■李清芳 王利芳 侯瑾

山西北方機械制造有限責任公司

現(xiàn)代化的企業(yè)管理越來越趨向于自動化程序化，很多企業(yè)都有自己獨特的信息管理平臺并根據(jù)社會和科技的發(fā)展不斷的更新?lián)Q代，檔案管理作為功能模塊之一，在利用、傳遞、形成和存儲方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這就要求企業(yè)必須充分利用信息技術積極探索企業(yè)檔案管理的新模式和新方法，企業(yè)檔案管理的主要對象是人事信息、項目資料和一些具體的財務數(shù)據(jù)，涉及的內(nèi)容比較紛繁復雜，規(guī)模也十分驚人，如果是規(guī)模較大的企業(yè)，那么檔案管理的工作量就往往會消耗掉大量的資源，在這一背景下促進現(xiàn)代信息技術的融入是十分有必要的，若是沒有現(xiàn)代信息技術的應用，在查閱、檢索和管理方面的工作都十分困難。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

如今各個企業(yè)都迎來了檔案管理的關鍵期，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，這就要求企業(yè)的檔案管理工作需要整合信息技術，幫助企業(yè)的管理者能夠從一大堆的檔案中解脫出來，更準確地挖掘到更有效的信息，方便對企業(yè)資源進行整合，在經(jīng)濟全球化的浪潮中市場正在不斷變化，企業(yè)的競爭力也在慢慢過渡到面向國際化，逐漸脫離了政府的幫助，政府不再幫助企業(yè)進行檔案資料管理工作，某些企業(yè)也不太重視檔案的管理工作，這就會使得一些關鍵資料在需要用到的時候發(fā)現(xiàn)缺失，這幾乎是我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理制度中存在的致命弱點，在這樣不容樂觀的現(xiàn)狀中企業(yè)檔案管理的信息化管理需要一定的適應過程才能夠逐步完善，首當其沖就是要改變檔案管理人員的觀念，很多檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念的思想認為紙質(zhì)文本使用起來更加得心應手，這就會導致他們不能夠很好的跟隨時代的發(fā)展進行信息化辦公，其次企業(yè)要認識到信息化辦公也是有利有弊的，雖然節(jié)省了大量的人力物力資源，但是一旦網(wǎng)絡上存在漏洞就會導致機密檔案資料存在資料泄露的問題，進行檔案管理信息化首先對硬件設備的要求就比較高，這對于很多企業(yè)來說都是一筆不菲的開支，引入相關的電子設備之后也不是一勞永逸的，還要定期的對其進行更新和維護，同時電子化的檔案資料如果突然遇到機器故障或者斷電情況，就會導致之前的工作付之東流，這些也是企業(yè)在進行現(xiàn)代化檔案管理時不能逃避的問題。

2 現(xiàn)代信息技術對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

2.1 推動檔案管理方式的變革

現(xiàn)代信息技術彌補了傳統(tǒng)工作模式的不足，同時也賦予了相關工作的實施人員更多的自主權可以把創(chuàng)新和發(fā)展理念融入到實際的工作中來，現(xiàn)代化的信息技術給了傳統(tǒng)的檔案管理人員以新的企業(yè)檔案管理工作思路，讓企業(yè)檔案管理的模式產(chǎn)生了巨大的變革，對工作效率和工作質(zhì)量也會有較大的提升，這也有利于把檔案管理工作的價值最大化，員工的工作效率有顯著的提升。

2.2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理智能化

智能化的檔案管理工作可以通過設置進行快速的信息提取和整合，根據(jù)管理者的需要進行模糊邏輯的分析，這樣管理者就可以盡快的在一大堆或有效或無效的數(shù)據(jù)中篩選出需要用到的數(shù)據(jù)，信息時代的企業(yè)檔案管理工作的工作量已經(jīng)達到了井噴的狀態(tài)，各種復雜的信息數(shù)據(jù)都要通過信息化的手段來進行處理才可以幫助企業(yè)的管理人員挖掘有效信息當中的價值，這些數(shù)據(jù)通過智能化的處理可以挖掘其更深層次的商用價值，管理者在這些信息的輔佐下可以做出更正確的管理決策。

2.3 提高檔案管理人員的水平

企業(yè)要在千變?nèi)f化的市場中站穩(wěn)腳跟必須讓檔案管理者打破思維僵化的局勢給企業(yè)帶來更大的利益和產(chǎn)出，傳統(tǒng)檔案管理模式的效率與現(xiàn)代化信息技術的檔案管理模式相比自然是不足一提的，可是其最為致命的弱點就是讓檔案管理者的思維受到了一定的限制，傳統(tǒng)檔案管理模式的消失幾乎是必然的結(jié)果。

3 基于現(xiàn)代化信息技術如何進行企業(yè)檔案管理

（1）做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作,相關的管理人員要認識到檔案的數(shù)字化并不是一朝一夕的功夫，而是需要基于企業(yè)實際出發(fā)制定的長遠的計劃和打算，若是想要把大量檔案信息數(shù)字化首先就要對檔案的信息有一個整體的了解和整合，制定出科學的規(guī)劃來確定數(shù)字化處理的規(guī)劃和硬件的購置計劃，在選購硬件設備和數(shù)字化的過程中都要求其擁有較強的拓展能力和支撐能力，對檔案進行數(shù)字化處理規(guī)劃要循序漸進，先把利用率比較高的檔案資源數(shù)字化以滿足大多數(shù)使用者的需求，然后逐步進行其余資料的數(shù)字化。

（2）做好選擇，企業(yè)檔案資源要全部數(shù)字化是不可能的，部分老舊過時的信息也需要淘汰掉，這就需要相關的檔案工作人員根據(jù)一定的原則對這些信息進行篩選和劃分，弄清楚需要進行數(shù)字化的檔案和不需要進行數(shù)字化的檔案，把那些高利用率、標準、有序、高價值的信息資源進行數(shù)字化，對特色檔案、重點檔案和利用率高的檔案要進行優(yōu)先數(shù)字化以盡快滿足企業(yè)管理者的需求。

（3）優(yōu)化設置掃描參數(shù)，為了加快信息錄入的速度，相關的企業(yè)檔案管理人員要對掃描儀的分辨率的選擇進行綜合的考慮，掃描儀是信息錄入必須用到的硬件工具之一，企業(yè)檔案中文件的數(shù)字影像的清晰度和效果直接和掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關，管理人員要根據(jù)實際情況來考慮掃描文件的輸出打印質(zhì)量、存儲空間和可閱讀性，重要文件掃描入系統(tǒng)的影像必須十分清晰，因此掃描儀的分辨率要調(diào)高，但是相應的存儲空間和掃描時間就會增加。

信息化時代高速發(fā)展的技術讓不少缺乏技術應用的企業(yè)逐漸沒落下去，同時也為一些具備新思想新理念的企業(yè)帶來巨大的生產(chǎn)力發(fā)展，因此現(xiàn)代化的企業(yè)生產(chǎn)力強化不僅要在業(yè)務上融入相應的信息技術，也需要把這些信息技術引入到包括檔案管理在內(nèi)的各項瑣碎工作當中，這樣才有助于強化企業(yè)在市場上的競爭力。

[1]李永元.現(xiàn)代信息技術對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].卷宗,2017,(22):88-88.

[2]王肖.現(xiàn)代信息技術對企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案,2017,(7):30-31.