探討控制環(huán)境中存在的常見問題及改善措施

胡勇

一、Y港口公司簡(jiǎn)介

Y公司是一家專業(yè)經(jīng)營(yíng)集裝箱裝卸相關(guān)業(yè)務(wù)的合資公司，該公司一直以實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化為宗旨，是國(guó)內(nèi)沿海大型港口企業(yè)。Y港口公司依托于董事會(huì)預(yù)算制來進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理，目前在內(nèi)部控制環(huán)境上暴露出了許多不足之處。

二、Y港口公司控制環(huán)境中存在的主要問題

（一）董事會(huì)的權(quán)限有待進(jìn)一部加強(qiáng)

在COSO報(bào)告中指出，董事會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制起到了關(guān)鍵性作用。因此，必須在企業(yè)內(nèi)部成立相應(yīng)的董事會(huì)，該董事會(huì)主要負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)相關(guān)經(jīng)營(yíng)決策。Y公司的董事會(huì)一共有七名成員，每隔6個(gè)月會(huì)召開1次董事會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容主要商討與確定企業(yè)預(yù)算方案、戰(zhàn)略部署以及經(jīng)營(yíng)方針等內(nèi)容。不過，這幾名董事里就有3名董事不止擔(dān)任一家公司的董事職務(wù)，對(duì)Y公司的經(jīng)營(yíng)情況了解并不多，還多次不參與董事會(huì)議。而該公司也未圍繞審計(jì)、執(zhí)行以及薪酬制定相應(yīng)的委員會(huì)，大部分重要決策都是先由管理層來決定，決定之后再上報(bào)給董事會(huì)批準(zhǔn)，有些決策甚至直接由管理層決定，比方說客戶優(yōu)惠活動(dòng)以及大型資產(chǎn)的購買等。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)表明，在2014年到2017年6月期間，Y公司原本打算召開7次董事會(huì)議，不過僅僅召開了5次，且有12項(xiàng)事項(xiàng)未經(jīng)過董事會(huì)審批就直接執(zhí)行了，主要內(nèi)容情況見表1。

（二）公司尚沒有設(shè)立監(jiān)事會(huì)

在公司目前的治理結(jié)構(gòu)中，尚未設(shè)立監(jiān)事會(huì)或設(shè)置專職監(jiān)士，這使得目前公司的股東各方對(duì)公司董事會(huì)及經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)缺少監(jiān)督機(jī)制。

（三）目前公司的經(jīng)營(yíng)觀念有待進(jìn)一部轉(zhuǎn)變

一般而言，港口城市都是用集裝箱的吞吐量來評(píng)判自身的經(jīng)濟(jì)水平，所以當(dāng)?shù)卣紩?huì)考核港口碼頭企業(yè)吞吐量指標(biāo)，這一指標(biāo)的完成情況與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的業(yè)績(jī)有著密切的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致部分碼頭為了完成集裝箱吞吐量，而將提高裝箱量擺在首位，導(dǎo)致惡意競(jìng)爭(zhēng)的情況屢次發(fā)生，個(gè)別公司為了提高箱量會(huì)做出損害公司利益的行為，如給予客戶低于成本價(jià)的裝卸費(fèi)。Y公司在本地是規(guī)模最大的一家碼頭公司，雖然是合資企業(yè)，但港務(wù)集團(tuán)是其最大股東，具有實(shí)質(zhì)控制權(quán)，因此難免也會(huì)受提高箱量指標(biāo)影響，給予部分客戶過多的優(yōu)惠。

（四）組織架構(gòu)設(shè)置不夠合理

公司必須要制定一個(gè)健全的組織架構(gòu)，確定每個(gè)部門的具體職責(zé)與權(quán)力，提高企業(yè)的控制管理水平，這樣才可以更好的構(gòu)建內(nèi)部控制環(huán)境。不過Y公司的組織架構(gòu)還有許多不合理指出，詳細(xì)情況見表2。

（五）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)偏高

Y港口公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)范圍較廣，不僅包括碼頭裝卸業(yè)務(wù)，同時(shí)還包含貨物運(yùn)輸與貨物代理業(yè)務(wù)。其中，后兩項(xiàng)的業(yè)務(wù)具有較高的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致公司整體的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)大大提升了。除此以外，碼頭裝卸、貨物代理、車輛運(yùn)輸三項(xiàng)業(yè)務(wù)交織在一起，讓財(cái)務(wù)核算的難度得到大幅度提升，尤其是對(duì)應(yīng)收賬款的核算。

（六）提高預(yù)算管理控制和內(nèi)部審計(jì)功能水平

目前Y公司的預(yù)算管理還較為粗放，且執(zhí)行結(jié)果也差強(qiáng)人意。盡管公司內(nèi)部成立了專門的內(nèi)審部門，不過這一部門所具備的權(quán)限較低，加上部門工作人員的綜合素質(zhì)較差，導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)并沒有發(fā)揮出自身的作用。

（七）公司員工的整體文化程度偏低，且年齡偏高

由于Y公司本身情況較為特殊，很多員工都是原先在港務(wù)集團(tuán)碼頭公司工作過的員工，這些員工的文化程度較低，有接近七成的員工都是中專以下的文化水平，同時(shí)有10%的員工年齡已經(jīng)高于45周歲。此外，這些員工的人事檔案并沒有更新，依然保留在港務(wù)集團(tuán)碼頭公司內(nèi)部，不論是辦理入職還是離職，都必須到港務(wù)集團(tuán)公司去辦理。

三、Y港口公司控制環(huán)境改善方案及建議

（一）改善公司治理結(jié)構(gòu)

對(duì)于公司內(nèi)部控制環(huán)境而言，治理結(jié)構(gòu)是其中最為重要的層次之一，不斷健全公司的治理結(jié)構(gòu)，可有效推動(dòng)內(nèi)部控制環(huán)境的構(gòu)建工作。公司管理層為了完成公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而執(zhí)行了內(nèi)部控制管理，這和治理結(jié)構(gòu)之間存在著密切的關(guān)聯(lián)。所以，健全公司治理結(jié)構(gòu)是確保內(nèi)控管理發(fā)揮出應(yīng)有效果的重要前提。

（二）更新經(jīng)營(yíng)理念，力求利潤(rùn)最大化

Y公司管理人員認(rèn)為提過箱量是最為重要的，這一觀念已經(jīng)不適合現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。雖然箱量對(duì)企業(yè)發(fā)展而言有著密切的關(guān)系，不過對(duì)于股東而言提高利潤(rùn)才是根本，所以公司管理人員必須要更新當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)理念，避免一味提高箱量而導(dǎo)致公司出現(xiàn)惡性競(jìng)爭(zhēng)的行為，要以實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化作為公司經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)。

（三）進(jìn)一步推動(dòng)人力資源的開發(fā)

公司內(nèi)部任何一位成員的行為與觀念都會(huì)影響內(nèi)部控制的管理效果，同時(shí)內(nèi)部控制也會(huì)影響所有人員的行為與觀念。因此，公司一定要加大對(duì)人力資源的開發(fā)力度，制定合理的人力資源制度，定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作，大力提升員工的專業(yè)技能與職業(yè)道德。此外，還要不斷完善當(dāng)前的獎(jiǎng)懲制度以及考核制度，從而有效提高員工的工作熱情。

（四）不斷完善企業(yè)的組織架構(gòu)

對(duì)于企業(yè)的組織架構(gòu)而言，應(yīng)該分離各種不兼容的職務(wù)，這樣可以確保同時(shí)由2個(gè)或以上的部門來共同完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)，兩個(gè)部門之間可以形成互相約束的關(guān)系，讓各個(gè)部門與員工需認(rèn)真履行自身的職責(zé)，并清楚了解自身在公司內(nèi)部的地位與作用。所以，Y公司必須要不斷完善自身的組織架構(gòu)。

企業(yè)一定要加大對(duì)內(nèi)部控制工作的監(jiān)督力度，在監(jiān)督過程中指導(dǎo)相關(guān)人員不斷完善內(nèi)部控制工作。內(nèi)部審計(jì)部門作為內(nèi)部控制的重要組成部分，應(yīng)該充分發(fā)揮出自身的監(jiān)督作用。要做好對(duì)企業(yè)所有員工的監(jiān)督與評(píng)價(jià)工作，同時(shí)還要為公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提出針對(duì)性的建議，主要包括：檢驗(yàn)企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)設(shè)計(jì)的可執(zhí)行與合理性，并提出相關(guān)優(yōu)化建議；評(píng)價(jià)所有工作人員的具體工作質(zhì)量，并提出相關(guān)的優(yōu)化建議；評(píng)價(jià)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理水平，并提出相關(guān)的優(yōu)化建議等。除此以外，預(yù)算控制也是內(nèi)部控制管理的一項(xiàng)關(guān)鍵組成部分，實(shí)行良好的預(yù)算控制，能夠確保公司更加有序、穩(wěn)定的發(fā)展。

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（作者單位：中遠(yuǎn)海運(yùn)港口有限公司）endprint