淺談檔案檢索的作用

姜福勝

1 檔案檢索的含義

檔案檢索工作是把檔案材料的內(nèi)容和形式特征記錄下來，存儲在各種檢索工具中，根據(jù)利用者的實際需要，方便及時地把檔案查找出來，充分發(fā)揮檔案的作用。從這個定義可以看出，檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢兩個具體過程。檔案信息存儲是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排，形成檢索工具的過程；檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過程。檔案檢索工具是溝通檔案信息資源和利用者的一座橋梁也是檔案信息存儲和查檢的一座橋梁和通向檔案寶庫的一條捷徑。

2 檔案檢索的內(nèi)容

檔案的檢索工作包括檔案信息的提取存儲和檢索查找兩個方面的內(nèi)容。

1、檔案信息的存儲

檔案信息的存儲樊際上就是編制檔案檢索工具。它的過程是：首先要對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄，每份文件或每個案卷經(jīng)過描述后，成為一條記錄或一個條目，然后對形成的檔絮條目進行排列形成不同類型的檔案檢索工具。現(xiàn)在人們還把檢索信息輸入計算機，建立計算機檢索數(shù)據(jù)庫，更方便快捷。

2、檢索查找

這是檔案信息的查找過程，根據(jù)利用者的要求，通過各種檢索工具找出所需要的檔案。它的過程是：首先對利用者的檢索要求進行分析，確定利用者所需檔案的實質(zhì)內(nèi)容，然后綜合運用檔案檢索工具，找出利用者所需要的檔案。

3 檔案檢索工作的意義

檔案檢索工作對檔案工作及檔案館工作有以下的重要意義。

1、檔案檢索工作是檔案利用工作的關(guān)鍵。每個檔案館的檔案資料都是汗牛充棟、堆積如山，通過科學(xué)的檢索工具和檢索系統(tǒng)，人們可以方便快捷地找到所需檔案，從而加以利用。

2、檔案檢索工作是檔案館利用工作水平的標志。能否及時、快捷、準確、系統(tǒng)地為用戶提供所需要的檔案是衡量檔案館工作的重要標準。因此檔案檢索工作是檔案開發(fā)利用的前提條件，也是檔案利用工作好壞的衡量標志。

3、檔案檢索工作是檔案業(yè)務(wù)工作的重要學(xué)科。在檔案管理信息化的今天，檢索工作越來越成為一門重要的學(xué)科。如何利用現(xiàn)代科技，讓更多的用戶更快速方便地檢索到所需的檔案信息并在檢索共享時不會出現(xiàn)信息堵塞，這些都是檢索工作的重要課題，都需要檢索工作者給予關(guān)注和解決。

4 檔案檢索工具的作用

檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案信息的工具，基本作用是存儲和查檢。檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。

1、橋梁作用

在檔案管理部門中，檔案的數(shù)量龐大，并隨著時間的推移而增加，內(nèi)容繁雜。檔案檢索工具在檔案資源和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，利用它可以較為迅速準確地獲取所需檔案。

2、交流作用

檔案檢索工具中存儲了大量的檔案信息，可以成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。

3、管理作用

檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏檔案情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動提供了一定的依據(jù)。同時，各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要工具。

5 檔案檢索工具的分類

檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可以進行不同的分類。

1、按編制方式分類

檔案檢索工具按其編制方式可以分為目錄、索引和指南。

（1）目錄是將檔案的著錄條目按照一定的次序編排而成的檢索工具。根據(jù)檔案的不同層次及其內(nèi)容可以編制成不同的目錄，如案卷目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。

（2）索引是將檔案及其組合的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的原則和方法

排列起來而成的工具。利用者可以根據(jù)這些索引找出具有該特征檔案的存放位置或檔號，如人名索引、地名索引、文號索引等。索引的排列順序可以按漢字的筆畫或按首個拼音字母的順序排列。

（3）指南是以文字敘述的方式，綜合介紹檔案情況的一種工具，如全宗指南、專題指南和檔案館指南等。

2、按載體形式分類

檔案檢索工具按其載體形式可以分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具和機讀式檢索工具。

（1）書本式檢索工具是將著錄條目連續(xù)排列并裝訂成冊的檢索工具。其主要優(yōu)點是體積小，便于管理，可以印刷出版，便于閱讀，成本較低。

（2）卡片式檢索工具是將一個條目著錄于一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。它的優(yōu)點是便于逐步積累材料，便于增減條目，便于調(diào)整條目之間的順序，但卡片形成數(shù)量多、體積大，不便管理。

（3）縮微式檢索工具是以縮微攝影的方式制作的，以膠片為載體的檢索工具。其優(yōu)點是節(jié)約空間，便于攜帶，但查詢時需要通過專門的縮微放大識讀設(shè)備。

（4）機讀式檢索工具是以代碼形式存儲在磁性材料上供計算機識讀的檢索工具。其優(yōu)點是占用空間小，檢索掃描速度快，可進行多途徑檢索，但需要專門的設(shè)備及軟件。

3、按檢索范圍分類

檔案檢索工具按照其檢索的范圍可以分為全宗范圍的檢索工具、檔案館范圍的檢索工具、專題范圍的檢索工具和館際之間的檢索工具。

（1）全宗范圍的檢索工具是以全宗的檔案為對象編制的檢索工具，如案卷目錄、案卷文件目錄、全宗指南等。

（2）檔案館范圍的檢索工具是以檔案館的全部檔案為對象編制的檢索工具，如全宗目錄、分類目錄、主題目錄、檔案館指南、人名索引、地名索引等。

（3）專題范圍的檢索工具是以某一專題的檔案為對象編制的檢索工具，如專題目錄、專題指南等。

（4）館際之間的檢索工具是以某一地區(qū)若干個檔案館內(nèi)的全部或某一專題范圍內(nèi)的檔案為對象編制的檢索工具，如館際檔案史料指南、聯(lián)合目錄等。

4、按功能分類

檔案檢索工具按其功能可以分為館藏性檢索工具、查檢性檢索工具和介紹性檢索工具。

（1）館藏性檢索工具是反映檔案實體管理體系及其相互關(guān)系的檢索工具，如全宗目錄、案卷目錄、案卷文件目錄等。

（2）查檢性檢索工具是脫離檔案實體的排列順序，從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、地名索引等。

（3）介紹性檢索工具是介紹報道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具，主要是指南，如專題指南、全宗指南、檔案館指南等。endprint