建一流檔案創(chuàng)精品工程

次鵬

（中國(guó)電建集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京 100024）

1 水電站項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的制度安排

1.1 出臺(tái)背景

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的出臺(tái)背景是國(guó)家強(qiáng)化監(jiān)管，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，將《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》作為《國(guó)務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定》的配套文件與國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)。

1.2 驗(yàn)收程序

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以現(xiàn)場(chǎng)檢查和驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。

1.3 對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求》的重點(diǎn)理解

①項(xiàng)目檔案管理體制。項(xiàng)目檔案工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)有明確分工。建立與檔案工作相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并明確檔案部門的管理職責(zé)及考核措施。形成由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中對(duì)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，并實(shí)行統(tǒng)一管理。②項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。由適應(yīng)項(xiàng)目檔案增量發(fā)展的檔案用房，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱覽和辦公用房三分開。檔案保管設(shè)備符合條件要求，檔案裝具符合國(guó)家質(zhì)量要求。檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房管理符合檔案防護(hù)“八防”要求，并建立有效的控制措施。③項(xiàng)目檔案管理手段。利用檔案信息系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案部門應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等適應(yīng)工作需要的辦公設(shè)備。

1.4 項(xiàng)目檔案整理質(zhì)量要求

前期管理文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、質(zhì)檢文件、竣工文件符合歸檔范圍要求，歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件材料真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽署完備；檔案分類明確，排列科學(xué)合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，達(dá)到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；檔案編目準(zhǔn)確規(guī)范，案卷裝訂整齊美觀；竣工圖編制準(zhǔn)確、清楚、完整、統(tǒng)一，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。

2 中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選對(duì)檔案的要求

2.1 總體要求

水電工程按中電建協(xié)《電力建設(shè)工程質(zhì)量評(píng)價(jià)管理辦法（2012版）》進(jìn)行整體工程質(zhì)量評(píng)價(jià)，質(zhì)量評(píng)價(jià)總得分85分及以上才可申報(bào)中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程。中國(guó)電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)本著優(yōu)中選優(yōu)的原則，從中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目中，推薦具有代表性的工程，申報(bào)國(guó)家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)[1]。

2.2 申報(bào)所需檔案資料

①中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程申報(bào)表。②工程簡(jiǎn)介。③工程建設(shè)合規(guī)性證明文件。內(nèi)容包括：項(xiàng)目核準(zhǔn)文件；土地使用證，至少應(yīng)提供土地部門對(duì)申辦材料受理并通過審定的報(bào)批證明；環(huán)境保護(hù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；水土保持設(shè)施驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；檔案驗(yàn)收文件（上級(jí)主管單位組織，地方檔案行政管理部門參加）；消防驗(yàn)收文件；竣工財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。④其他相關(guān)證明文件內(nèi)容包括：工程移交生產(chǎn)簽證書；工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收文件；工程質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告；工程新技術(shù)應(yīng)用專項(xiàng)評(píng)價(jià)報(bào)告；工程綠色施工專項(xiàng)評(píng)價(jià)報(bào)告[2]。⑤聲像檔案工程照片15張，其中工程全貌3張，與工程結(jié)構(gòu)和隱蔽工程相關(guān)的3張，主體設(shè)備安裝工程4張，質(zhì)量特色部位5張；反映工程質(zhì)量特色的專題匯報(bào)片，應(yīng)附配音。

3 水電工程項(xiàng)目檔案綜述

3.1 檔案管理工作要求

檔案管理應(yīng)與建設(shè)實(shí)施同步管理。在招投標(biāo)、簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責(zé)任；檢查項(xiàng)目進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的歸檔情況。

3.2 檔案管理工作內(nèi)容

項(xiàng)目檔案是衡量水電工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)，是建設(shè)成果的重要組成部分。建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，開展項(xiàng)目檔案信息化工作，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)和利用項(xiàng)目檔案信息資源，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，為項(xiàng)目建設(shè)與管理提供服務(wù)。

①項(xiàng)目檔案的整理。按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進(jìn)一步明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，并按要求及時(shí)移交檔案部門；項(xiàng)目歸檔文件和案卷質(zhì)量應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求；建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，制定相應(yīng)的檔案分類細(xì)則和編號(hào)方案；建設(shè)單位負(fù)責(zé)完成反映項(xiàng)目建設(shè)過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、錄音、錄像等聲像檔案及實(shí)物材料的收集、整理，并附以相應(yīng)的文字說明。②項(xiàng)目檔案的歸檔。項(xiàng)目各承包單位在合同工程驗(yàn)收、單位工程完工驗(yàn)收前，應(yīng)完成所承建項(xiàng)目有關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監(jiān)理單位審查，并簽署鑒定意見。各發(fā)包項(xiàng)目檔案通過審查后，由各承包單位按規(guī)定移交給建設(shè)單位，交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)；建設(shè)單位應(yīng)組織或委托有關(guān)單位匯總、整理項(xiàng)目的全部檔案。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各承包單位按規(guī)定移交給總承包單位匯總、整理后，統(tǒng)一向建設(shè)單位移交。③項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)整理單位工程及階段驗(yàn)收資料、結(jié)論性文件和竣工圖紙等主要項(xiàng)目檔案資料，并進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

3.3 檔案管理措施

①提高對(duì)水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。建設(shè)單位要認(rèn)真宣傳和貫徹落實(shí)國(guó)家、行業(yè)頒布的有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)；及時(shí)制定、修訂水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度并組織實(shí)施；建設(shè)單位要經(jīng)常對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行督導(dǎo)、檢查和考核，并形成工作常態(tài)；建設(shè)單位要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理交流，推廣和采用先進(jìn)的項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)；建設(shè)單位要指導(dǎo)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收，組織或參加水電建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。②加強(qiáng)對(duì)水電建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。建設(shè)單位要建立健全水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，配置專用庫(kù)房及設(shè)備設(shè)施，統(tǒng)籌安排項(xiàng)目檔案管理工作所需資金，保證項(xiàng)目檔案管理有序進(jìn)行。建設(shè)單位要負(fù)責(zé)水電建設(shè)全過程文件材料的編制、歸檔等工作的組織協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目過程管理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等的收集整理與歸檔，負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目全部檔案，匯總后將有關(guān)部分檔案向生產(chǎn)運(yùn)行單位移交；要組織項(xiàng)目各參建單位檔案管理交流和培訓(xùn)，組織項(xiàng)目參建單位的檔案資料驗(yàn)收和移交工作。③強(qiáng)化對(duì)水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督檢查。水電項(xiàng)目各參建單位要明確職責(zé)，通力合作，保證項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目進(jìn)程同步。保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔環(huán)節(jié)要加強(qiáng)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查竣工圖的編制與整理；因?yàn)闄n案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的重要作用，建設(shè)單位要及時(shí)對(duì)檔案的系統(tǒng)性、安全性做全面評(píng)價(jià)，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。建設(shè)單位要組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》進(jìn)行監(jiān)督自檢，并形成自檢報(bào)告。

4 結(jié)論

任何事情的關(guān)鍵還是在“人”，只有我們加強(qiáng)所有項(xiàng)目參建人員的檔案意識(shí)、明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理中；促使廣大干部、職工充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要意義，按照“建一流檔案，創(chuàng)精品工程”要求，創(chuàng)新思路，強(qiáng)化管控，明確責(zé)任，狠抓落實(shí)，把新形勢(shì)下的水電站項(xiàng)目檔案管理工作不斷推向深入。