人事檔案管理問題及創(chuàng)新研究

曹廣輝

摘 要：完善人事檔案管理，提高人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效益的最大化，對(duì)于我國檔案管理來說具有重要的意義。這就要求開展人事檔案甄別、核查工作，切實(shí)保證人事檔案信息的全面確切、切實(shí)可信，提高人事檔案工作的可信度，確保人事檔案管理工作的長效機(jī)制。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；創(chuàng)新

1 傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案重視程度不足

人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業(yè)識(shí)人、知人、用人的重要依據(jù)，為人力資源管理提供強(qiáng)有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞、并不引人注目的工作，有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層對(duì)干部人事檔案工作重視不夠，對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務(wù)性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯(lián)系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠，導(dǎo)致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識(shí)到人事檔案的對(duì)自己職業(yè)生涯發(fā)展的重要性，因此在后續(xù)學(xué)習(xí)和工作中產(chǎn)生的資料（如學(xué)籍材料、職稱評(píng)審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動(dòng)歸檔的意識(shí)，造成檔案資料不完整，甚至經(jīng)常由于種種原因致使檔案凍結(jié)或者檔案斷裂的現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 人事檔案材料準(zhǔn)確性和完整性差

人事檔案是干部選拔任用的基礎(chǔ)和依據(jù)。在實(shí)際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)不高，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案審核工作不嚴(yán)，沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)地填寫、核對(duì)每一份檔案材料，導(dǎo)致有的檔案材料記載的內(nèi)容錯(cuò)誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間前后記載不一致，學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅(qū)使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學(xué)歷等相關(guān)文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對(duì)信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準(zhǔn)確性和完整性。

1.3 人事檔案收集內(nèi)容不夠全面，手段落后

近年來，國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位對(duì)人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現(xiàn)在，也重視對(duì)其過去的考察，但是，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)的內(nèi)容單調(diào)陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學(xué)歷和評(píng)聘職稱材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學(xué)歷、工作經(jīng)歷。對(duì)于人事檔案中涉及的個(gè)人能力、工作業(yè)績、誠信、社會(huì)保障等材料以及對(duì)員工入職后的情況幾乎沒有做出動(dòng)態(tài)記錄和反映，體現(xiàn)不出員工自身的特點(diǎn)和專長。導(dǎo)致人事檔案可利用程度下降，對(duì)用人單位在培養(yǎng)、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對(duì)其進(jìn)行合理的分工配置。

1.4 人事檔案管理的流通性不佳

長期以來，由于干部人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，而傳統(tǒng)人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項(xiàng)工作與本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展結(jié)合起來的意識(shí)，對(duì)干部檔案利用開發(fā)不夠，所強(qiáng)調(diào)的內(nèi)部隱秘性和封閉性會(huì)導(dǎo)致人才資源遭到內(nèi)部的限制，導(dǎo)致人才無法合理的流動(dòng)，也同樣會(huì)阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設(shè)置人才資源的封閉性，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質(zhì)量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費(fèi)。

1.5 人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)有待加強(qiáng)

在科技技術(shù)飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)得到了普遍推廣與應(yīng)用，但人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有在人事檔案管理中得到充分的發(fā)揮和運(yùn)用，對(duì)于現(xiàn)代化的電子信息系統(tǒng)更沒有得到有效普及，大多數(shù)地區(qū)存檔機(jī)構(gòu)或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實(shí)行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)有一些企業(yè)已經(jīng)開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因?yàn)槿耸聶n案管理的軟件并沒有統(tǒng)一的版本標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)據(jù)的匯總能力差，信息共享能力不佳。

2 人事檔案管理創(chuàng)新措施

2.1 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)也要符合政策要求，做好保密工作。只有提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)員工之間的團(tuán)結(jié)與合作，才能促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)道德進(jìn)行先進(jìn)的培訓(xùn)，用現(xiàn)代化的手段武裝職工，使其更好地進(jìn)行人事檔案管理。

2.2 推進(jìn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化

現(xiàn)階段，個(gè)人信息管理的方法很多，但每種方法都有一定程度的交叉。對(duì)于一些信息，資源共享可以實(shí)現(xiàn)。人事檔案管理部門可以從以下三個(gè)方面著手，對(duì)工作進(jìn)行詳細(xì)分類。首先，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等輔助手段的運(yùn)用，在編碼和查詢工作，人事檔案管理工作的管理，不僅可以避免人力和物質(zhì)資源的不必要浪費(fèi)，還可以大大提高生產(chǎn)效率，使員工的人事信息和人事檔案，進(jìn)一步提高。其次，將一些高使用率及相關(guān)數(shù)據(jù)的資料輸入計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)相對(duì)全面、完整的信息數(shù)據(jù)庫。第三，通過掃描技術(shù)的應(yīng)用，將重要的材料和文件掃描到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，便于后期的查詢和管理。通過上述方法和資源的優(yōu)化和合理利用，大大提高了數(shù)據(jù)利用效率，節(jié)約了資源和人力物力。

2.3 擴(kuò)大人事檔案材料的收集范圍

人事檔案的核心內(nèi)容是收集與個(gè)人歷史有關(guān)的資料和資料，既不能反映個(gè)人發(fā)展和主要特點(diǎn)，也不能滿足單位工作的實(shí)際需要。針對(duì)這些問題，人事檔案管理者要積極拓展檔案、史料、工作業(yè)績和信息、個(gè)人經(jīng)歷、道德水平和行為記錄等信息和資料的收集范圍。這些數(shù)據(jù)可用于全面而具體的參考，只有在工作中的誠信工作才能順利進(jìn)行。

2.4 建立健全企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容相對(duì)分散。既包括員工的人事檔案，也包括國外工作人員的人事檔案，企業(yè)內(nèi)部的檔案和企業(yè)的外部檔案?；跁r(shí)間的不確定性，它增加了工作的難度。因此，有必要對(duì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范，建立合理的檔案管理制度，包括材料的收集、信息的采集和收集、登記。保證人的人事檔案不遺漏，管理集中于人身上。

2.5 按照要求配備人事檔案管理人員

人事檔案管理中所涉及的材料數(shù)量種類較多，總量大，所以人事檔案的整理過程相對(duì)繁瑣，一旦上級(jí)單位具有更加嚴(yán)格的要求，則會(huì)對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生一定程度的影響，應(yīng)該在單位配置一定數(shù)量的專職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，一旦出現(xiàn)工作量大、任務(wù)重的情況，則可以全部投入到工作當(dāng)中。

3 結(jié)論

綜上所述，經(jīng)濟(jì)的極大發(fā)展和技術(shù)的不斷更新，帶動(dòng)了人事檔案管理工作的發(fā)展和變化，在實(shí)際的企業(yè)人事檔案管理工作中，存在著一定的問題，有待于人事檔案管理部門進(jìn)一步的分析和解決，基于人事檔案管理工作對(duì)于國家和企業(yè)的重要意義，必須及時(shí)地對(duì)工作進(jìn)行不斷地調(diào)整和優(yōu)化，采用開放性、信息化的管理方式開展工作，使人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，使人事檔案信息更好地為社會(huì)和企業(yè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效率利用。

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