唐星敏（中共寧夏回族自治區(qū)委員會黨校圖書館）

知識管理近年來備受關(guān)注，將知識管理引入檔案管理是對檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。在社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)的檔案管理模式難以與日益完善的信息化管理相匹配，在知識挖掘、人才培養(yǎng)、信息轉(zhuǎn)化等方面都存在明顯的不足。

1 社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識管理實施的必要性

1.1 轉(zhuǎn)變管理理念，實現(xiàn)管理創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理理念下高校后勤檔案管理工作主要是編輯檔案信息，保存檔案資料。在這種理念下高校后勤檔案資料長期處于閑置狀態(tài)，缺乏實際應(yīng)用價值，與當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用趨勢相背離。知識管理注重對知識的發(fā)掘與搜集，將知識管理融入高校后勤檔案管理工作中有助于高校后勤檔案管理理念的轉(zhuǎn)換，將檔案作為知識信息的源頭，在編輯、保管基礎(chǔ)上實現(xiàn)高校后勤檔案的價值，讓其能夠服務(wù)高校后勤管理工作，推動高校后勤管理工作效率和質(zhì)量的提升。

1.2 推動信息建設(shè)，實現(xiàn)管理升級

社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息化是高校后勤檔案管理發(fā)展的必然要求，但是由于受到管理理念、人員素質(zhì)等方面的限制，高校后勤檔案信息化管理發(fā)展速度較為緩慢，很難與社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相適配。知識管理與信息化建設(shè)之間有著相互促進(jìn)，相互支持的作用，通過信息化建設(shè)能夠為知識化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，便于知識化管理理念的實現(xiàn)。而在知識化管理的推動下信息化建設(shè)的速度也會得以提升，為了滿足知識管理的需要，在技術(shù)應(yīng)用程度、信息管理模式等方面進(jìn)行不斷的升級。［1］

1.3 推動后勤改革，保障后勤安全

高校后勤工作涵蓋廣泛，涉及餐飲、物業(yè)、設(shè)備、人事等多個方面的內(nèi)容，因此高校后勤檔案最突出的特點就是內(nèi)容多樣、綜合性強(qiáng)。高校后勤檔案不僅能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行記錄，同時還能夠作為后勤管理的參考依據(jù)，便于管理人員了解后勤工作實際情況，并根據(jù)具體檔案資料總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對后續(xù)的后勤管理工作進(jìn)行針對性的調(diào)整。而這些作用單純依靠傳統(tǒng)檔案管理模式很難實現(xiàn)，必須在知識管理的支持下，通過對高校后勤檔案信息進(jìn)行整合與應(yīng)用，提升后勤檔案管理的服務(wù)意識，實現(xiàn)后勤檔案資料的共享，為高校后勤工作的完善與革新提供強(qiáng)有力的資料支撐，進(jìn)而達(dá)到推動后勤改革，保障后勤安全的目的。

2 社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案管理存在的弊端

2.1 缺乏專業(yè)人才，檔案意識不足

與其它類型檔案管理工作相比，高校后勤檔案管理工作一直處于被忽略的狀態(tài)。這主要是由于高校缺乏后勤檔案管理意識，在實際工作中沒有對相關(guān)后勤部門提出具體的管理要求，后勤檔案管理制度不健全。并且，通過對高校后勤檔案管理人員進(jìn)行了解，可以發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)高校并沒有設(shè)置專門的后勤檔案管理人員，其中兼職管理人員較多，并且嚴(yán)重缺乏專業(yè)知識，經(jīng)常出現(xiàn)檔案編輯不規(guī)范、檔案保密不到位等基礎(chǔ)性的問題，在知識管理、信息化建設(shè)方面更表現(xiàn)出了明顯的不適應(yīng)性，對高校后勤檔案管理工作帶來了極大的阻礙，不利于高校后勤檔案知識管理的實現(xiàn)。［2］

2.2 忽視信息建設(shè)，管理隨意性大

當(dāng)前我國絕大多數(shù)高校檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，但是高校后勤檔案一直沒有信息化部分后勤部門甚至仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，手工操作仍是高校后勤檔案編輯整理的主要方式。除此之外，雖然部分后勤部門引入了信息化管理系統(tǒng)，但是由于管理隨意性較大，在信息化管理方面也暴露出了大量弊端，其中較為明顯的問題主要包括：電子檔案格式不統(tǒng)一、電子檔案分類不科學(xué)、管理系統(tǒng)安全系數(shù)低等。而造成上述現(xiàn)象的根本性原因之一就在于相關(guān)院校將有限的資金應(yīng)用在教育第一線，忽視后勤管理工作建設(shè)，導(dǎo)致后勤部門信息化建設(shè)一直無法與教育教學(xué)發(fā)展保持同步。

2.3 管理理念落后，知識管理遲滯

社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足檔案資源開發(fā)利用的需求，因此必須在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)之上引入新思想，應(yīng)用新模式。知識管理與檔案管理相結(jié)合是強(qiáng)化檔案管理的有效途徑，在企業(yè)檔案管理、歷史檔案管理等方面都取得了較好的效果，但是由于管理理念上的落后，思想認(rèn)知上的陳舊，知識管理一直未能有效落實到高校后勤檔案管理中。究其原因，一方面源于高校缺乏對知識管理的宣傳，對高校后勤檔案管理工作重視程度不足；另一方面則是由于缺乏知識管理應(yīng)用基礎(chǔ)，沒有搭建檔案管理與知識管理共融的管理體系，導(dǎo)致知識管理無法真正融入到高校后勤檔案管理工作之中。［3］

3 社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識管理實施策略

3.1 實現(xiàn)系統(tǒng)耦合，強(qiáng)化管理互補(bǔ)

學(xué)界在對檔案管理與知識管理進(jìn)行研究過程中，認(rèn)為檔案管理與知識管理之間存在相似性，其中知識管理較檔案管理覆蓋面更廣，并且在管理過程中檔案管理相對保守，而知識管理創(chuàng)新性較強(qiáng)。同時，檔案管理以記錄保存為主，而知識管理則更注重開發(fā)與利用，將二者進(jìn)行融合，能夠?qū)崿F(xiàn)高校后勤檔案管理上的多元化，既能夠保障高校后勤檔案的長久性保存，又能夠?qū)崿F(xiàn)對后勤檔案信息的發(fā)掘與拓展，強(qiáng)化高校后勤檔案信息在實際工作中的應(yīng)用，并對后勤檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富。

（1）高校后勤部門應(yīng)注重兩種管理理念的耦合，建立配套的管理系統(tǒng)，支持知識組織、知識評價、知識服務(wù)等多種職能的實現(xiàn)。要為知識管理在高校后勤檔案中的應(yīng)用提供配套的支持，對原有管理制度、管理體系進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)新制度的設(shè)立。

（2）所有管理工作應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要有明確的行為標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，樹立流程規(guī)范意識，保證每一個管理環(huán)節(jié)都處于可控狀態(tài)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的建立減少知識管理的阻礙，保障檔案信息的安全。［4］

（3）人才是支撐高校后勤檔案知識管理實現(xiàn)的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段高校后勤檔案管理人才嚴(yán)重匱乏，人才培養(yǎng)工作迫在眉睫。首先，要對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化其對后勤檔案管理工作的了解，增加其對計算機(jī)技術(shù)的掌握；其次，要積極進(jìn)行知識管理理念的宣傳，幫助工作人員做好思想上的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)知識管理與檔案管理的融入，實現(xiàn)新舊管理模式的有效銜接；最后，要積極對外進(jìn)行人才上的引入，招聘具有知識管理經(jīng)驗的管理層，通過專業(yè)人員的帶動，打造知識管理型團(tuán)隊。

3.2 把握管理特性，確定管理方向

相較于傳統(tǒng)高校后勤檔案管理模式，社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下知識管理在高校后勤檔案管理中應(yīng)用后，高校后勤檔案管理工作在管理特性和管理方向上都產(chǎn)生了較大的拓展和豐富。因此相關(guān)后勤管理部門需要把握知識管理的管理特性，確定其在實際工作中的管理方向，以便于保障知識管理的順利進(jìn)行。具體來說社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識管理應(yīng)注重以下三個方面。

（1）深化信息搜集，拓展紀(jì)錄范圍。知識管理與檔案管理都具有相同的知識信息搜集、紀(jì)錄的功能，但是在實際應(yīng)用過程中知識管理在該項職能上更加深化，所以在工作中應(yīng)注重對隱性知識的發(fā)掘，除了對基礎(chǔ)檔案信息進(jìn)行記錄外，相關(guān)工作人員還要增加知識信息獲取的主動性，對后勤檔案信息記錄的范圍予以適當(dāng)?shù)耐卣埂?/p>

（2）實現(xiàn)細(xì)化管理，構(gòu)建評價體系。知識管理在高校后勤檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，需要依托于原有檔案基礎(chǔ)實現(xiàn)知識積累和組織，因此需要對原有檔案分類進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，構(gòu)建多維度結(jié)構(gòu)體系，實現(xiàn)檔案分類的多層級使其與知識分類保持一致。并且，在履行管理保存義務(wù)的同時，要注重高校后勤檔案應(yīng)用價值的發(fā)掘，根據(jù)內(nèi)容分類對檔案信息進(jìn)行甄別、鑒定，判斷其在實際工作中能夠具有哪些用途。值得一提的是，為了便于后續(xù)的應(yīng)用，應(yīng)在后勤檔案知識管理過程中建立配套的評價體系，從檔案入庫開始就對檔案的價值進(jìn)行鑒定，并且設(shè)置周期化的評價模式，保證能夠?qū)笄跈n案知識信息有一個全面的掌控，可以在實際工作中對這些信息進(jìn)行活化應(yīng)用，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。［5］

（3）樹立服務(wù)意識，活化服務(wù)模式。高校后勤檔案內(nèi)容龐雜，對后勤檔案進(jìn)行開發(fā)除了注重知識的評價與組織，更重要的是要實現(xiàn)高校后勤檔案信息的應(yīng)用，這是知識管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的差異所在。首先，后勤檔案管理部門要轉(zhuǎn)變工作狀態(tài)，強(qiáng)化服務(wù)理念，關(guān)注高校內(nèi)部相關(guān)部門及工作人員對后勤檔案信息的需求；其次，活化服務(wù)模式，注重對反饋信息的分析，針對服務(wù)過程中存在的問題及時予以解決，并在服務(wù)中加入主動性意識和個性化意識。一方面，把握用戶需求方向，主動進(jìn)行檔案知識服務(wù)調(diào)整，另一方面則根據(jù)不同部門、不同工作性質(zhì)定制個性檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)后勤檔案價值的最大化應(yīng)用。

3.3 把握檔案特點，推動信息進(jìn)程

高校后勤檔案管理信息化程度不足，在社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息化建設(shè)遲滯將直接影響檔案管理工作開展的質(zhì)量和效率。所以在引入知識管理理念后，要重點加強(qiáng)信息化的建設(shè)，實現(xiàn)高校后勤檔案的信息化管理。但應(yīng)注意到的是，后勤檔案本身具有一定的特殊性，因此在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，既要關(guān)注技術(shù)上的投入，安全性能的提升，又要把握后勤檔案特點，實現(xiàn)個性化的建設(shè)。

（1）要注重數(shù)據(jù)庫的搭建和檔案信息的分類。后勤工作覆蓋面廣，檔案信息內(nèi)容豐富，基于知識管理對后勤檔案進(jìn)行多層次、多維度的分層后其類別更加的細(xì)化，在信息化建設(shè)過程中應(yīng)對該方面予以注意，要按照不同部門、不同檔案性質(zhì)、不同分類方式進(jìn)行檔案電子信息的編輯和歸檔。同時，要設(shè)定明確的保密層級，根據(jù)信息保密等級的不同設(shè)置差異性的開發(fā)權(quán)限。

（2）要通過實現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)優(yōu)化后勤檔案信息應(yīng)用效率。很多后勤檔案信息都存在著一定的聯(lián)系，在調(diào)取檔案信息過程中為了保證信息讀取的完整性，信息搜索的效率性。在針對后勤檔案知識管理進(jìn)行信息建設(shè)過程中，應(yīng)注重開發(fā)信息知識之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)高效率搜索，關(guān)聯(lián)性推送。

（3）要樹立統(tǒng)一管理意識設(shè)立協(xié)同發(fā)展機(jī)制。后勤檔案知識管理是高校檔案知識管理的組成部門，在實際工作中不僅要注重內(nèi)部的建設(shè)與管理，同時還要關(guān)注與外部的聯(lián)系，要樹立統(tǒng)一的管理意識，根據(jù)高校對檔案信息的應(yīng)用要求進(jìn)行協(xié)同性的發(fā)展。所以，在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中要考慮對外的聯(lián)系問題，通過設(shè)置外部接口的方式，允許獲得權(quán)限的部門對后勤檔案信息資源進(jìn)行調(diào)閱，實現(xiàn)資源上的互通。

綜上所述，社會化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識管理的實施需要對兩個問題予以重點關(guān)注，一是知識管理與檔案管理的有效融合；二是后勤檔案管理的信息化建設(shè)。在具體實施過程中要為知識管理與檔案管理的耦合創(chuàng)造條件，做好制度的設(shè)定、人才的培養(yǎng)，并注重把握后勤檔案管理的特殊性，實現(xiàn)信息化建設(shè)的針對性。