重提升檔案管理 樹公路行業(yè)標桿
——淺談公路行業(yè)檔案規(guī)范化管理工作

■ 趙文仙

項目建設檔案是公路建設項目的重要組成部分，貫穿于公路項目建設的整個過程，是公路項目建設的歷史記錄，真實的反映了項目建設的提出、建設、管理過程中形成的具有歷史保存價值的文件、圖紙、表格、照片及相關電子文件。保管好項目建設進度、質量、費用和項目安全管理等基本資料，對建成后的工程管理、維護、改建和擴建具有重要查考利用價值。同時，對于發(fā)生安全事故時對追查事故原因、責任劃分及認定起著關鍵憑證作用?？梢姡?guī)范的公路項目建設檔案管理工作意義重大。

一、當前存在的主要問題

（一）缺乏對公路行業(yè)檔案工作的重視

公路項目工程上經常會出現重工程、輕檔案管理的現象，有些工程建設為趕進度、趕工期，一味地把工程建設當首要任務來抓，忽視了項目檔案工作應當與項目建設同步進行的原則，有時甚至錯過了檔案收集的最佳時期，造成項目建設檔案的缺失，給檔案收集管理工作帶來了較大的麻煩。

（二）崗位更換頻繁，檔案人員業(yè)務素質不高，公路項目建設檔案歸檔業(yè)務不規(guī)范

一是因工程建設有一定的時間期限，公路建設指揮部及施工單位普遍存在崗位不穩(wěn)定、無專職的檔案員、頻繁更換檔案員等情況，而新檔案員需要較長的時間來熟悉和適應檔案工作，長久以往，不利于項目建設檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展及持續(xù)開展；二是因檔案工作的專業(yè)性較強，需要具有一定專業(yè)素養(yǎng)或者經過長時間工作，積累足夠的經驗的人才能勝任此項工作，否則業(yè)務不熟，專業(yè)知識匱乏，會出現檔案材料的鑒別、分類、歸檔混亂，還會出現歸檔因人而異，隨意性等，不能較好執(zhí)行國家和省相關行業(yè)檔案標準，從而造成檔案歸檔混亂、錯亂等不規(guī)范的情況。

（三）檔案保管中存在安全隱患

一是工程項目建設中要做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，有的施工單位無專門的檔案保管庫房，無檔案柜，這不但給檔案的安全保管帶來了隱患。同時，也違背了檔案保管最基本的防水、防火、防盜等安全要求；二是檔案的保管不規(guī)范還體現在沒有建立確保檔案實體和信息安全的制度措施上，把庫房當做倉庫、擠占檔案庫房的現象屢屢出現，甚至任何人都能隨意進入到庫房查閱檔案資料，檔案的完整與安全受到了威脅，難免會造成檔案丟失、損毀，甚至可能泄露國家和工作機密的情況，造成不可挽回的損失。

二、存在問題的主要根源

（一）對檔案工作重要性認識不夠

檔案工作不能直接創(chuàng)造物質財富，而是以間接的形式為社會提高經濟效益服務，相對于公路項目建設工作，項目檔案是幕后的服務性工作，容易被人們忽視。同時，工程檔案工作也是軟指標，沒有硬性的要求，相對投入的人力、物力、財力明顯不足，很大程度上制約了檔案工作的深入開展。

（二）檔案員責任心不夠強

檔案員責任心不強有兩方面因素：一是來自外部環(huán)境，檔案工作不同于其他行業(yè)，投入后能看到明顯的產出，檔案工作性質決定了它不能很直接并且很快的體現它的價值所在，這使有些檔案工作人員體會不到成功的感覺，繼而產生對此項工作沒有動力，工作很隨意，不愛崗怎會敬業(yè)呢；二是檔案員自身的業(yè)務素質決定了工作質量，檔案工作業(yè)務性、技術性較強，這就要求檔案人員具備相應的專業(yè)知識和專業(yè)技能，才能勝任此項工作。

（三）與業(yè)務指導部門溝通聯系少，交流學習機會不夠

一是檔案工作專業(yè)性、操作性較強，項目工程建設檔案工作專業(yè)性更強，分類又較多，加上某些公路建設指揮部、施工單位重工程輕檔案的思想，主管部門對項目檔案的業(yè)務指導范圍有限，與上級業(yè)務部門溝通聯系較少，缺乏必要的實踐學習、提高交流機會；二是部分單位項目建設檔案工作僅僅依靠書本的理論知識為指導，總是在辦公室里閉門造車，如井底之蛙，工作方法和工作理念一成不變，接收不到先進的思想就不會有創(chuàng)新的理念，長此以往給工作造成一定的局限性，工作往往就會停滯不前，毫無起色。

三、解決問題的具體對策

（一）加強組織領導，提高認識

檔案工作是維護歷史的真實面貌，具有憑證作用和工作參考作用，它是一個單位各項工作中所獲得的知識和寶貴經驗，是行業(yè)里不可缺少的重要工作。項目法人及參建單位應樹立較強的檔案保管意識，明確檔案工作分管領導及具體責任人和工作職責，主動匯報檔案工作中存在的問題和困難，爭取領導的關心和支持，使項目建設工程檔案工作能按照規(guī)范高標準的完成。

（二）加強檔案人員的繼續(xù)教育，關心關注檔案工作者，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定

一是采取多種形式加大對檔案人員的繼續(xù)教育培訓力度。重點在檔案管理專業(yè)知識、行業(yè)專業(yè)知識、以計算機為核心的現代科技知識、以《檔案法》為核心的相關法律知識等方面。要順應時代要求，加強學習檔案業(yè)務方面的新知識和新要求，在規(guī)范管理的基礎上不斷改進方法、拓寬思路，才能適應檔案工作形式發(fā)展的要求；二是檔案工作的性質決定了檔案工作者不可能像其他工種那樣站在“舞臺”的前臺和中央，而是默默無聞的甘當人梯、當“無名英雄”，這就難免讓領導和同事們忽視了檔案工作者的成績和付出，甚至認為檔案工作可有可無，人人都可以做，等到因為工作滯后造成不必要的損失時才來后悔為時已晚。所以單位領導要在工作生活中給予檔案工作人員適當的關心支持，特別是那些默默無聞、不計得失堅守工作崗位的檔案員，要采取多種方式肯定他們的工作，讓他們能感受到工作的成就感和使命感，這樣即保持了檔案隊伍的相對穩(wěn)定，又確保了項目建設工程檔案的齊、全、準、實、嚴。

（三）主動加強與相關部門的溝通聯系、積極參加交流學習

應根據工作需要，積極加強與業(yè)務主管部門溝通聯系，主動爭取業(yè)務指導和學習交流的機會，形成上下聯動的格局，提高檔案管理工作水平。當前檔案管理模式已由傳統(tǒng)型向現代型轉變，更需要檔案工作人員要學習與創(chuàng)新同步，善于發(fā)現新事物、研究新問題，拿出新辦法，提高工作的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力和創(chuàng)新方法。單位所以要多為檔案人員提供一些外出交流學習的機會，讓他們開拓眼界，吸收到先進的檔案管理理念，為單位的檔案工作開辟新途徑、鉆研新方法，探索新領域、創(chuàng)造新成績貢獻應盡的力量。

（四）加強對公路行業(yè)檔案的安全管理

按照檔案管理的標準，做好項目建設檔案的安全保管，在服從于實用和經濟的前提下，建立必要的檔案保管庫房，配備必需的檔案設備，制定嚴格的管理制度，認真做好防火、防盜、防潮、防有害生物等十防要求。還應加強汛期檔案的安全管理，加大汛期安全排查、督促檢查的力度，將安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)，確保公路建設項目檔案得到安全妥善保管。

總之，檔案工作任重道遠，受行業(yè)特點影響，公路項目建設檔案規(guī)范化管理應具備穩(wěn)定安全的崗位職責、科學嚴謹的專業(yè)態(tài)度、遵紀守法的職業(yè)紀律、愛崗敬業(yè)，甘于清貧的職業(yè)情操、加強學習，勇于實踐的專業(yè)素養(yǎng)、團結協作、主動服務大局等意識，才能使公路行業(yè)項目建設檔案管理工作朝規(guī)范化、標準化、信息化、現代化方向發(fā)展，為云南公路建設事業(yè)發(fā)展提供重要的參考價值。

參照文獻：

《檔案工作標準匯編》：“云南省重點建設項目檔案驗收實施辦法”。