徐賜珍

寧波市軌道交通集團有限公司

1 引言

近年來，隨著國家經(jīng)濟結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，全國各大城市都在加緊軌道交通項目建設(shè)。軌道交通建設(shè)項目檔案對日后技術(shù)改造、線路維護、地鐵沿線保護、城市建設(shè)等都起到舉足輕重的作用。軌道交通建設(shè)項目檔案管理存在著諸多的問題，面對新的問題，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)，寧波市城市軌道交通建設(shè)項目推廣檔案預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，取得了一定的效果，積累了豐富的經(jīng)驗。

2 城市軌道交通建設(shè)項目檔案的特點及存在的問題

軌道交通建設(shè)是當前城軌企業(yè)快速發(fā)展時期最重要的主營業(yè)務(wù)之一，產(chǎn)生檔案數(shù)量龐大，平均每個軌道交通建設(shè)項目產(chǎn)生2萬多卷檔案，其中施工檔案占比超過一半。以一個城軌企業(yè)每5年新增3條線路測算，每年至少產(chǎn)生12000卷建設(shè)項目檔案，占整個公司檔案總量的70%以上。管理好軌道交通建設(shè)項目檔案是城軌企業(yè)檔案工作的重點，而管理好施工檔案是重點中的難點。

軌道交通建設(shè)項目從第一個施工單位進場開工到最后工程竣工交付試運行，需要經(jīng)歷5年左右的時間。按照傳統(tǒng)的做法，建設(shè)項目在竣工后3個月收集移交檔案，檔案產(chǎn)生周期過長、施工單位人員流動性特別大，給建設(shè)項目收集、整理、歸檔增加了難度，傳統(tǒng)項目檔案管理方式很難保證軌道交通建設(shè)工程檔案的完整性、準確性和安全性。

軌道交通建設(shè)涉及路橋、隧道、房建、軌道、通信、信號、供電等各類專業(yè)，業(yè)務(wù)牽涉面廣、專業(yè)性強、參建單位眾多，通常1個項目的檔案就由幾十個專業(yè)、200多家參建單位在建設(shè)過程中產(chǎn)生。工程項目部數(shù)量多、分布廣，檔案員不熟悉專業(yè)導(dǎo)致資料收集不齊全，傳統(tǒng)項目檔案管理模式下，城軌企業(yè)檔案管理部門沒有精力和能力對參建單位工程檔案收集整理情況進行有效的過程管控。

軌道交通項目作為民生工程，社會關(guān)注度高、工期緊，大量單位工程在通車前短時間內(nèi)集中竣工，傳統(tǒng)項目檔案管理模式給檔案驗收乃至工程驗收帶來極大壓力。

3 傳統(tǒng)建設(shè)項目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題

建立模塊化清單式管理的檔案預(yù)歸檔系統(tǒng)輔助建設(shè)項目檔案管理，有效規(guī)避傳統(tǒng)建設(shè)項目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題。

3.1 在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中建立施工檔案精細化大綱，明確施工文件歸檔范圍及保管期限

對應(yīng)軌道交通的土建、機電、系統(tǒng)等專業(yè)模塊，分別梳理不同施工部位、施工工法下各工序生成且需歸檔的工程用表、文件資料，按“單位工程—分部工程—分項工程”層級結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同階段產(chǎn)生的不同類型的文件資料之間相互聯(lián)系，在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的施工檔案精細化大綱，即歸檔目錄清單及其保管期限。

3.2 在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中設(shè)置機構(gòu)人員管理，明確參建各方角色分工，明晰工作界面

在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中，設(shè)置施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位業(yè)主代表、建設(shè)單位檔案管理等業(yè)務(wù)角色。施工單位負責(zé)施工文件產(chǎn)生、上傳及歸檔，監(jiān)理單位負責(zé)具體施工文件準確性把關(guān)，建設(shè)單位業(yè)主代表負責(zé)把控施工文件收集進度及完整性、對施工單位的歸檔進行審核，建設(shè)單位檔案管理負責(zé)預(yù)歸檔系統(tǒng)機構(gòu)人員維護管理及施工檔案接收。

3.3 以預(yù)歸檔管理系統(tǒng)為輔助手段，將建設(shè)項目檔案管理模式由結(jié)果管理前置為過程管理，有效解決管理難點痛點

施工專業(yè)模塊在預(yù)歸檔系統(tǒng)中以結(jié)構(gòu)樹方式預(yù)設(shè)，各模塊需歸檔文件清單平面化展示，施工文件歸檔范圍一目了然，解決軌道交通建設(shè)項目專業(yè)多、專業(yè)性強、資料員業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。

施工單位按工程進度在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中及時上傳施工資料，即使資料員頻繁更換，也能保證施工電子文件的齊全性，輔助紙質(zhì)施工文件的管理。由建設(shè)單位檔案管理部門統(tǒng)一授權(quán)管理參建單位賬號，更是大大增強了施工資料的安全性。

建設(shè)單位通過預(yù)歸檔系統(tǒng)隨時監(jiān)管施工資料收集情況，便于及時發(fā)現(xiàn)施工文件質(zhì)量問題、把控工程外業(yè)進度與內(nèi)業(yè)資料的同步程度。施工資料準確性、完整性得到保證，有助于緩解軌道交通開通運營前單位工程集中驗收帶來的壓力，為順利通過項目檔案驗收掃清最大障礙。

通過預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，建設(shè)單位檔案管理部門可突破人手緊張、參建單位多而分散的瓶頸，提前介入施工文件的質(zhì)量把關(guān)，極大提高工作效率。

依托預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的幫助，工程竣工后的實體檔案整理，只需清點核對實體文件與紙質(zhì)文件數(shù)量，依葫蘆畫瓢進行分類組卷，案卷卷內(nèi)目錄直接從系統(tǒng)打印，大大提高立卷效率與質(zhì)量。

預(yù)歸檔系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)端口對接實現(xiàn)一鍵歸檔，檔案接收部門通過預(yù)歸檔系統(tǒng)輔助進行檔案質(zhì)量審核與數(shù)量核對工作，使檔案移交接收過程變得輕松快捷。

4 預(yù)歸檔系統(tǒng)助力建設(shè)項目檔案管理工作的幾個關(guān)鍵點

首先，建立檔案信息化管理規(guī)范、健全建設(shè)項目檔案管理制度是預(yù)歸檔系統(tǒng)助力檔案管理工作的制度保障。以制度規(guī)范為依托，明確軌道交通建設(shè)項目實體與電子檔案收集整理移交管理規(guī)范標準，使檔案預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的使用“有章可循”。

其次，績效考核是實現(xiàn)建設(shè)項目檔案信息化的硬核保障。只有將預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的使用、建設(shè)項目檔案管理制度的踐行與績效考核結(jié)合起來，用立功競賽、經(jīng)濟獎懲、公布紅黑榜、關(guān)聯(lián)后續(xù)招標等手段來約束參建各方“有章必循”，才能有效促進建設(shè)項目檔案信息化的落地實施，真正實現(xiàn)軌道交通工程實體與工程檔案同步形成、同步驗收、同步移交。

再次，預(yù)歸檔系統(tǒng)開發(fā)前的分析調(diào)研工作非常重要，需要多部門、參建各方共同參與。梳理設(shè)計出合理合規(guī)的工作流程和模塊清單是日后預(yù)歸檔系統(tǒng)正常使用、便捷使用的基礎(chǔ)保障。

最后，要對檔案信息系統(tǒng)進行安全等級保護評定，為建設(shè)項目檔案信息化的順利實施提供安全保障。

5 結(jié)語

在軌道交通行業(yè)領(lǐng)域，開展檔案信息化建設(shè)，運用預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)項目歸檔文件資料及時收集上傳、在線審核管控、在線歸檔移交，為解決傳統(tǒng)軌道交通建設(shè)項目檔案管理工作中的難點、卡點帶來契機。實現(xiàn)城市軌道交通項目檔案信息化管理，能使軌道交通建設(shè)項目檔案更真實、更全面、更有效，使軌道交通項目檔案資源成為承載城市記憶、輔佐城市建設(shè)的重要源泉之一。