基于服務就業(yè)視覺下高校學生檔案管理的思考

田鳳玲

摘 要：高校學生檔案能夠?qū)W生在校期間的所有行為進行詳細的記錄，是學生畢業(yè)后參與社會就業(yè)的重要參考和基本憑證?；诖耍疚木突诜站蜆I(yè)視角下高校學生檔案管理這一課題進行探究，首先就現(xiàn)階段高校學生檔案管理中存在的問題進行分析，最后提出一些針對性的管理策略，對高校學生檔案管理的必要性進行強調(diào)，從而提升高校學生檔案的管理水平。

關鍵詞：服務就業(yè)；高校學生檔案管理；工作程序

學生檔案管理是高校教學管理中的重要組成部分，因此檔案管理的水平對高校學生發(fā)展具有至關重要的作用，為了使學生的未來發(fā)展更加順利，高校必須不斷提升學生檔案的管理水平，為學生就業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。就現(xiàn)階段高校學生檔案的管理現(xiàn)狀來看，還存在很多亟待解決的問題，比如管理意識薄弱、管理方法落后、管理程序混亂等，因此必須提出一些切實可行的解決對策，提升高校學生檔案管理的水平。

1 現(xiàn)階段高校學生檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

從現(xiàn)階段高校學生檔案的管理現(xiàn)狀來看，很多高校都存在檔案管理意識不強這一問題。在高校的教學管理工作中，雖然學生檔案管理工作是其中的組成部分，部分高校領導對檔案管理也具備一定的認識，但是并沒有落實到實際工作中，造成學生檔案管理工作嚴重缺乏有效性，無法為學生就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務。另外，很多高校的檔案管理部門由校學生處負責，因此負責檔案管理的人員往往是高校輔導員或?qū)W生助理，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理的理念和方式都比較落后。

1.2 檔案管理內(nèi)容簡單

高校在進行學生檔案管理工作時，首先會從各部門收集檔案材料，然后進行整理歸檔，最后成冊管理。由于缺乏專業(yè)的方案管理思想，因此很多高校檔案管理的內(nèi)容簡單，只對學生高中檔案、大學成績單、體檢表、學籍檔案、畢業(yè)生登記表等材料進行收集，導致檔案管理內(nèi)容無法滿足社會用人單位的參考需求，使學生的就業(yè)受到很大影響。另外，很多高校對學生評價模塊的語言大多以評價為主，缺乏客觀描述，導致真實性和可靠性缺乏保障，社會用人單位在查看學生檔案后并不能得到有效的參考。

1.3 管理工作存在形式化

由于檔案管理理念落后，因此很多高校在學生檔案管理工作中存在形式化的問題。首先，部分高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對電子化檔案的管理還處于起步階段，因此在就業(yè)服務中存在效率低的問題；其次，由于學生檔案內(nèi)容簡單、缺乏深度，因此社會用人單位只將其作為學生高校畢業(yè)的基本憑證，并不會將其中的內(nèi)容作為有效參考，導致學生檔案管理僅僅成為高校畢業(yè)的一道必備程序，并沒有發(fā)揮其應有的作用。

1.4 管理工作缺乏程序化

高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)性的過程，整個管理過程會涉及到很多具體部門，如果不對各個部門的管理職能進行明確，很難保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但就當前高校檔案管理工作的情況來看，很多高校部門對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識，因此在工作中存在敷衍了事的現(xiàn)象，沒有對管理工作進行真正落實。造成這一現(xiàn)象的重要原因在于高校沒有制定合理制度規(guī)范檔案管理的工作程序，因此各部門在管理工作中缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一性，對自身的職能和責任也不夠明確，從而導致學生檔案管理工作混亂。例如一些高校在學生入學后對檔案進行接收，期間缺乏有效管理，直到學生畢業(yè)期間才進行突擊整理[1]。

2 基于服務就業(yè)視角下高校學生檔案管理的有效措施

2.1 加強高校檔案管理的宣傳力度

以服務就業(yè)為基礎開展高校學生檔案管理工作時，必須首先轉(zhuǎn)變高校學生檔案管理工作的意識，使高校對檔案管理工作給予充分的重視。針對這一問題，高校應該加強學生檔案管理的宣傳力度，對學生檔案管理的重要性進行宣傳和講解，使高校教師和學生對檔案管理工作具備正確的認識，從而在具體的工作過程中給予充分的配合。另外，高校學生檔案形成會涉及到很多部門，只有讓各部門工作人員認識到學生檔案管理的重要性，才能夠提升工作意識，規(guī)范工作行為，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮作用，從而為學生提供優(yōu)質(zhì)的就業(yè)服務。以某高校為例，該校為了提升學生檔案管理的有效性，專門組織成立學生檔案管理工作小組，負責與各部門領導、教務人員、學院輔導員進行聯(lián)系，從而保障學生各項材料能夠有序歸檔，以此提升檔案管理的工作水平[2]。

2.2 創(chuàng)新高校檔案管理的工作內(nèi)容

高校學生檔案管理是學生在校期間各項行為的真實記錄，內(nèi)容涵蓋范圍十分廣泛，包括學生的學習成績、體能素質(zhì)、心理情況、思想政治等，因此學生檔案管理人員應該時刻秉承實事求是的原則，對學生各方面情況進行客觀性的描述，避免學生檔案存在失實現(xiàn)象。另外，學生檔案管理人員應該對檔案材料收集的形式進行創(chuàng)新，使檔案材料能夠融入學生日常生活和教學過程中，從而對學生心理素質(zhì)、思想政治等方面的發(fā)展情況進行真實的描述，避免在集中收集檔案材料的過程中發(fā)生部分內(nèi)容的遺漏。除此以外，學生檔案管理還應該突出學生的個性特征和特色發(fā)展，通過對學生行為習慣的客觀記錄，使檔案材料充分顯示出學生的特長和優(yōu)勢，從而為學生就業(yè)鋪平道路。

2.3 轉(zhuǎn)變高校檔案管理的工作形式

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，信息時代已經(jīng)來臨，為了給予學生就業(yè)更高效的支持，高校學生檔案管理工作應該緊密結合當前信息化管理的先進形式，對高校學生檔案管理工作的形式進行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，將電子檔檔案管理形式與紙質(zhì)檔案管理形式有機結合，從而提升就業(yè)服務的水平和質(zhì)量。就電子化檔案管理的優(yōu)勢來看，不僅能夠提高檔案真實性和可靠性，還能夠降低檔案管理的勞動力投入，最重要的是能夠為社會用人單位提供更加便捷的調(diào)閱方式，從而提升學生的就業(yè)幾率。以某高校為例，該高校通過電子化的檔案管理模式，對畢業(yè)生的就業(yè)情況進行跟蹤分析，從而對就業(yè)質(zhì)量做出科學判斷，對人才市場的需求進行更加深刻的掌握，以此調(diào)整高校就業(yè)計劃，為學生提供更好的就業(yè)服務[3]。

2.4 完善高校檔案管理的工作程序

現(xiàn)階段由于很多高校對學生檔案管理的重要性缺乏必要的認識，因此在學生檔案管理工作中缺乏合理高效的工作程序，導致學生檔案管理工作的開展十分混亂，無法為學生就業(yè)提供幫助。針對這一問題，高校必須要對學生檔案管理工作的程序進行整合和優(yōu)化，確保管理工作權責分明。首先，高校應該對歸檔的范圍進行明確劃分。以某高校為例，該高校檔案管理工作充分結合當前社會發(fā)展的特點，對市場人才需求的各項要求進行收集，從而對學生檔案的歸檔范圍進行針對性的劃分，使學生的就業(yè)優(yōu)勢能夠更加凸顯出來；其次，高校應該建立健全的學生檔案管理制度，對各個部門的職責進行明確的劃分，從檔案材料收集、審閱、歸檔、調(diào)閱、轉(zhuǎn)遞等過程出發(fā)，配備相應的監(jiān)管制度，對檔案的真實性進行嚴格的審核，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假行為并根據(jù)制度內(nèi)容進行嚴肅處理，從而為社會用人單位提供可靠參考。

3 總結

綜上所述，針對基于服務就業(yè)視角下高校學生檔案管理這一課題的研究是很有必要的。本文主要對當前高校學生檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，然后提出一些針對性的管理策略。研究可得，加強高校檔案管理的宣傳力度、創(chuàng)新高校檔案管理的工作內(nèi)容、轉(zhuǎn)變高校檔案管理的工作形式、完善高校檔案管理的工作程序能夠有效提升服務就業(yè)的水平。希望本文能夠為研究基于服務就業(yè)視角下高校學生檔案管理的相關人員提供參考。

參考文獻

[1]張志強.淺析面向就業(yè)服務的高校學生檔案管理拓展[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2016（07）：32-33.

[2]尹晶華，李雪晴，王有敬.當前高校學生檔案管理服務大學生就業(yè)存在的問題及原因[J].辦公室業(yè)務，2016（03）：123.

[3]龐曉敏.服務就業(yè)視角下的高校學生檔案管理研究[J].蘭臺世界，2014（29）：78-79.endprint