fā)票的管理成本，有效提升了員工滿意度。在紙質(zhì)發(fā)票模式下，對員工來講，與票據(jù)管理相關(guān)的成本主要包括業(yè)務(wù)發(fā)生后等待拿到發(fā)票的成本、粘貼發(fā)票、上網(wǎng)填寫發(fā)票信息的時間成本、發(fā)票郵寄的成本等；使用電子發(fā)票后，員工的這些成本都可以節(jié)省，報(bào)銷填單也只要勾選電子發(fā)票相關(guān)信息（金額、供應(yīng)商、日期等）即可，大大節(jié)約了員工的成本。應(yīng)用電子發(fā)票后，員工從報(bào)銷申請至收到報(bào)銷款，等待時間至少縮短一半，同時，發(fā)票以電子信息傳遞，避免了因發(fā)票丟失和破損而不能報(bào)銷的尷尬。

圖2 電子發(fā)票接收示意圖

圖3 紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票歸檔與存儲流程對比

第二，電子發(fā)票接收應(yīng)用降低了A企業(yè)的運(yùn)營成本。財(cái)務(wù)人員無需面對各式各樣的紙質(zhì)發(fā)票，提高了財(cái)務(wù)入賬的效率和質(zhì)量；檔案管理的票據(jù)接收、掃描、紙質(zhì)檔案調(diào)閱人員可以減少，人力成本、郵寄成本等均會降低；財(cái)務(wù)部門也不必為沒有足夠大的空間保管原始票據(jù)而擔(dān)憂。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一張紙質(zhì)發(fā)票的成本大約為1.6元，但是其管理成本高達(dá)3-12元，電子發(fā)票應(yīng)用后，可以將這些成本至少縮減為原來的四分之一。

第三，電子發(fā)票助力A企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。電子發(fā)票應(yīng)用過程中，外部與供應(yīng)商系統(tǒng)對接，或者員工輸入電子發(fā)票信息，內(nèi)部與賬務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)上下游數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，減少了數(shù)據(jù)孤島，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)一點(diǎn)錄入，全程共享；另外，電子發(fā)票也可以幫助A企業(yè)歸集和管理多平臺、多來源的電子發(fā)票，降低了假票帶來的風(fēng)險(xiǎn)，杜絕員工的虛假報(bào)銷和重復(fù)報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)發(fā)票的精細(xì)化管理。

第四，電子發(fā)票可以更好地完善A企業(yè)的電子會計(jì)檔案管理。從電子發(fā)票的申請、開具、管理到電子發(fā)票入賬歸檔全部由系統(tǒng)完成，員工和企業(yè)財(cái)務(wù)工作者都可以隨時查看電子發(fā)票的狀態(tài)，形成企業(yè)的電子發(fā)票庫，同時電子發(fā)票影像自動成為電子會計(jì)檔案，有利于檔案的實(shí)時檢索和查詢，真正實(shí)現(xiàn)了會計(jì)檔案的電子化管理。

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”在稅務(wù)領(lǐng)域的核心應(yīng)用之一，也是企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的有效驅(qū)動力。電子發(fā)票的推行是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然趨勢，電子發(fā)票逐步替代紙質(zhì)發(fā)票，大幅降低企業(yè)經(jīng)營成本，提高稅收征管水平，減少傳統(tǒng)會計(jì)核算工作投入，推動財(cái)務(wù)工作重心向決策支持轉(zhuǎn)移。隨著電子發(fā)票系統(tǒng)的深度開發(fā)和應(yīng)用，企業(yè)財(cái)務(wù)管理的全面轉(zhuǎn)型將指日可待。